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In wirtschaftlich angespannten Zeiten steht die Reduzierung der Belegschaft bei vielen Unternehmen an erster Stelle auf der Agenda. »Das ist völlig falsch«, sagt Karlheinz Zuerl, CEO der German Technology & Engineering Corporation (GTEC), »weil es in der Regel viel bessere Optionen zur Kostensenkung gibt.« Aus zahlreichen Optimierungsprojekten in der Industrie weiß er: »In der Regel lassen sich die Kosten um mindestens ein Viertel reduzieren, ohne dass dafür Entlassungen notwendig sind.« Warum es sinnvoll ist, zunächst alle anderen Einsparungspotenziale auszuschöpfen, begründet er wie folgt: »Sobald eine Reduzierung der Personalstärke im Raum steht, verlassen die Toptalente das Unternehmen und es bleibt überwiegend eine weniger leistungsfähige Belegschaft übrig. Daraus entwickelt sich eine Spirale nach unten, die immer neue Entlassungswellen hervorruft, ohne die wahren Ursachen für die Malaise zu bekämpfen.«

Von der Verwaltung in den Vertrieb

Große Potenziale für Kostensenkungen außerhalb des Personalwesens liegen nach Erfahrungen des GTEC-CEO in Bereichen wie Supply Chain Management, Logistik, Fertigung, Vertrieb, Berichtswesen und Verwaltung. So könnten beispielsweise in vielen Fällen bis zur Hälfte der Belegschaft aus der allgemeinen Verwaltung ins Back Office für den Vertrieb umgesetzt werden, berichtet Karlheinz Zuerl aus Projekterfahrungen. Er erklärt: »Ein solche Schritt halbiert nicht nur die im Grunde überall viel zu hohen Personalkosten in der Verwaltung, sondern stärkt zugleich den Vertrieb und kurbelt damit den Umsatz an.«

Zudem fußt der Vertrieb bei vielen Unternehmen noch auf sehr alten und weitgehend überholten Grundsätzen, weiß Zuerl. Er gibt ein Beispiel: »Das Business Development im Geschäftskundensektor funktioniert längst nicht mehr nur von Mensch zu Mensch, wie häufig behauptet wird. Wer seinen Telefonvertrieb halbiert, um Kosten zu sparen, wäre besser beraten, diese Ressourcen für neue Wege zum Kunden etwa über soziale Netzwerke einzusetzen. Natürlich bedarf es dazu organisatorischer Veränderungen und gezielter Schulungen, um Neukunden etwa über Linkedin und mit Unterstützung eines KI-Tools zu finden. Aber das rückt im Gegensatz zu Entlassungen den künftigen Erfolg in den Fokus und führt zu einer Motivations- statt einer Entlassungswelle.«

Kostenmanagement in der Lieferkette lohnt sich

Beim Supply Chain Management finden sich nach Erfahrungen von Karlheinz Zuerl häufig ebenfalls erhebliche Einsparpotenziale. »Ein Kostenmanagement in der Lieferkette lohnt sich immer«, hat der Chef der German Technology & Engineering Corporation festgestellt, »im Grunde sollte man die Lieferanten mindestens alle zwei bis drei Jahre zur Disposition stellen.« Allein durch technologische Fortschritte seien oftmals gravierende Kostensenkungen möglich, »die man von seinen Zulieferern in der Regel allerdings nur bekommt, wenn man sie einfordert«, weiß Karlheinz Zuerl. In der Praxis hat er festgestellt, liegt die »für jede vernünftige Verhandlung mit Lieferanten zwingend notwendige interne Kostenkalkulation« im Argen. Eine mangelhafte Kostenkalkulation kann auch im Vertrieb zu gravierenden Fehlern führen, wenn bei Angeboten die Preisuntergrenze falsch angesetzt wird, sagt der GTEC-Chef aufgrund von Projekterfahrungen.

Optimierungspotenziale in der Fertigung

Viele Industrieunternehmen könnten ihre Fertigungskosten durch Optimierung erheblich senken, weist Karlheinz Zuerl auf ein weiteres Einsparungspotenzial hin. »Die Zykluszeit ist bei den meisten Produktionsbetrieben weit höher als nötig«, sagt er. Das größte Optimierungspotenzial liege in der besseren Abstimmung der verschiedenen Fertigungsprozesse. Als typische Parameter nennt er Losgrößen, Umrüstzeiten, die Abfolge der Fertigungsschritte und das Qualitätsmanagement. Karlheinz Zuerl gibt ein Beispiel: »Poka-Yoke-Stationen oder Kameras mit KI dahinter können die fortlaufende Qualitätskontrolle automatisch übernehmen, so dass manuelle Prüfprozesse auf Ausreißer beschränkt bleiben. »Das senkt die Kosten und stärkt gleichzeitig die Qualität«, sagt er.

Reporting ist alles

»Falsche Entscheidungen auch bezüglich Personalabbau hängen häufig damit zusammen, dass die Unternehmen keinen aussagekräftigen Überblick über ihre Kosten haben«, ist sich Karlheinz Zuerl sicher. Sinkende Umsätze oder Gewinne oder gar Verluste würden zwar offensichtlich, aber die Gründe dahinter bleiben oftmals im Verborgenen, weiß er aus vielen Beratungsaufträgen. »Die Firmenleitung ist oftmals bass erstaunt, wenn wir ihr die wahren Kostentreiber aufzeigen«, schmunzelt er. Er gibt ein Beispiel aus der Praxis: »Wir hatten einen Fall, bei dem das Unternehmen viel Geld in die Ausweitung der Produktionskapazität für ein Produkt investiert hatte, bei dem es mit jedem verkauften Stück Verluste eingefahren hat. Die Unternehmensleitung hat gar nicht gemerkt, dass ihr Bestseller in Wahrheit der Totengräber der Firma ist.«

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