KI‑Agenten entfalten nur mit sauberem Kontext Wirkung – Unternehmen investieren in Datenpipelines, RAG‑Architekturen und Governance, bevor Automatisierung skaliert.
Enterprise Search wird semantisch – natürliche Sprache ersetzt Stichwortsuche; Effizienzgewinne entstehen durch kontextfähige, angebundene Wissenssysteme.
IDP modernisiert Dokumentenlandschaften – automatisierte Strukturierung, Metadaten und CMIS‑Standards schaffen die Grundlage für KI‑gestützte Prozesse.
Hybride Cloud setzt sich durch – 70 % der Unternehmen kombinieren lokale Systeme mit Public Cloud, um KI‑Workloads flexibel und sicher zu betreiben.
Digitale Souveränität wird geschäftskritisch – europäische Anbieter gewinnen an Bedeutung, da Unternehmen Kontrolle über Daten, Infrastruktur und Abhängigkeiten zurückgewinnen wollen.

Künstliche Intelligenz prägt auch 2026 das Dokumentenmanagement und treibt spürbare Effizienzgewinne voran. Gleichzeitig wächst der Anspruch, Daten stärker zu kontrollieren und digitale Souveränität zu sichern. Daraus ergeben sich die zentralen DMS-Trends des Jahres.

Laut einer Studie des Bitkom e. V. sind sich 81 % der Unternehmen sicher, dass KI die wichtigste Zukunftstechnologie ist [1]. Damit wächst nicht nur das Effizienzpotenzial, sondern auch die Abhängigkeit von Datenqualität, technologischer Architektur und der Frage, wer am Ende die Kontrolle behält.

Im Zentrum dieser Entwicklung steht das Dokumentenmanagement. Als Schnittstelle zwischen Daten, Prozessen und KI nimmt es eine zentrale Rolle ein. Es entscheidet darüber, ob Unternehmen intelligente Systeme nachvollziehbar, sicher und wirtschaftlich einsetzen können. Von KI-Agenten über Enterprise Search bis hin zu hybriden Cloud-Strategien und digitaler Souveränität zeigt sich: Wer KI produktiv nutzen will, muss seine Dokumenten- und Informationsbasis neu denken.

1. KI-Agenten unter Beobachtung

Wie konkret sich diese Entwicklung im Unternehmensalltag auswirkt, zeigt sich besonders deutlich im Einsatz von KI-Agenten. Sie greifen tief in Dokumentenmanagement und angrenzende Prozessketten ein. Die intelligenten Helfer prüfen Rechnungen, gleichen Dokumente ab und stoßen Prüfprozesse an. Das wirtschaftliche Potenzial ist erheblich: Eine Studie des Capgemini Research Institute beziffert den möglichen Mehrwert agentenbasierter KI-Systeme bis 2028 auf bis zu 450 Milliarden US-Dollar [2].

Bis zur breiten Umsetzung ist es allerdings noch ein weiter Weg. In vielen Unternehmen dominieren im Moment Pilotprojekte und erste Experimente mit Agentic AI. Parallel dazu erfolgt der Aufbau der notwendigen Grundlagen – von Context Engineering über belastbare Datenpipelines und RAG-Architekturen (Retrieval Augmented Generation) bis hin zu Orchestrierungslayern und Governance-Strukturen.

2. Enterprise Search jenseits der Stichwortsuche

Nachvollziehbarkeit und Kontext sind nicht nur bei KI-Agenten entscheidend. Auch die Informationssuche verändert sich grundlegend. Moderne Enterprise-Search-Systeme lösen sich zunehmend vom starren Stichwortprinzip und reagieren auf natürlich formulierte Anfragen. Mitarbeitende beschreiben ihr Anliegen mittlerweile in Alltagssprache oder per Spracheingabe. Wer etwa nach »Reifen« fragt, erhält nicht nur technische Dokumente, sondern auch Informationen zu Lieferanten, Werkstattbelegen oder zur Bestellhistorie. Laut dem Anthropic Economic Index 2025 verschiebt sich damit der Einsatzfokus: Neben der Unterstützung von Mitarbeitenden rückt die Automatisierung stärker in den Vordergrund [3].

Dieser Wandel trifft auf einen hohen Effizienzdruck. Eine Studie von Atlassian zeigt, dass deutsche Büroangestellte rund zehn Stunden pro Woche damit verbringen, Informationen zu suchen oder auf sie zu warten [4]. KI-gestützte Enterprise Search setzt genau hier an und beschleunigt Arbeitsabläufe spürbar. Voraussetzung dafür ist jedoch ein sauberer Kontext. Unternehmen müssen Dokumente, Daten und Wissensbestände strukturiert bereitstellen, damit KI ihr Potenzial entfalten kann. Moderne RAG-Modelle greifen direkt auf Archive, Metadaten und angebundene Systeme wie ERP, CRM oder CMS zu und verbinden dieses Wissen mit generativer KI.

3. Intelligent Document Processing für strukturierten Kontext

Kontext entsteht nicht von selbst. Im Dokumentenmanagement spielt dafür Intelligent Document Processing (IDP) eine zentrale Rolle. IDP beschreibt die Fähigkeit, Dokumente automatisiert zu erfassen, zu strukturieren und mit eindeutigen Metadaten zu versehen. Erst diese Ordnung macht Informationen für KI-Systeme nutzbar. Im SAP-Umfeld gewinnt dabei auch CMIS (Content Management Interoperability Services) an Bedeutung. Der offene Standard ermöglicht den strukturierten Austausch von Dokumenten zwischen DMS- und SAP-Systemen und schafft eine konsistente Datenbasis für IDP- und KI-gestützte Analysen.

Entsprechend rückt die Modernisierung von Dokumenten- und Archivlandschaften für viele Unternehmen künftig noch stärker in den Mittelpunkt. Legacy-Systeme stoßen bei KI-gestützten Prozessen schnell an ihre Grenzen. Gefragt sind daher abwärtskompatible und hybride Ansätze. Neue DMS-Generationen binden vorhandene Archive direkt an, aktualisieren Metadaten bei Bedarf und ermöglichen einen schrittweisen Übergang in eine KI-fähige Umgebung.

4. Cloud-Nutzung hybrid und pragmatisch

Für den Einsatz von KI bleibt die Cloud eine zentrale Grundlage. Sie stellt die Rechenleistung und Skalierbarkeit bereit die KI-Agenten, semantische Suche und IDP-Prozesse benötigen. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis ein differenziertes Bild. Unternehmen setzen nicht auf reine Cloud-Modelle, sondern auf hybride Ansätze. Laut Flexera verfolgen rund 70 % der Unternehmen eine hybride Cloud-Strategie, die lokale IT mit Public-Cloud-Diensten kombiniert [5].

Diese Herangehensweise spiegelt sich auch im Dokumentenmanagement wider. Moderne DMS unterstützen hybride Szenarien gezielt. Sensible Dokumente und kritische Workloads verbleiben lokal, während Unternehmen weniger sensible Inhalte flexibel in der Cloud verarbeiten können. Mitarbeitende – und zunehmend auch KI-Systeme – greifen über Hybrid-Connectoren nahtlos auf beide Umgebungen zu. Für viele Unternehmen entsteht so ein tragfähiger Kompromiss: Sie nutzen die Potenziale generativer und agentischer KI, semantischer Modelle und automatisierter Prozesse, ohne ihre bestehende Infrastruktur grundlegend umbauen zu müssen.

5. Digitale Souveränität als Standortfaktor

Mit der zunehmenden Verbreitung hybrider IT-Modelle rückt die Frage der digitalen Souveränität stärker in den Fokus. Unternehmen müssen die Kontrolle über sensible Informationen behalten und Abhängigkeiten gezielt steuern. Auch politisch gewinnt das Thema an Gewicht. Auf dem EU-Gipfel zur digitalen Souveränität im November 2025 forderten europäische Vertreter mehr Unabhängigkeit von internationalen Hyperscalern sowie den Ausbau sicherer Cloud- und Dateninfrastrukturen in Europa [6]. Die Ausgangslage ist herausfordernd: Laut einer Bitkom-Studie beziehen 96 % der deutschen Unternehmen digitale Technologien aus dem Ausland [7]. In einem Umfeld wachsender politischer und wirtschaftlicher Unsicherheiten entwickelt sich diese Abhängigkeit zunehmend zu einem Risikofaktor.

Vor diesem Hintergrund gewinnen europäische DMS-Anbieter an Bedeutung. Sie betreiben ihre Lösungen in regionalen Rechenzentren und orientieren sich konsequent am europäischen Rechtsrahmen. Entsprechend hoch ist die Präferenz auf Anwenderseite. 93 % der Unternehmen würden einen KI-Anbieter aus Deutschland bevorzugen [1]. Besonders der Mittelstand setzt auf Partner in derselben Zeitzone, Sprache und Rechtsordnung. Lokale Anbieter kennen die Anforderungen ihrer Kunden, sorgen für Stabilität und begleiten Digitalisierungsprojekte mit der Kontinuität, die in unsicheren Zeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Fazit

Wer KI produktiv einsetzen will, braucht mehr als einzelne Technologien. Entscheidend ist eine IT-Architektur, die sowohl Kontrolle also auch Innovation ermöglicht. Modernes Dokumentenmanagement wird damit zur strategischen Grundlage: Es verbindet KI-Agenten, Enterprise Search, hybride Cloud-Modelle und regulatorische Anforderungen zu einem stabilen Gesamtsystem. Unternehmen, die ihre DMS-Landschaft gezielt modernisieren, schaffen die Voraussetzungen für Effizienz, Vertrauen und langfristige Handlungsfähigkeit auch in Zukunft.

Marcel Etzel ist seit 2018 bei easy und seit Januar 2022 Produkt- und Entwicklungsleiter (CPTO). Als ehemaliger Gründer und Experte für Innovation im Bereich der B2B-Software steuert er das easy Produktportfolio in Richtung Zukunft mit Hilfe neuer Technologien wie Cloud und KI. 

https://easy-software.com/de/

[1] https://bitkom-research.de/news/durchbruch-bei-kuenstlicher-intelligenz

[2] https://www.capgemini.com/at-de/news/press-releases/bei-aktiver-einbindung-von-menschen-wirtschaftliches-potenzial-von-ki-agenten-agentic-ai-bis-2028-liegt-bei-bis-zu-450-milliarden-us-dollar

[3] https://www.anthropic.com/research/anthropic-economic-index-september-2025-report

[4] https://www.atlassian.com/blog/state-of-teams-2025

[5] https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud

[6] https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/digitale-souveraenitaet-2394250

[7] https://www.bitkom.org/Studienberichte/2025/Digitale-Souveraenitaet

Illustration: © Ruslan Gilmanshin, GenAI | Dreamstime.com

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1. KI-Agenten unter Beobachtung

2. Enterprise Search jenseits der Stichwortsuche

3. Intelligent Document Processing für strukturierten Kontext

4. Cloud-Nutzung hybrid und pragmatisch

5. Digitale Souveränität als Standortfaktor

Fazit

Marcel Etzel ist seit 2018 bei easy und seit Januar 2022 Produkt- und Entwicklungsleiter (CPTO). Als ehemaliger Gründer und Experte für Innovation im Bereich der B2B-Software steuert er das easy Produktportfolio in Richtung Zukunft mit Hilfe neuer Technologien wie Cloud und KI.

[1] https://bitkom-research.de/news/durchbruch-bei-kuenstlicher-intelligenz

[2] https://www.capgemini.com/at-de/news/press-releases/bei-aktiver-einbindung-von-menschen-wirtschaftliches-potenzial-von-ki-agenten-agentic-ai-bis-2028-liegt-bei-bis-zu-450-milliarden-us-dollar

[3] https://www.anthropic.com/research/anthropic-economic-index-september-2025-report

[4] https://www.atlassian.com/blog/state-of-teams-2025

[5] https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud

[6] https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/digitale-souveraenitaet-2394250

[7] https://www.bitkom.org/Studienberichte/2025/Digitale-Souveraenitaet

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