Illustration Absmeier foto freepik

Unternehmen und Behörden verfügen über eine Vielzahl von Lizenzen und Softwarepaketen. Doch nutzen sie diese auch optimal aus? Oft wissen Verantwortliche gar nicht, was überhaupt lizensiert ist, welche Anwendungen sich in ihrer Funktionalität überschneiden oder sogar völlig obsolet sind. Unter dem englischen Begriff »Application Rationalization« hat sich eine Methodik entwickelt, die sich der Optimierung der Software-Anwendungslandschaft verschrieben hat. Das Einsparpotenzial ist erheblich.

Im Laufe der Jahrzehnte haben Unternehmen und Behörden viele Lizenzen, Softwarepakete oder Softwaremodule gekauft sowie zahlreiche Dienste und Abonnements gebucht. So besitzen Behörden und Unternehmen eine Vielzahl an Softwarelizenzen, die jeden Monat erhebliche Kosten verursachen. Durch Weiterentwicklung bestehender Softwarepakete, Veränderungen in den Anforderungen und neue Anbieter im Markt, entsteht kontinuierlich eine Diskrepanz zwischen den Bedürfnissen der Nutzenden und der dazu passenden optimalen Softwareausstattung.

IT-Verantwortliche und Fachbereichsleiter sollten deshalb regelmäßig ihre Softwarelandschaft bewerten und sich fragen:

Welche Software setze ich insgesamt oder auch nur in einzelnen Standorten ein?
Passt der Funktionsumfang der Software zu den aktuellen Anforderungen an Funktionalität, Vernetzung, Automation und Bedienkomfort?
Gibt es konkurrierende Anbieter, die bessere Software anbieten? Ist diese günstiger als die im Einsatz befindliche Software?
Kann bestehende Software modular so erweitert werden, dass sie andere komplett ablösen kann? Das könnte Lizenzkosten, Schulungskosten und Betriebskosten senken.
Wenn verschiedenen Anwendungen an unterschiedlichen Standorten für die gleichen Aufgaben eingesetzt werden: Kann hier konsolidiert werden, um Kosten und Aufwände zu senken?
Wie wirkt sich die Migration von Software in oder aus der Cloud auf Kosten, Performance und Bedienung aus?
Passt die Anzahl der gekauften/gemieteten Lizenzen zur Anzahl der aktiven Nutzenden?
Wie groß ist die Schatten-IT und Schatten-KI im eigenen Unternehmen, weil die Angestellten sich selbst Lösungen suchen, die die IT nicht bereitstellt?

Modulare Systeme statt Einzellösungen

Schon diese Fragenliste zeigt, dass Application Rationalization notwendig, aber nicht einfach ist. Das regelmäßige Hinterfragen der eigenen Software-Landschaft hilft aber, unnötige und teure Technologien und deren Folgekosten zu vermeiden.

Beispiel: Eine große Stadtverwaltung benötigte eine Software zur Visualisierung des 3D-Stadtmodells für die Öffentlichkeit und hat diese auch neu angeschafft. Später stellte sich heraus, dass eine einfache Veröffentlichung über Funktionalitäten der bereits im Einsatz befindlichen ArcGIS-Plattform keine zusätzlichen Kosten hervorgerufen hätte. Auch der Schulungsaufwand wäre bei der Nutzung der bestehenden Software wesentlich geringer gewesen.

Vorteile der Anwendungsrationalisierung

Selbst wenn keine neue Anforderung im Raum steht, ist es für IT-Verantwortliche notwendig, die Funktionalitäten der bereits im Einsatz befindlichen Anwendungen stets neu zu bewerten, weil sich diese kontinuierlich an aktuelle Marktanforderungen anpassen. Bestehende Software kann eventuell Aufgaben anderer Anwendungen übernehmen (eventuell ohne oder durch die Erweiterung einer bestehenden Lizenz) und damit die andere Software komplett ablösen. Das senkt nicht nur direkt, sondern vor allem auch indirekt Kosten, weil die IT-Abteilung ein System weniger betreuen, updaten, absichern, Mitarbeitende schulen und Ressourcen dafür vorhalten muss.

Zur regelmäßigen Analyse der Softwarelandschaft gehört auch eine Erhebung, wie intensiv die lizensierten Pakete überhaupt genutzt werden und welche Funktionen sich die Mitarbeitenden wünschen.

Bewusstsein schaffen

Entscheidend für eine erfolgreiche Application Rationalization ist das Bewusstsein bei den Verantwortlichen und im Einkauf, dass eine modulare Erweiterung der bestehenden Systeme oft kostengünstiger und mit weniger Aufwand verbunden ist. Bei Anforderungen aus den Fachabteilungen sollte der erste Gedanke sein: »Kann das auch ein bestehendes System leisten und welche Erweiterungen sind dafür notwendig?« Etabliert die IT zusätzlich ein regelmäßiges Review der eingesetzten Software und deren Erweiterungsmöglichkeiten, wirkt sich das nicht nur positiv aufs IT-Budget aus. Häufig erlaubt eine Entschlackung der eingesetzten Software auch eine bessere Bedienung und mehr Automationsmöglichkeiten, was die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht.

Application Rationalization führt im Endeffekt dazu, dass die eigene Software-Landschaft optimal für alle bestehenden und zukünftigen Anforderungen ausgelegt ist und die Produktivität hochhält.

Florian Simetsreiter, Head of Sales Local Government bei Esri

Florian Simetsreiter ist Head of Sales Local Government bei Esri, Anbieter von Geoinformationssystemen. Ihm ist es wichtig, dass Unternehmen und Behörden mit räumlichen Beziehungen von Daten bessere Entscheidungen treffen, Verfahren und Prozesse optimieren und die eigenen Organisationsziele nachhaltig verfolgen können.

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