Projektzeiterfassung: Für mehr Planungssicherheit, Effektivität und Transparenz

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Strategische, wirtschaftliche und motivationale Erfolgsfaktoren: Warum und welche Vorteile die Zeiterfassung in Projekten sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen bringt.

Illustration: Absmeier, ArtTower

Die Zeiterfassung der Arbeit von Mitarbeitern in Unternehmen, speziell in Projekten, wird seit einigen Jahren konfliktträchtig diskutiert. Doch greift es viel zu kurz, die Erfassung der grundlegenden Arbeitszeit von Mitarbeitern nur aus arbeitsrechtlicher Perspektive oder aus dem Blickwinkel des Controllings zu beurteilen. Außerdem kam während der Covid-19-Krise auch die Frage auf, ob und wie die Arbeitszeit bei Remote-Work sinnvoll erfasst werden kann. Indes kann die als relativ trivial geltende Projektzeiterfassung etwas umfassender betrachtet gleich mehrere Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter eröffnen: strategische, wirtschaftliche sowie auch qualitative Erfolgsfaktoren – wozu auch eine höhere Motivation und Arbeitszufriedenheit zählen.

Auf die Frage nach den fünf größten Herausforderungen beim Management von Projekten antworten mittelständische Unternehmen »Termine einhalten«, »auf Änderungen schnell reagieren«, »Aufgaben organisieren und umsetzen«, »innerhalb des Budgets bleiben« sowie »auf unterwartete Risiken reagieren« können, wie die Nutzerstudie von Capterra 2018 ergab [1]. Als meistverwendete Funktion von Projektmanagement-Anwendungen nannten die Nutzer das Zeitmanagement (24 Prozent). Generell bilden die Daten aus der Projektzeiterfassung die Basis, um einen transparenten Überblick über Kosten und Aufwände der Projekte in einem Unternehmen zu bekommen.

 

Strategische Planungskomponente: Wo wird für wen wieviel gearbeitet?

In Richtung des Ziels, Zeiten besser abschätzen zu können, verfolgen strategisch denkende Unternehmen einen etwas anderen Weg als rein effizienzorientierte Ansätze. In der Regel betrifft dies häufig Geschäftsbereiche wie etwa Entwicklung, Konstruktion, Logistik oder IT. Da diese Querschnittsfunktionen auch für andere Bereiche Leistungen erbringen, sind sie auf spezielle Daten angewiesen, um die innerbetriebliche Wertschöpfung darzustellen. Es geht darum, herauszufinden, ob die Arbeitszeit in die richtigen Aktivitäten investiert wird – anstelle nur von Mitarbeitern abzufragen, wer welche Aufgabe bis wann erledigt.

Wo wird für wen wieviel gearbeitet? Das ist die Kernfrage, die beispielsweise Entwickler und Konstrukteure interessiert. Denn häufig verbringen Entwicklungsingenieure mehr als ein Viertel ihrer Zeit mit internen Supportleistungen und Wartungsaufwänden. Bei Herstellern sehr langlebiger Investitionsgüter kann dieser Anteil auch noch höher ausfallen.

Beim Maschinenbauer Mayer & Cie. wissen zum Beispiel Konstrukteure heute relativ präzise, welchen Zeitrahmen sie einem Kunden für die Entwicklung einer neuen Maschine nennen können und wie lange einzelne Prozesse dauern. Das Unternehmen hat seine Konstruktionsprozesse und -projekte umfassend in einer Projektmanagement-Lösung abgebildet. Der Anwendungsbereich erstreckt sich vom Ressourcen- über das Dokumenten- bis hin zum Aufgabenmanagement und zur Zeiterfassung. Damit kann der Maschinenbauer sowohl bei strategisch, wichtigen Großprojekten als auch im Tagesgeschäft einen transparenteren Überblick bekommen und die Arbeitsweise strukturieren. Mayer & Cie. gewinnt so Planungssicherheit. Die Manager können abschätzen, wie sich neue große Aufträge auf die Kapazität ihrer Mitarbeiter und auf andere Projekte auswirken. Darüber hinaus lassen sich weitere Zahlen, Daten und Fakten darstellen, etwa über die Dauer der Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen, oder ab wann bei Kapazitätsproblemen zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

 

Betriebswirtschaftliche, operative Vorteile

In verschiedensten Branchen sind Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, darauf angewiesen, die angefallenen Arbeitsvolumina zu dokumentieren, um sie schließlich ihren Auftraggebern weiterberechnen zu können. Dazu zählen Dienstleister wie beispielsweise Architektur- und Ingenieurbüros, Agenturen und viele freie Berufe. Rechnungen nur auf der Grundlage von geschätzten Aufwänden zu stellen, kann sich wirtschaftlich gesehen schnell negativ auswirken. Stattdessen sind Tools hilfreich, die die geleisteten Stunden direkt ermitteln, indem sie zum Beispiel Zeiterfassungslisten als Quelle heranziehen, in denen die Projektbeteiligten ihren tatsächlichen Aufwand bereits für die jeweilige Aufgabe hinterlegt haben.

Dass darüber hinaus die Projektmitglieder ihre Arbeitszeiten bei Bedarf auch mobil von unterwegs einbuchen können, ist für Firmen aus administrativen Gründen umso wichtiger, je mehr zum Teamergebnis Experten, Servicetechniker, Handwerker, Berater oder auch freie Mitarbeiter beitragen, die Außentermine wahrnehmen – ob auf einer Baustelle, in der freien Natur oder beim Kunden vor Ort.

Brückner Architekten, ein Generalplaner und Spezialist für hochwertigen Innenausbau, nutzt zum Beispiel sein Projektmanagement-Tool für das wirtschaftliche Controlling, um festzustellen, wie viel Zeit für welche Aufgabe und wann in der jeweiligen Leistungsphase aufgewendet wurde. Da Brückner Architekten zum Teil auch auf Honorarbasis abrechnet, wird das Tool auch zur Dokumentation für die Weiterberechnung von Zeithonoraren an die Auftraggeber eingesetzt, um den benötigten Nachweis über erbrachte Tätigkeiten zu liefern. Aufgrund des digitalisierten Zeitmanagements kann das Büro so komplexe Projekte wie etwa ein Penthouse in der Elbphilharmonie oder das Münchner Headquarter eines globalen IT-Anbieters planen und ein hohes Projektvolumen mit relativ wenigen Mitarbeitern umsetzen.

 

Verbesserte Rahmenbedingungen

Die projektbezogene Zeiterfassung wird von Beschäftigten und Arbeitnehmervertretern gemeinhin nur akzeptiert, sofern die Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht überwachen. Wie lange diese zum Beispiel für bestimmte Aufgaben benötigen sollte nicht zur Leistungsbeurteilung oder für Effizienzvergleiche genutzt werden. Mit einem anderen, tiefergehenden Ansatz können die Unternehmen für sich selbst und auch für ihre Mitarbeiter nachhaltige Vorteile erzielen. Indem sie die Daten aus der Zeiterfassung verwenden, um die Rahmenbedingungen in den Projekten zu verbessern. Dabei gilt es, festzustellen, wo genau und warum Ineffizienzen entstehen und diese dann zu verringern.

Wenn alle Mitarbeiter ein Zeiterfassungssystem nutzen, in dem sie sämtliche Zeitaufwände, die in ein Projekt fließen, entsprechend dokumentieren und verbuchen, lassen sich im Unternehmen auch die sogenannten unsichtbaren Zeitaufwände identifizieren. Diese sind oftmals der Grund für Verzögerungen, wobei selbst Projektleiter nicht genau angeben können, auf welche Aufgaben sich diese Zeit verteilt hat. Dieses »Eisberg-Phänomen« stellt in Projekten ein großes Problem dar, weil die Verantwortlichen solche versteckten Zeitaufwände weder einkalkulieren können noch wissen, welchen Anteil sie am Gesamtaufwand ausmachen. Wird dieser »Eisberg« identifiziert, lässt sich außerdem der Überlastung von Mitarbeitern entgegengewirkt werden, da die Aufwände für Projekte und Aufgaben realistischer kalkuliert werden können.

Darüber hinaus kann die Zeiterfassung die Gruppendynamik im Projektteam positiv beeinflussen. Die meisten Mitglieder sind motivierter, wenn sie wissen, dass ihr Beitrag am Arbeitsergebnis für die Führungskraft ersichtlich ist. Ist dies nicht der Fall, kann es vorkommen, dass leistungsstarke Teammitglieder ihr Engagement zurückschrauben. Gerade bei einfacheren ungeliebten Routinetätigkeiten, wie Dokumentieren oder Berichte zusammenstellen, wird so eine mögliche »innere Kündigung« vermieden, wenn die transparente Projektzeiterfassung ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand und unterstützt durch entsprechende Software möglich ist.

Dr. Andreas Tremel, Geschäftsführer InLoox GmbH

 

 

 

Folgende Best Practices haben sich bewährt:

 

  1. Vor dem Start der Zeiterfassung zunächst die Grundlast ermitteln.

Kunden des Softwareherstellers InLoox empfehlen, im Team oder in der Abteilung ein erstes Projekt im Projektmanagement-Tool zu erstellen, in dem alle Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg ihre Zeiten für alltägliche Aufgaben einbuchen. Auf Basis dieser Daten lässt sich die Grundlast der einzelnen Teammitglieder ermitteln und Ressourcen können anschließend in Projekte eingeteilt werden, ohne sie zu überlasten.

 

  1. Erfasste Zeitaufwände in den (Aufgaben- und) Projektkontext setzen

Durch eine Untersuchung der Ursachen für einen zu hohen oder zu geringen Ist-Aufwand gewinnen Unternehmen vertiefte Erkenntnisse. So lässt sich mehr über Kapazitäten oder die Ressourcenallokation herausfinden. Womöglich wurde ein laufendes Projekt um zusätzliche Aufgaben ergänzt. Oder vielleicht dominiert das Tagesgeschäft bereits die Arbeitszeit, sodass die geplante Projektarbeitszeit ohne Mehrarbeit gar nicht geleistet werden kann.

 

  1. Aus Zeiterfassungsdaten für künftige Planungszyklen lernen

Die Teams sollten motiviert werden, die Daten aus der Zeiterfassung so genau wie möglich zu ermitteln, um Planungsschritte künftig immer genauer planen und Ressourcen zielgerechter zuweisen zu können.

Da die Planung auf Schätzungen zur Dauer künftiger Aufgaben angewiesen ist, können von Mitarbeitern zurückgemeldete tatsächliche Zeitdaten dafür sorgen, dass die Zeitschätzung für ähnliche Aufgaben nach und nach immer präziser wird. Von diesen Erkenntnissen lassen sich einfach Handlungsempfehlungen für künftige Projekte ableiten, die wirklich zur Verbesserung der Prozesse beitragen können.

Zum Beispiel haben die Konstrukteure von Mayer & Cie. so in mehreren Zyklen die Entwicklungszeiten ihrer Maschinen bis zur Auslieferung genau ermitteln können. Das Resultat sind sehr viel verlässlichere Zeit- und Budgetpläne.

 

 

 

[Ì1] https://www.capterra.com.de/blog/407/nutzerstudie-wie-wird-projektmanagement-software-in-deutschland-genutzt

 

 

Bild 2: Projektzeiterfassung – Dashboard [[Bildquellen: InLoox, placeit.net]] https://placeit.net/c/mockups/stages/macbook-air-ipad-mini-office-environment

Bild 3: Strategische Planung [[Bildquellen: InLoox, placeit.net]]

Bild 4: Zeiterfassung aus Aufgabenlisten [[Bildquelle: InLoox]]

Bild 5: Mobile Zeiterfassung von unterwegs [[Bildquellen: InLoox, placeit.net]]

https://placeit.net/c/mockups/stages/ipad-pro-mockup-held-in-landscape-position-by-a-construction-worker-a12431

 

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