Illustration Absmeier foto freepik

Egal ob Bauantrag, Führerschein oder Wohnungswechsel: Deutschland muss bei der Digitalisierung von Fachverfahren in öffentlichen Institutionen schnellstens aufholen und Lehren aus den unbefriedigenden Ergebnissen des Online-Zugangsgesetzes ziehen. Welche Faktoren sind bei der Prozessdigitalisierung von Behörden über Erfolg und Misserfolg entscheidend?

Das Ziel ist klar: Durch die Digitalisierung sollen behördliche Prozesse und Fachverfahren einfacher und schneller umgesetzt werden, um effizienter zu arbeiten und bessere Services anbieten zu können. Doch bei der Umsetzung hapert es: zu viel Stückwerk, zu wenig Geschwindigkeit, zu viel Aufwand. So zeigt die schwache Zwischenbilanz beim Online-Zugangsgesetz (OZG 1.0), dass das weitere Vorgehen grundlegend überdacht werden muss. Beim OZG 2.0 wurde diese Lehre gezogen, jetzt muss sie in die Praxis umgesetzt werden. Pegasystems, The Enterprise Transformation Company, erklärt die sechs wichtigsten Handlungsfelder und Erfolgsfaktoren – und wie visuelle Programmierung mit ausgefeilten Low-Code-Tools und -Frameworks allen Beteiligten dabei hilft:

Die Prozess-Orchestrierung:
Es reicht nicht aus, Fachverfahren wie die Ummeldung der Wohnung oder die Ausstellung eines Personalausweises nur teilweise zu digitalisieren. Die Digitalisierung muss vielmehr durchgängig mit Sicht auf die gesamte Prozesskette erfolgen und von vornherein so angelegt sein, dass kein Flickenteppich entsteht. Jedes Fax in der Kette ist eines zu viel. Nur mit einer durchgängigen Digitalisierung sind wichtige Funktionen wie eine übergreifende Statusverfolgung oder automatisierte Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen möglich.
Das Prozess-Know-how:
Dabei muss auch berücksichtigt werden, dass den Behörden in den nächsten Jahren sehr viel Prozess-Know-how durch die Verrentung von erfahrenen Mitarbeitern verloren geht. Es ist dringend notwendig, diese praktischen Kenntnisse über die tatsächlichen internen Abläufe, deren Abweichungen und Schwachstellen zu sichern. Visuelle Programmierung (Stichwort: Low-Code für Citizen Developer) hilft dabei, dieses Wissen in die Prozessdigitalisierung einzubringen, bevor es verloren geht.
Das Fach-Know-how:
Gleiches gilt für das Fach-Know-how. Auch hier vereinfacht und beschleunigt Citizen Development die Entwicklung und Änderung von digitalen Fachanwendungen. Prozesse müssen nicht mehr langatmig beschrieben, dann von der IT umgesetzt und anschließend in langwierigen Korrekturschleifen angepasst werden. Vielmehr können die Sachbearbeiter und Fachexperten ihr Wissen direkt umsetzen und Änderungen (wie zum Beispiel bei E-Mail-Templates) viel schneller selbst vornehmen.
Teams und Tools:
Bei der gemeinsamen Arbeit von IT- und Fachexperten ist eine klare Rollenverteilung wichtig. Beim Coached Development stellt die IT den Fachentwicklern Tools und Anleitungen zur Verfügung. Bei Fusion-Teams dagegen arbeiten beide gemeinsam an konkreten Projekten (DevOps). Komplexe Themen wie Security oder Systemintegration werden von der IT übernommen. Sie stellt zudem gekapselte Funktionen zur Verfügung, etwa für den Zugriff auf Datenbanken. Und im dritten Fall, der rein IT-getriebenen Entwicklung, können Citizen Developer über visuelle Tools schnell und gezielt Input und Feedback geben.
Regelwerk und Methodologie:
In allen Fällen wird eine gemeinsame Methodologie und ein übergreifendes, für alle geltendes Regelwerk benötigt. Es umfasst unter anderem die verbindlichen Vorgaben für Testverfahren oder Freigabeprozesse. Idealerweise sind auch diese Vorgehens- und Gouvernance-Richtlinien direkt in dem Entwicklungs-Tool integriert, um die Komplexität zu reduzieren und sicherzustellen, dass sie bei allen Digitalisierungsprojekten automatisch berücksichtigt werden.
Basisdienste und Repository:
Mit diesen Tools, Methoden und Regeln können dann Basisdienste für Standardfunktionen entwickelt werden, um zu verhindern, dass das Rad ständig neu erfunden werden muss. Beispiele dafür sind Design-Templates oder die Anbindung an Bund-ID, E-Akte und E-Payment. Die daraus entwickelten Funktionsmodule sind dann idealerweise wiederverwendbar und werden von der IT in einer gemeinsamen Bibliothek (Repository) verwaltet und gepflegt. Ein willkommener Mehrwert sind zudem standardisierte Funktionen, beispielweise für das Look and Feel von Oberflächen.

»Eine große, bundesländerübergreifende Umsetzung dieser sechs Punkte würde enorm helfen«, erklärt Florian Weber, Principal Solutions Consultant bei Pegaystems. »Die wird übrigens auch im OZG 2.0 explizit gefordert. Sie könnte der Digitalisierung von Behörden in Deutschland endlich den Schwung verleihen, den sie so dringend braucht.«

1887 Artikel zu „Digitalisierung Behörden“

Ausgabe 5-6-2025 | News | Digitalisierung | Kommunikation | E-Government

Cloud, KI und Kommunikation – Digitalisierungstrends in Ämtern und Behörden

22. Juni 2025

Die Digitalisierung ist entscheidend für die Effizienz, Transparenz und Bürgernähe von Kommunen und Behörden. Sie reagiert auf die Erwartungen der Bürger und Unternehmen an schnelle und unkomplizierte öffentliche Dienstleistungen. Bereits finanziell überschaubare Investitionen in Unified-Communications-Lösungen verbessern die Online-Kommunikation und Integration in bestehende digitale Abläufe.