Management Summary

Komplexe ERP‑Prozesse werden radikal vereinfacht: Die GWS ersetzt manuelle, papierbasierte Freigaben durch klar strukturierte digitale Workflows. Der Flow Mode führt Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Prozesse und eliminiert Navigationsaufwand in komplexen ERP‑Masken.
Schnelle Implementierung mit hoher Prozesspassung: Drei kurze Workshops reichten aus, um die Freigabeprozesse für Bestellungen und Rechnungen als Flow Boards abzubilden. Die Umsetzung erfolgte innerhalb weniger Tage – ein Beispiel für agile ERP‑Modernisierung.
Transparente, ortsunabhängige Freigaben: Kostenstellenverantwortliche sehen alle relevanten Informationen auf einen Blick und können Bestellungen oder Rechnungen mit einem Klick freigeben oder zur Nacharbeit zurückgeben. Verzögerungen durch Papierprozesse entfallen vollständig.
Deutliche Effizienzgewinne im Tagesgeschäft: Digitale Freigaben liegen sofort vor, sind für alle Beteiligten einsehbar und beschleunigen insbesondere dringende Bestellungen. Die Akzeptanz ist hoch – sowohl im Einkauf als auch in der Geschäftsführung.
Skalierbares Modell für weitere Prozessoptimierungen: Die erfolgreiche Einführung motiviert die GWS, zusätzliche Abläufe in den Flow Mode zu überführen. Der Ansatz zeigt, wie sich mit geringem Aufwand spürbare Verbesserungen in heterogenen Organisationen erzielen lassen.

Vollwertige, gerecht entlohnte Ausbildung und Arbeit für alle. Diesem Anspruch hat sich die Geschützte Werkstätten – sIntegrative Betriebe Salzburg GmbH (GWS) verschrieben. Als Wirtschaftsunternehmen mit sozialem Auftrag zielt sie darauf ab, Menschen mit und ohne Beeinträchtigungen ein Arbeits- und Ausbildungsumfeld zu bieten, das individuell zu ihren Anforderungen passt. Auf individuelle Passgenauigkeit setzt das Unternehmen auch im Kontext seiner Geschäftsprozesse: Der innovative Flow Mode von APplus ermöglicht der GWS die Vereinfachung von Kernprozessen wie etwa der Bestellungs- und Rechnungsfreigabe – und damit eine deutliche Erhöhung der Effizienz.

Insgesamt 500 Personen, davon 37 Auszubildende, beschäftigt die GWS an vier Standorten in Salzburg, Bruck und St. Margarethen und deckt damit ein enorm breitgefächertes Spektrum aus den Bereichen Fertigung und Dienstleistung ab: von Textilveredelung, Digitaldruck und der Ge–staltung von Werbeartikeln und Geschenken über Reinraumdienstleistungen und die Abfüllung von Lebensmitteln bis hin zu Dienstleistungen wie Grünraumpflege oder Reinigungsservices. Auch Business Support und spezifische Branchenlösungen zählen zum Leistungsportfolio der GWS.

Die Bandbreite an Produkten und Dienstleistungen stellte auch im Bereich der IT hohe Anforderungen an die genutzten Systeme. Bereits seit 2020 setzt die GWS hierzu auf APplus von Asseco Solutions.

Komplexe ERP-Prozesse – leicht gemacht

»Ein Wunsch, der bereits seit längerem von unserer Geschäftsführung an uns herangetragen wurde, bestand in der Digitalisierung unseres Freigabeprozesses für Bestellungen und Rechnungen«, erklärt Mag.a Claudia Michel, Leitung Datenmanagement bei der GWS. Bislang erfolgte dies manuell und papierbasiert durch Unterschrift des ausgedruckten Dokuments. Dringend benötigte Freigaben waren daher jedoch oft nur mit Zeitverzögerung möglich, wenn sich Vorgesetzte etwa für Termine an einem anderen Unternehmensstandort aufhielten.

Das Projekt schien prädestiniert für eine Umsetzung als sogenannter »Flow«-Ablauf: Im Rahmen seines prozessorientierten Nutzungsmodus »Flow Mode« bietet APplus die Möglichkeit, zentrale Kernabläufe übersichtlich und benutzerfreundlich als »Flows« abzubilden. Das System führt die User dann Schritt für Schritt durch die Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe, ohne dass ein manuelles Navigieren in komplexen Benutzeroberflächen oder Datenfeldern erforderlich wäre.

Aus manuell wird digital

Als Ablauf mit klar definierter Prozesskette eigneten sich die Freigabeprozesse von GWS in besonderer Weise für eine entsprechende Umsetzung. Zur Implementierung wurden drei Termine à zwei Stunden vereinbart – ein Termin für jedes gewünschte APplus Flow Board. Im Anschluss an die Termine kam das Flow-Team von Asseco innerhalb weniger Tage mit einem Umsetzungsvorschlag für das von GWS vorgegebene Grundkonzept und ersten Vorschauen an GWS zurück. Dann erfolgte die Umsetzung. Der erste Termin fand Anfang Oktober 2025 statt; gerade einmal zwei Wochen später wurden die fertigen Boards bereits geliefert.

»Besonders beeindruckt hat uns die Bereitschaft und das Engagement der Flow-Experten, sich wirklich in unsere Prozesse hineinzudenken, um diese und auch die Knackpunkte darin tatsächlich zu verstehen«, betont Mag.a Claudia Michel.

Freigabe mit nur einem Klick

In den entwickelten Flow-Ansichten finden die zuständigen Kostenstellenverantwortlichen nun auf übersichtliche Weise alle Informationen, die sie für effiziente Freigaben benötigen: Mit nur einem Klick lassen sich etwa Bestellungen anzeigen oder die Auftragsbestätigung des Lieferanten aus dem DMS einblenden. Ein Hin- und Herspringen zwischen Masken oder gar Systemen ist nicht erforderlich. Neben der Freigabeoption können die Vorgesetzten Bestellungen oder einzelne Positionen auch zur Nacharbeit an den Einkauf zurückgeben, etwa falls der Preis nachverhandelt werden muss.

Ein drittes Flow Board ermöglicht eine inhaltliche Rechnungsprüfung. Diese kommt immer dann zum Einsatz, wenn die Kostenstellenverantwortlichen nicht selbst in einen kostenverursachenden Ablauf involviert waren. Bei Bedarf können eingehende Rechnungen an zuständige Fachkräfte im Unternehmen weitergegeben werden, die dazu Auskunft geben können. Die jeweilige Person erhält dann einen Link, der sie auf den Bereich des Flow Boards führt, der ausschließlich die fragliche Rechnung enthält. Dort kann dann die fachliche Freigabe erfolgen.

Reduktion von Verzögerungen, einfache Einarbeitungen

»Sowohl die Geschäftsführung als auch die Geschäftsfeldleitenden sind absolut begeistert von der Umsetzung auf Basis des Flow Mode«, freut sich die Leiterin des Datenmanagements. »Die Einkäufer finden es wunderbar, dass sie nicht länger auf die Unterschrift auf Papier angewiesen sind und die digitale Freigabe zeitnah erfolgt. Spiegelbildlich dazu freuen sich die Geschäftsfeldleitenden, dass sie Rechnungen und Bestellungen künftig von jedem beliebigen Ort aus freigeben können.«

Der Prozess ist nun digital definiert und zentral einsehbar. Verzögerungen aus dem manuellen Ablauf werden dadurch weitestgehend vermieden: Durch die digitale Abbildung liegt eine erteilte Freigabe nun unmittelbar vor und ist für alle relevanten Prozessbeteiligten einsehbar. Das ist nicht zuletzt bei sehr dringenden Bestellungen eine deutliche Erleichterung.

Ideen für weitere Prozessvereinfachungen

»Die Ideen, welche Abläufe sich künftig noch per APplus Flow Mode vereinfachen ließen, gehen uns nicht so schnell aus«, erklärt Mag.a Claudia Michel abschließend. »Wenn es Zeit und Ressourcen zulassen, möchten wir unsere Flow-Nutzung sehr gerne weiter ausbauen. Die digitale Freigabe hat uns gezeigt, welche großen Vorteile sich mit recht geringem Aufwand erzielen lassen. Davon könnten auch weitere Bereiche profitieren. Getreu unserem Selbstverständnis, unsere Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen, ist die Vereinfachung von Abläufen eines unserer zentralen Ziele – der Flow Mode ist dazu ein hervorragendes Mittel.«

Illustration: © Rymkevich Yuliya | Dreamstime.com

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