Illustration Absmeier foto freepik

Nur jedes fünfte Unternehmen ist auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz wirklich vorbereitet [1]. Der größte Engpass für KI liegt nicht in der Technologie – sondern in den Prozessen.

Digitalisierung und künstliche Intelligenz gelten heute als zentrale Hebel für Effizienz, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit. Doch aktuelle Studien zeigen: Der eigentliche Engpass liegt nicht in der Technologie, sondern in den Prozessen, die sie tragen. Diese sollten eng auf Nutzer und Technologie abgestimmt sein und exzellent gestaltet sein, sodass Unternehmen jeden Schritt in den Prozessen kontinuierlich analysieren, bewerten und optimieren können.

75 Prozent der Befragten in der DACH-Region sehen Prozessexzellenz daher auch als entscheidenden Schlüsselfaktor, um durch KI einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Allerdings können auch Prozesse, die reibungslos funktionieren, bei unzureichender strategischer Führung und unklarer Dokumentation scheitern. 74 Prozent der Umfrageteilnehmer sehen falsch gemanagte operative Komplexität, verursacht durch unstrukturierte, fragmentierte oder schlecht dokumentierte Prozesse, daher auch als größte Bedrohung für den Erfolg von Transformationsprojekten.

Sichtbarkeit schafft Handlungsspielraum

Viele Unternehmen wissen erstaunlich wenig über die tatsächlichen Abläufe, Schwachstellen und softwarebezogenen Abhängigkeiten ihrer Prozesse. Über Jahre gewachsene Strukturen in der Organisation, bei den Prozessen oder den IT-Systemen, der Einsatz unterschiedlicher Tools für die gleichen Abläufe oder unklare Zuständigkeiten führen dazu, dass Informationen innerhalb eines Unternehmens unvollständig oder sogar widersprüchlich sind. Die Folge: Entscheidungen dauern länger und Projekte verzögern sich. Unternehmen, die Prozessexzellenz anwenden, bilden dagegen ihre Abläufe erst einmal vollständig ab, dokumentieren sie und schaffen so eine solide Grundlage für Verbesserungen. 79 Prozent der befragten Führungskräfte sind überzeugt, dass ohne durchgängige Transparenz keine Transformation gelingt. Denn nur wer Prozesse in ihrer Gesamtheit versteht, kann Engpässe erkennen, Prioritäten richtig setzen und Technologieinvestitionen effektiv nutzen.

Die Lücke zwischen Anspruch und Umsetzung

Die Umsetzung von Prozessexzellenz ist jedoch herausfordernd. Nur zehn Prozent der befragten Organisationen in der DACH-Region erreichen die höchste Reifeebene »AI-powered« – ein Status, bei dem Prozesse die KI für Aufgaben nutzen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Die Mehrheit der an der Umfrage beteiligten Unternehmen arbeitet dagegen immer noch mit fragmentierten Abläufen und/oder unkoordinierten Teams, was das Implementieren neuer Technologien erheblich erschwert. Denn die Investition in digitale Lösungen allein reicht heute nicht mehr aus. Ein wirklicher Mehrwert entsteht nur, wenn Unternehmen ihre strategischen Ziele an konsistente, vollständig dokumentierte Prozesse koppeln. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Automatisierungsinitiativen statt Effizienz lediglich eine hohe Komplexität erreichen.

Der GBTEC-Report definiert sechs Schlüsselfaktoren, die für Prozessexzellenz und KI-Reife entscheidend sind [1].

Führung, Kultur und Governance als Erfolgsfaktoren

Prozessexzellenz ist jedoch auch ein ganzheitlicher Ansatz, der sich zum Ziel setzt, Mitarbeitende in Prozessinitiativen einzubeziehen, damit diese ein Verständnis für KI-gestützte Technologien entwickeln und den Mehrwert verstehen, den die neuen digitalen Abläufe bieten.

Um die IT mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, Risiken zu steuern und die geltenden gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, spielt GRC (Governance, Risk und Compliance) eine wichtige Rolle. Während Governance (Unternehmensführung) sicherstellt, dass die IT-Aktivitäten mit den Geschäftszielen des Unternehmens in Einklang stehen, bezieht sich Risk (Risikomanagement) auf das Identifizieren, Bewerten und Steuern von Risiken, um so Bedrohungen zu minimieren und Haftungen zu vermeiden. Dagegen sorgt Compliance (Regelkonformität) dafür, dass ein Unternehmen oder eine Organisation alle externen (Gesetze, Vorschriften, Normen) und internen Anforderungen erfüllt.

Organisationen, die Governance, Risk und Compliance (GRC) von Anfang an in ihren Prozesslebenszyklus integrieren, fällt es deutlich leichter, sich an neue Risiken und gesetzliche Anforderungen anzupassen. Allerdings ist nur weniger als die Hälfte(46  %) der Befragten der Meinung, dass die bestehenden Prozesse ihres Unternehmens sie effektiv dabei unterstützen, auf neu auftretende Risiken sowie regulatorische oder prüfungsbezogene Anforderungen in angemessener Weise zu reagieren. Die Mehrheit sieht in der Art und Weise, wie Prozesse ihr GRC-Management unterstützen, Verbesserungspotenzial. 72 Prozent der Umfrageteilnehmer halten es für wichtig, dass GRC in den gesamten Prozess, von der Prozessmodulation bis zur Umsetzung einbezogen wird, um Stabilität und Agilität langfristig sicherzustellen. Wer Risikomanagement, Qualitätssicherung und Compliance dagegen erst im Nachhinein in seine Prozesse integriert, läuft Gefahr, regulatorische Anforderungen zu verfehlen und Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen.

Ebenen der organisatorischen Prozessreife.

Prozessexzellenz in der Praxis

Digitale Prozesse sind so angelegt, dass sie Mitarbeitende, Systeme und Informationen miteinander verbinden. Beispielsweise werden durch das Modellieren von Prozessen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden oft erst transparent, was die Zusammenarbeit optimiert. Mithilfe integrierter Systeme und Softwareanwendungen (wie CRM, ERP, Kommunikationsplattformen) ist es möglich, dass unterschiedliche Tools durchgehend zusammenarbeiten, Informationen reibungslos fließen, manuelle Dateneingaben entfallen und Routineaufgaben automatisiert ablaufen. Dabei greifen die einzelnen Schritte von der Anfrage über das Angebot bis zur Auftragsabwicklung nahtlos ineinander und geben die Daten automatisiert weiter. Freigaben erfolgen regelbasiert, sodass das Fehlerrisiko, verursacht durch menschliches Handeln oder Unterlassen, sinkt und Unternehmen auf Veränderungen schneller und zuverlässiger reagieren können. Digital transformierte Prozesse sind in fast allen Bereichen möglich, angefangen bei der Beschaffung, über das Personalwesen, bis hin zur Verwaltung.

Vernetzung über Systemgrenzen hinaus

Ein moderner Prozess endet nicht an der Grenze eines ERP- oder CRM-Systems. Über technische Integrationen und standardisierte API-Programmierschnittstellen (Application Programming Interface) können unterschiedliche Softwareanwendungen miteinander kommunizieren, Daten austauschen und gemeinsame Funktionen nutzen. Auf diese Weise entstehen durchgängige Abläufe, die interne und externe Partner einbinden – vom Lieferantenmanagement über den Kundensupport bis zur revisionssicheren Dokumentation. Bislang nutzen jedoch lediglich 29 Prozent der befragten Organisationen eine integrierte Prozessmanagement-Suite. Alle anderen arbeiten mit Einzellösungen, die wenig bis gar nicht miteinander kommunizieren. Das erschwert nicht nur die Datennutzung, sondern behindert auch die Einführung neuer Technologien. Unternehmen, die eine modulare, integrierte Architektur nutzen, können ihre Prozesse hingegen flexibel erweitern, KI nahtlos einbinden und Innovationen schneller umsetzen.

KI als integraler Bestandteil von Prozessen

Künstliche Intelligenz analysiert nicht nur Prozesse, sie erkennt auch Muster und gibt auf Basis historischer Daten Empfehlungen ab. Einmal in die Prozesslandschaft eingebettet bildet sie einen aktiven Bestandteil der Wertschöpfung. KI-gestützte Systeme erkennen selbstständig Engpässe, schlagen Optimierungen vor und steuern Abläufe vorausschauend. Eine fortschrittliche Form der KI stellt die Agentic AI dar, mit deren Hilfe Systeme ohne menschliche Interaktion Ziele verfolgen, Entscheidungen treffen oder Aufgaben planen und ausführen können. Damit derartige Anwendungen jedoch zuverlässig funktionieren, müssen die zugrunde liegenden Prozesse präzise beschrieben, die Daten konsistent und die Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sein. Unternehmen, die ihre Abläufe von Anfang an strukturiert dokumentieren und mit Governance-Regeln versehen, schaffen damit die Grundlage für den sicheren und effektiven Einsatz dieser neuen KI-Generation.

Prozessexzellenz ist kein Nebenschauplatz

Die digitale Transformation steht und fällt mit den Prozessen, auf denen sie aufbaut. Erfolgreiche Unternehmen gestalten ihre Abläufe strukturiert, nachvollziehbar und messbar. Erst auf dieser Basis können Automatisierung und KI ihr Potenzial entfalten und echte Wertschöpfung schaffen. Die Studie von GBTEC zeigt deutlich: Prozessexzellenz ist kein Nebenschauplatz, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunft. Organisationen, die Transparenz schaffen, Governance verankern und Technologie gezielt auf stabile Abläufe aufsetzen, sichern sich den entscheidenden Vorsprung – heute und in einer zunehmend KI-getriebenen Welt von morgen.

Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG

Gregor Greinke ist ein wahrer Pionier im Bereich KI-gestützte Business-Transformation. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat er Fortune 500-Unternehmen und international agierende KMUs bei der Gestaltung, Analyse und Optimierung ihres IT- und Prozessportfolios begleitet. Mit der Gründung von GBTEC im Jahr 2005 hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management, Enterprise Architecture Management und Governance, Risk und Compliance etabliert. https://www.gbtec.com/

[1] Das zeigt eine aktuelle internationale Studie des deutschen Softwareunternehmens GBTEC, das über 500 Fach- und Führungskräfte befragt hat.

https://www.gbtec.com/de/unternehmen/news-artikel/nur-jedes-fuenfte-unternehmen-ist-reif-fuer-automatisierung-und-ki/

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Ausgabe 9-10-2025 | News | Business | Künstliche Intelligenz | Strategien

Warum Unternehmen bei der Prozessdigitalisierung umdenken müssen – KI trifft Realität

1. November 2025

Die Euphorie um künstliche Intelligenz ist ungebrochen – doch zwischen Buzzword und Business Value klafft häufig eine Lücke. Viele Unternehmen investieren in KI, doch nur wenige schöpfen deren Potenzial voll aus. Der Grund liegt nicht in der Technologie selbst, sondern im strategischen Umgang mit ihr. Wer KI als Add-on begreift, wird enttäuscht. Wer sie hingegen zum integralen Bestandteil seiner Prozesse macht, wird profitieren. Zeit für einen Paradigmenwechsel in der Prozessdigitalisierung.