Die Entwicklung geht in Richtung hybride Office-Strukturen. Drei Tipps für eine Office-Struktur in der Post-Pandemie-Arbeitswelt – von Michael Vorberger, Samsung Electronics GmbH.

Mit den gestiegenen Temperaturen und der wachsenden Impfquote endet auch die Home-Office-Pflicht. Kehren die Menschen damit gänzlich zurück an ihre Büroschreibtische? Wahrscheinlich nicht, denn die Pandemie hat gezeigt, dass viele Berufe Home-Office-tauglich sind – dem Ifo-Institut zufolge betrifft das mehr als die Hälfte der Jobs in Deutschland [1]. Und auch in der Kultur vieler Unternehmen hat das Arbeiten von zu Hause mittlerweile einen festen Platz: Umfragen unter den 30 DAX-Konzernen zeigen, dass sie es ihren Bürobeschäftigten in Deutschland in Zukunft mehr oder weniger freistellen wollen, ob sie in der Firma oder von zu Hause arbeiten [2]. Das trifft den Nerv der Beschäftigten, denn mehrheitlich möchten sie flexibel entscheiden können, von wo sie tätig sind [3].

Die Entwicklung geht damit klar in Richtung hybride Office-Strukturen: ein Teil der Belegschaft sitzt im Büro, während der andere in den eigenen vier Wänden, im Lieblingscafé oder im Park arbeitet. Was es dafür braucht, sind smarte Technologien, die produktives und ortsunabhängiges Arbeiten im Team ermöglichen. Was gilt es dabei zu beachten? Drei Tipps für eine hybride Office-Struktur in der Post-Pandemie-Arbeitswelt.

Tipp 1:

Digitale Arbeitsflächen für die kreative, ortsunabhängige Zusammenarbeit bereitstellen

Es gibt gute Argumente für flexible Arbeitsmodelle, die die Vorteile von Präsenz- und Home-Office-Tagen kombinieren – ganz unabhängig der individuellen Wünsche der Mitarbeitenden. So zeigt eine Vergleichsstudie der DAK, dass viele Menschen in den eigenen vier Wänden produktiver sind als im Büro [4]. Es fehlt die Ablenkung durch die Kollegen, der Plausch an der Kaffeemaschine, aber auch der stetige Geräuschpegel, der konzentriertes Arbeiten erschweren kann. Das Büro hingegen wird zum Treffpunkt und zur Begegnungsstätte für kreativen Austausch: Hier finden Kundentermine statt, werden Konzepte erarbeitet, wichtige interne Besprechungen abgehalten und der Kontakt zu den Kollegen gepflegt.

Um diese Vorteile beider Welten in Einklang zu bringen, können Tools unterstützen, welche das kollaborative Arbeiten über Ortsgrenzen hinweg ermöglichen. Hardware und Software müssen dafür möglichst nahtlos zusammenspielen, weswegen Samsung mit führenden Branchenvertretern wie Cisco kooperiert. Das ermöglicht eine einfache Integration des Videokonferenzsystems Webex mit unseren hochauflösenden Displays in unterschiedlichen Größen.

Außerdem haben wir Webex Teams und Webex Roomkit Mini mit unserem digitalen Flipchart Flip 2 zusammengeführt. Unabhängig davon, wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden, können sie auf die Oberfläche des smarten Displays zugreifen, Beiträge verfassen und Inhalte teilen. Das bietet kreative Spielräume für den Austausch von Know-how, das gemeinsame Brainstormen und den Feinschliff von Konzepten – egal ob vom Home Office, dem Büro oder einem anderen Ort aus. Die Ergebnisse können nach der Besprechung bequem per Mail geteilt werden.

Tipp 2:

Verschiedene Räume für kreatives Miteinander einrichten

Wenn hybride Office-Szenarien Einzug erhalten, haben Einzelbüros überwiegend ausgedient. Gefragt sind neue Raumkonzepte mit Open Spaces, in denen alle Teammitglieder einen Platz finden, Rückzugsräume für den direkten Austausch in kleineren Gruppen sowie repräsentative Besprechungsräume für Termine mit Externen.

Zugleich sollten moderne Möglichkeiten für den kreativen Austausch angeboten werden. So können digitale Flipcharts genutzt werden, um vor Ort Know-how auszutauschen, gemeinsam zu brainstormen oder an Konzepten und Plänen zu arbeiten. Notizen können dafür in unterschiedlichen Farben und Stilen auf weißem Untergrund, Fotos, Grafiken und weiteren Hintergründen verfasst werden. Ein Pinselmodus ermöglicht es, Gemälde und Zeichnungen aus digitalen Wasser- und Ölfarben zu kreieren. Daneben können Bilder zugeschnitten und bearbeitet sowie Inhalte von kompatiblen PCs, Laptops und Smartphones auf das Display per WLAN oder Bluetooth übertragen werden.

Tipp 3:

Gute Voraussetzungen für das produktive Arbeiten von zu Hause schaffen

Neben der Anpassung des räumlichen Angebots und der entsprechenden Hardware-Ausstattung in den Büros gilt es, die technischen Voraussetzungen für produktives und kreatives Arbeiten im Home Office zu schaffen. Damit die Mitarbeitenden auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können, sollte auf eine gesicherte Netzwerkverbindung geachtet werden. Mit einem Notebook und einem VPN-Zugang ist es aber nicht getan. So klagt laut einer Dekra-Umfrage jeder Dritte über gesundheitliche Probleme wie Kopf- und Rückenschmerzen, Augenschmerzen sowie starke Verspannungen aufgrund eines nicht ergonomischen Arbeitsplatzes in den eigenen vier Wänden [5]. Ein Grund: Bisher sind häufig die Mitarbeitenden selbst für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes im Home Office zuständig. Um die Produktivität, Zufriedenheit und das Wohlbefinden zu unterstützen, sind zusätzliche Initiativen der Unternehmen nötig. Sie sollten ihren Angestellten individuelle und an die räumliche Situation angepasste Lösungen für ein körpergerechtes Arbeiten zur Verfügung stellen. Ein modernes Equipment kombiniert mit durchdachten ergonomischen Konzepten kann dabei nicht nur für geringere körperliche Belastungen sorgen, sondern auch einen Beitrag zu hoher Effizienz leisten.

Solche Lösungen müssen nicht teuer sein: Schon ein höhenverstellbarer Bildschirm kann helfen, Rückenprobleme und Verspannungen durch eine gerade Sitzhaltung vorzubeugen. Neben einem flexiblen Standfuß für eine individuelle Anpassung an die eigene Körpergröße und den Arbeitsplatz sollte bei der Anschaffung eines Monitors auf eine kontrastreiche, helle Darstellung geachtet werden. Generell gilt: Eine Full-HD-Auflösung, also 1.920 x 1.080 Pixel, sollte ein Bildschirm mindestens haben. Aber auch blaue Lichtemissionen, ein flimmerndes Bild sowie die unsachgemäße Einstellung von Helligkeit und Farbtemperatur fordern unnötig unser Sehorgan – gerade an einem langen Arbeitstag. Dagegen können spezielle Features helfen: So verfügt unser Business-Monitor Lineup der S- und SU-Reihe über die Flicker-Free-Technologie zur Verringerung von Bildschirmflimmern, die Adaptive-Picture-Funktion zur automatischen Anpassung der Helligkeit sowie den Eye-Saver-Mode, der blaue Lichtemissionen reduziert. Alle zehn Modelle der beiden Reihen haben dafür branchenweit erstmalig das »Intelligent Eye Care«-Zertifikat des TÜV Rheinland erhalten [6].

Flexible Arbeitsmodelle für zufriedene Arbeitnehmer. Die kollaborative Zusammenarbeit über Ortsgrenzen hinweg ist mit Herausforderungen verbunden. Doch moderne Arbeitsplätze, die ein kollaboratives, kreatives Arbeitsumfeld schaffen – im Büro genauso wie im Home Office – können sich für Unternehmen auszahlen: So sind Mitarbeitende im besten Fall produktiver und zufriedener. Auch kann ein hybrider, moderner Arbeitsplatz ein gewichtiges Argument sein, warum sich junge Talente für ein Unternehmen entscheiden. Überhaupt sind die Möglichkeiten hybrider Office-Strukturen zu groß, als das Entscheider sie einfach ignorieren sollten. Vielmehr zählt es, sich schon jetzt räumlich, technologisch und kulturell auf die Post-Pandemie-Arbeitswelt vorzubereiten.

Michael Vorberger, Head of B2B & B2C Sales,
Professional Display Solutions & Consumer Displays
bei Samsung Electronics GmbH

[1] https://www.ifo.de/DocDL/sd-2021-digital-06-alipour-etal-homeoffice.pdf

[2] https://www.spiegel.de/karriere/homeoffice-so-stellen-sich-die-dax-konzerne-das-neue-new-normal-vor-a-afa46b7e-eec4-4d63-96cc-1908122cf08c

[3] https://blog.wiwo.de/look-at-it/2021/06/15/das-ende-von-9-to-5-sechs-von-zehn-deutschen-wuenschen-sich-flexible-arbeitsmodelle/

[4] https://www.dak.de/dak/bundesthemen/umfragen-und-studien-2091004.html#/

[5] https://www.dekra.de/de/homeoffice-fluch-segen-asr2021

[6] Einsehbar unter: https://www.certipedia.com/quality_marks/0217008574?locale=de für S- und SU-Modelle: S6 / S6U in 24‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50498210; S6 / S6U in 27‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50499415; S8 / S8U in 27‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50499391; S6 / S6U in 32‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50499403; S8 in 32‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50499410; S6U in 34‘‘ unter Zertifikatsnummer Q 50499412.

Illustrationen: © Hurca/shutterstock.com

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