Es ist noch nicht klar, ob Mitarbeiter ermutigt werden, ins Büro zurückzukehren oder ob das Arbeiten weitgehend von zu Hause aus die neue Norm sein wird. Eines ist jedoch sicher – die Menschen haben sich an technologievermittelte Beziehungen angepasst und bewiesen, dass es möglich ist, ein Unternehmen ohne persönliche Interaktion zu führen. Claire Rutkowski, Chief Information Officer von Bentley Systems erklärt im Interview, wie die Arbeit in einer Post-Covid-Welt aussehen könnte und wie man die Vorteile von Technologie nutzen und mit Kunden in Kontakt treten kann.

Während der Pandemie musste fast jedes Unternehmen in der Branche sofort auf 100 Prozent Fernarbeit umstellen, entweder vom Standort aus oder von zu Hause aus. Wie verlief die Umstellung auf Fernarbeit?

Für einige Unternehmen war die Umstellung auf Vollzeit-Fernarbeit schwierig. Sie sahen sich vor allem zwei Herausforderungen gegenüber: genügend Laptops und eine Netzwerkeinrichtung ohne Engpässe, die den Zugriff behindern.

Für unser Unternehmen verlief der Übergang nahtlos. Von unseren 4.500 Kollegen hatten nur 83 ausschließlich Desktops. Deshalb haben wir ihnen vor dem Lockdown für den Fall der Fälle Laptops aus unserem Bestand zur Verfügung gestellt. Außerdem ist unser Netzwerk nicht als Hub-and-Spoke-Modell eingerichtet, sondern als SD-WAN. Daher hatten wir keine Probleme.

Während der Covid-19-Pandemie haben die Unternehmen technologiegestützte Arbeitsmethoden, beispielsweise MS Teams, eingeführt. Wie können Unternehmen die Vorteile von MS Teams nutzen? Wie können sie mit Kunden zusammenarbeiten, um das Gefühl eines »integrierten Beraters« zu vermitteln?

Microsoft Teams ist großartig, weil es sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation ermöglicht. Menschen können es nutzen, um synchron in Meetings zusammenzuarbeiten, mit oder ohne Video und Whiteboard, und können auch in Einzel- oder Gruppenchats Nachrichten austauschen. Microsoft Teams kann auch zur Einrichtung von Arbeitsgruppenkanälen verwendet werden, in denen Chats stattfinden, Dateien freigegeben und von den Teammitgliedern gleichzeitig bearbeitet sowie Fragen oder Gedanken hinterlassen werden können, die jemand zu einem anderen Zeitpunkt lesen kann.

Da Microsoft Teams sowohl internen als auch externen Zugriff zulässt, kann es eine großartige Möglichkeit sein, ein virtuelles Team für einen integrierten Berater zu gestalten, um Dateien oder andere Dokumente zu posten, oder einfach vor der Kamera zu arbeiten, damit jeder »vorbeischauen« kann und so das Gefühl erzeugt wird, im Büro zu sein.

Hat die Pandemie als Katalysator gedient? Wie passt sich die Branche an und entwickelt sich in Richtung digitale Transformation?

Die Pandemie hat die Verantwortlichen in unserer Branche gezwungen, über neue Arbeitsweisen nachzudenken und sich auf die Kommunikation zu konzentrieren. Sie hat uns dazu gebracht, die Technologie stärker zu nutzen, und einen Wandel hin zu mehr digitalen statt manuellen Lösungen eingeleitet. Da Mitarbeiter nun Fernarbeit leisten, müssen sie sich auch mehr auf erweiterte Realität, virtuelle Planungssitzungen, digitale Zwillinge und Ferninspektionen mit Drohnen verlassen.

Was ist an der Pendlerzeit interessant? Was machen die Mitarbeiter mit dieser zusätzlichen Zeit? Gibt es Produktivitätsgewinne?

Die Arbeit von zu Hause aus bot den Menschen die Möglichkeit, täglich zwischen einer und drei Stunden Zeit für Pendeln (beide Strecken) aus ihrem Leben zu streichen. Die Arbeitnehmer waren und sind bereit, etwas von dieser Zeit zurückzugeben. Eine Umfrage unter US-amerikanischen Arbeitnehmern ergab, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer 35 % seiner Pendelzeit an die Arbeit zurückgibt, und einige Unternehmen verzeichneten Arbeitnehmer, die bis zu 50 % ihrer Pendelzeit dafür nutzten [1]. Diese zusätzliche Arbeitszeit hat zu Produktivitätssteigerungen geführt.

Was erwarten die Arbeitnehmer in Bezug auf die Arbeit von zu Hause oder im Büro in der Zukunft? Ändern sich die Präferenzen der Arbeitnehmer und in welcher Weise? Sollten sie die Möglichkeit haben, zwischen den beiden Optionen Büro- und Heimarbeit zu wählen und warum?

Die Präferenzen der Arbeitnehmer ändern sich sicherlich. Die Arbeitnehmer erwarten, dass ihnen ein Modell für Heimarbeit oder eine Kombination aus beidem angeboten wird, sodass sie selbst entscheiden können. Das Gleichgewicht hat sich verschoben: Nicht mehr der Arbeitgeber hat das Sagen, sondern der Arbeitnehmer, der auf einem angespannten Arbeitsmarkt die von ihm gewünschten Arbeitsbedingungen durchsetzen kann. Ihre Stimme hat nun mehr Gewicht als vor der Pandemie.

Ich bin der Meinung, dass die Arbeitnehmer eine Wahl haben sollten. Die meisten Menschen haben in den letzten 15 Monaten bewiesen, dass sie von zu Hause aus arbeiten, produktiv sein und Dinge erledigen können. Sie haben unser Vertrauen verdient.

Worin besteht die Herausforderung, wenn man von allen verlangt, wieder im Büro zu arbeiten? Was sollte bei der Entscheidung berücksichtigt werden? Was muss bei der Öffnung beachtet werden?

Einige Unternehmen haben bereits angeordnet, dass alle Mitarbeiter wieder Vollzeit im Büro arbeiten müssen. Ich habe einen Freund, dessen Firma die Rückkehr an den Arbeitsplatz bereits im September letzten Jahres angeordnet hat. Im Oktober hatten sie bereits 10 % ihrer Belegschaft verloren.

Ich denke, dass die sensibleren Unternehmen, die Arbeit im Büro vorschreiben, immer noch Ausnahmen zulassen. Schließlich ist Covid noch nicht vorbei, und die Infektionsraten steigen mit der Deltavariante. An einigen Orten wird erwogen, wieder zu schließen, sodass Dinge, die klar zu sein schienen, nun etwas in der Schwebe sind. Es gibt auch Arbeitnehmer, die ungeimpfte Kinder oder Eltern im Haus haben, und die nicht als Überträger Covid mit nach Hause bringen wollen. Die Angst vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz kann für manche eine zu große Belastung sein.

Was ist das Problem im Hinblick auf die Zahl der Frauen, die im letzten Jahr die Belegschaft verlassen haben und nicht mehr zurückkehren können, wenn es keine nachsichtige Arbeitspolitik gibt? Was können Manager tun, um dieses Problem zu lösen?

Nach Angaben von Time sind allein zwischen Februar und April 2020 weit mehr als vier Millionen Frauen aus dem Erwerbsleben ausgeschieden. Zwei Millionen sind nicht zurückgekehrt, was die Fortschritte der Frauen in der US-Arbeitswelt um mindestens drei Jahrzehnte zurückwirft. OxFam schätzt den Einkommensverlust auf 800 Milliarden USD (umgerechnet ca. 674 Milliarden EUR) im Jahr 2020.

Diese Zahlen sind erschreckend, aber sie sind größtenteils auf die Notwendigkeit zurückzuführen, Kinder zu betreuen, die aufgrund von Fernunterricht zu Hause bleiben müssen. Es bleibt zu hoffen, dass im Herbst wieder reguläre Schultage mit Präsenzunterricht eingeführt werden, was helfen wird – auch wenn dies bei der Deltavariante noch nicht abzusehen ist.

Die Unternehmen können jedoch helfen, indem sie völlig flexible Arbeitszeiten anbieten, sodass Frauen ihre Arbeit mit ihren anderen Verpflichtungen vereinbaren können.

Was ist schwieriger: die Verwaltung von Fernarbeitskräften oder die Verwaltung einer gemischten Belegschaft, bei der einige Mitarbeiter im Büro und andere in Fernarbeit tätig sind? Worauf müssen Sie dabei achten?

Ich glaube, dass eine gemischte Belegschaft schwieriger zu verwalten ist als eine Belegschaft, die ausschließlich im Büro oder per Fernarbeit arbeitet.

Wie geht Bentley Systems mit dieser Situation um? Wie viele Büros sind geöffnet, wie viele sind geschlossen? Arbeiten die Mitarbeiter im Büro oder von zu Hause aus? Welche Richtlinien muss Bentley befolgen?

Etwa drei Viertel unserer rund 100 Büros sind jetzt geöffnet. Die Öffnung hängt vollständig von den örtlichen Vorschriften und Richtlinien ab.

Wir sind der Meinung, dass sich unsere Kollegen während der gesamten Pandemie bewährt haben und im Gegenzug Flexibilität verdient haben. Bentley führt einen sogenannten infrastrukturgestützten Personalplan ein. Das bedeutet, dass unsere Kollegen in die Lage versetzt werden, verantwortungsvolle und effiziente Entscheidungen über das richtige Gleichgewicht zwischen Büro- und Fernarbeit zu treffen. Dieser Plan verpflichtet die Kollegen nicht dazu, an bestimmten Tagen der Woche ins Büro zu kommen. Vielmehr bietet er den Kollegen die Flexibilität, diese Entscheidungen mit ihrem Vorgesetzten zu treffen und sich mit ihren Teammitgliedern abzustimmen, um den Geschäftserfolg zu sichern und ein hohes Maß an Produktivität und Engagement aufrechtzuerhalten.

Wir werden unsere technische Infrastruktur für virtuelles Engagement und unsere physische Infrastruktur für gezielte Zusammenarbeit nutzen.

Wie hat Bentley alles gehandhabt, wenn die Mitarbeiter wieder ins Büro kamen? Wie sieht es mit den Geräten aus? Haben sie zwei Sets von Laptops und Monitoren bekommen?

Wir haben die Rückkehr an den Arbeitsplatz über unser Netzwerk von Büroleitern und Managern organisiert. Die Büros wurden geöffnet, sobald es die örtlichen Richtlinien zuließen, wobei die Kapazität zunächst reduziert und dann schrittweise erhöht wurde. Die Reinigung der Büros wurde ebenfalls erhöht, und es wurden Desinfektionsstationen für die Hände eingerichtet. Da wir jedoch eine infrastrukturgestützte Belegschaft einsetzen, erwarten wir keine 100-prozentige Auslastung.

Außerdem werden wir nicht zwei Sets von Laptops und Monitoren zur Verfügung stellen. Jeder bekommt je ein Gerät von allem, und es wird erwartet, dass die größeren Monitore, externen Tastaturen und die Dockingstation dort bleiben, wo sie am meisten arbeiten.

Was unternimmt Bentley, um die sich ändernden Präferenzen der Arbeiter und Angestellten im Auge zu behalten?

Wir führen regelmäßig Pulsbefragungen durch, um herauszufinden, wo unsere Mitarbeiter stehen und wie viele Tage sie im Büro arbeiten wollen.

[1] https://voxeu.org/article/how-americans-use-time-saved-working-home

Bild: © Bentley Systems

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New Work – Smarte Technologien für hybride Büros

24. August 2021

Die Entwicklung geht in Richtung hybride Office-Strukturen. Drei Tipps für eine Office-Struktur in der Post-Pandemie-Arbeitswelt – von Michael Vorberger, Samsung Electronics GmbH.