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Warum orchestrierte, KI-basierte Agenten zum strategischen Hebel in der SAP-S/4HANA-Transformation werden und was sich aus der »Customer Zero«-Initiative von UiPath und Deloitte lernen lässt.

In vielen Unternehmen wird die Umstellung auf SAP S/4HANA noch immer als notwendige Pflichtübung gesehen: teuer, riskant und mit ungewissem Mehrwert jenseits der technischen Erneuerung. UiPath hat diese Transformation anders angelegt, nämlich als Gelegenheit, das eigene ERP-Betriebsmodell grundlegend zu verändern. Im Zentrum stehen dabei orchestrierte, KI-basierte Agenten, die nicht nur Aufgaben automatisieren, sondern die Funktionsweise der ERP-Landschaft neu definieren.

Dieser Ansatz ist deshalb so interessant, weil er einen Perspektivwechsel einleitet. Statt die SAP-Transformation als isoliertes IT-Großprojekt zu behandeln, nutzt UiPath sie als Einstieg in ein Agentic ERP, also ein Betriebsmodell, in dem SAP S/4HANA der stabile Kern ist und eine Schicht intelligenter Software-Agenten die notwendige Flexibilität und Agilität liefert.

Ausgangspunkt: Wachstum, Komplexität und ein ERP am Limit

UiPath ist in den vergangenen Jahren rasant gewachsen, international, mit neuen Geschäftsmodellen und steigenden Anforderungen an Transparenz und Compliance. Das vorhandene ERP-System konnte dieses Tempo nicht mehr abbilden. Die Finanzprozesse waren stark von manuellen Tätigkeiten geprägt, Abschlüsse dauerten zu lange, Berichte für unterschiedliche Rechnungslegungsstandards banden viele Ressourcen und die Systemlandschaft war fragmentiert. Im Ergebnis bremste die ERP-Umgebung die Organisation, statt sie zu stützen.

An diesem Punkt entschied sich UiPath, die eigene SAP-Transformation nicht als klassisches Migrationsprojekt aufzusetzen, sondern als »Customer Zero«-Initiative. Die Idee dahinter: Das Unternehmen wird zum ersten Anwender seiner eigenen Plattform für Agentic Automation und nutzt die interne Transformation als Proof-of-Concept für ein neues, agentenbasiertes Betriebsmodell rund um SAP S/4HANA.

Der zentrale Unterschied zu vielen anderen SAP-Programmen bestand hier darin, dass Automatisierung nicht nachgelagert, sondern von Beginn an als Designprinzip verankert wurde. UiPath setzte in der Migration konsequent auf die eigene UiPath Platform für Agentic Automation. Robotic Process Automation, intelligente Dokumentenverarbeitung, UiPath Apps, Testautomatisierung und KI-gestützte Orchestrierung wurden früh in die Projektarchitektur integriert. Dieser Ansatz reduzierte den manuellen Aufwand von Datenmigration und Integration erheblich. Systemübergänge, etwa zwischen SAP S/4HANA und Lösungen wie Workday oder Salesforce, wurden mit Hilfe automatisierter Agenten stabilisiert und standardisiert. Gleichzeitig wurden manuelle Engpässe in den Finanzprozessen schrittweise abgebaut.

Clean Core und Agentenlogik: Rollen klar getrennt

Viele kennen die Empfehlung zum Clean Core: Möglichst standardnahe SAP-Kerne, wenig Modifikationen, klare Upgrade-Fähigkeit. UiPath ist diesen Weg konsequent gegangen und konnte 93 Prozent Clean Core erreichen. Das ist deutlich mehr als der in vielen Branchen anzutreffende Wert von rund 80 Prozent. Entscheidender als die Zahl ist jedoch das Architekturprinzip dahinter. Das gelang, weil spezifische Anforderungen nicht durch Anpassungen im SAP-Kern abgebildet, sondern in eine darüberliegende Automatisierungsschicht verlagert wurden. SAP S/4HANA bildet damit den stabilen, weitgehend standardisierten Transaktionskern. Differenzierende Funktionen, etwa spezielle Prozessvarianten oder die Behandlung komplexer Ausnahmefälle, werden durch orchestrierte KI-Agenten und Bots umgesetzt, die davor und daneben arbeiten.

Im Laufe der Transformation entstanden bei UiPath über 200 Automatisierungen in zentralen Geschäftsprozessen. Besonders die Finanzorganisation profitiert: Mehr als 85 Prozent der wesentlichen Finanzprozesse laufen heute vollautomatisiert, ohne manuelle Zwischenschritte. Gleichzeitig wurden rund 60 Prozent der Testfälle automatisiert, was die Fachbereiche spürbar entlastet und den Rollout beschleunigt hat. Insgesamt konnte die Projektdauer gegenüber vergleichbaren Rollouts um rund zehn Prozent reduziert werden.

UiPath hat bewusst darauf verzichtet, einzelne Task-Bots isoliert in Fachbereichen laufen zu lassen. Stattdessen wurde ein zentrales Center of Excellence eingerichtet, das Standards für Entwicklung, Governance, Security und Monitoring definiert. Alle Bots und KI-Agenten sind in eine Orchestrierungsplattform eingebunden, die End-to-End-Abläufe steuert. Das hat konkrete Auswirkungen auf die Prozessstabilität. Wenn etwa in der Fakturierung eine Abweichung erkannt wird, wird nicht nur ein einzelner Bot neu gestartet. Vielmehr setzt eine orchestrierte Prozesskette ein: Daten werden geprüft, vordefinierte Korrekturschritte angestoßen, die zuständigen Fachbereiche informiert und der Vorgang revisionssicher dokumentiert.

Ein Blick nach vorn: Agentic ERP als Co-Pilot für Entscheidungen

Auf dieser Grundlage entwickelt UiPath das Konzept eines Agentic ERP weiter. Das Ziel ist, die Rolle von KI-Agenten über die Ausführung von Aufgaben hinaus auszubauen und sie zu einem Co-Piloten in der operativen Steuerung zu machen. In der Praxis bedeutet das: Routineentscheidungen und häufige Ausnahmefälle in ERP-nahen Prozessen – etwa bei Abweichungen in der Rechnungsprüfung, bei Rückstellungen oder in der Abgrenzungslogik – können von Agenten übernommen werden. Sie orchestrieren dazu Daten aus SAP- und Non-SAP-Systemen, führen Prüfschritte aus, dokumentieren Ergebnisse und eskalieren nur dann an Menschen, wenn Unsicherheiten bestehen oder eine fachliche Bewertung erforderlich ist. Fach- und IT-Bereiche erhalten nicht nur Daten, sondern auch Vorschläge, Szenarien und automatisch vorvalidierte Optionen.

Orchestrierung als Weichenstellung für die Zukunft

Die »Customer Zero«-Initiative zeigt, dass Automatisierung in einer SAP-Transformation am wirkungsvollsten ist, wenn sie von Anfang an in Architektur, Projektvorgehen und Governance mitgedacht wird. Durch die Kombination eines weitgehend unveränderten SAP-Kerns mit einer intelligenten Agentenschicht sind Clean Core und Flexibilität kein Widerspruch. Das Beispiel UiPath zeigt auch, dass vor allem mit Blick auf die Zukunft Orchestrierung eine Schlüsselrolle spielt. Automatisierungen entfalten ihren Wert erst dann voll, wenn sie in End-to-End-Prozesse eingebettet und zentral gesteuert werden. Das ist vor allem für Unternehmen relevant, die mit heterogenen Landschaften arbeiten, in denen SAP nur ein Baustein neben vielen anderen ist. Am Ende geht es um eine strategische Weichenstellung: Unternehmen entscheiden heute nicht nur, auf welcher ERP-Plattform sie in den nächsten zehn Jahren arbeiten wollen, sondern auch, welche Rolle KI-Agenten in der Steuerung ihrer Wertschöpfung spielen sollen.

Saurabh Vartikar, Area Vice President, UiPath Deutschland & Österreich

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