Connected Planning bedeutet Teams zusammenführen, Datensilos aufbrechen, Prozesse vereinheitlichen, Doppelarbeit und Nacharbeiten vermeiden, Zeitaufwand verkürzen und Datengenauigkeit erhöhen.

Die ASK Automotive Industries Group wurde 1965 in Monte San Vito (Ancona), Italien, gegründet. Heute zählt das Unternehmen zu den führenden OEM-Anbietern für die Automobilindustrie, mit Produktions- und Forschungsstädten auf der ganzen Welt. ASK unterstützt den Automobilsektor hinsichtlich Akustik- und Kommunikationstechnologien für den Einsatz in Fahrzeugen. Das Unternehmen ist eine der sogenannten Hidden Champions – Firmen, deren Technologie weltweit führend ist. Deren Marke aber selten außerhalb der eigenen Branche bekannt ist. ASK-Innovationen dürften die meisten Autofahrer bereits eingesetzt haben.

Aber auch Hidden Champions haben mit den Herausforderungen der Automobilbranche in Bezug auf neue Technologien und Wettbewerber zu kämpfen. Sie müssen daher mit neuen Innovationen Schritt halten. Die Anforderungen der digitalen Transformation und das zunehmend starke Unternehmenswachstum stellten die Verantwortlichen bei ASK vor die Herausforderung, mit welchen konkreten Maßnahmen und Optimierungsansätzen sich die Gruppe zukunftsfähig positionieren sollte.

Sekunden statt Tage – Analysen komplexer Szenarien Eine Herausforderung waren Finanz-, Beschaffungs- und Vertriebsprozesse in allen Geschäftsbereichen, einschließlich RFQ, dem Prozess zur Verwaltung komplexer Angebote und zur Bewertung finanzieller Auswirkungen. Diese sollten konsistenter sein – und gleichzeitig wollte das Unternehmen bestehende Silos aufbrechen. Anaplan schien mit seiner Connected-Planning-Anwendung die richtige Lösung dafür zu bieten.

Durch die Implementierung von vier miteinander verknüpften Anaplan-Modellen optimierte ASK die interne Koordination und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Darüber hinaus ließen sich dank der Anaplan-Applikation, die Verfügbarkeiten und Planungsmöglichkeiten von Analysen und Was-wäre-wenn-Szenarien beschleunigen. Die Finanzabteilung konnte mit Hilfe von Anaplan Connected Planning den schnell wachsenden und zunehmen komplexeren Automobil-Zulieferer als multinationales Unternehmen auf smarte Weise neu aufstellen – ohne hierbei zusätzliches Personal einzustellen. Mit der erfolgreichen Umsetzung war es nun möglich, Planungs- und Analyseszenarien innerhalb von Sekunden zu berechnen. Zuvor nahm dies mindestens einen kompletten Arbeitstag in Anspruch. Doch wie wurde dieses Ziel erreicht?

Nachhaltiger Mehrwert mit Connected Planning Um Synergien besser nutzen und Unternehmensvorteile generieren zu können, benötigte ASK starke Partner an seiner Seite. Diese fand die Firma 2018 in Anaplan und dessen globalem Partner Accenture. Connected Planning sollte zum Inbegriff des Wandels bei ASK werden. Eine entsprechende Analogie für ASK wäre ein neues, modernes Autoradiosystem, das die Bedeutung und den Mehrwert von Connected Planning unterstreicht. Alle Komponenten wie Antennen, Kabel, Verstärker und Lautsprecher müssen miteinander vernetzt und aufeinander abgestimmt sein, um bestmögliche Leistung und Qualität zu gewährleisten.

Gleiches gilt für Finanz-, Beschaffungs-, und Vertriebsprozesse innerhalb des Unternehmens. Dieses integrierte, aufeinander abgestimmte Zusammenspiel war bei ASK vor der Einführung von Connected Planning nicht gegeben. Es existierten getrennt voneinander arbeitende Teams, unter anderem in der Produktion und Entwicklung. Auch innerhalb des Vertriebs kämpfte ASK mit isoliert voneinander existierenden Prozessen. Die unterschiedlichen Märkte wie Europa, Asien und Amerika verfügten über diverse Prozesse und arbeiteten vollkommen autark. Diese Silos wirkten sich negativ auf die Analyse- und Prognosefähigkeiten des gesamten Unternehmens aus. Sie bedeuteten enorme Hindernisse bei der Unternehmensplanung, beispielsweise von Investitions- und Sales Budgets, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzierungen und dem Forecast – und kosteten ASK damit bares Geld. Denn diese Aspekte der Unternehmensplanung wurden getrennt voneinander behandelt, die jeweiligen Teams mussten mit ihren Planungszyklen aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit häufig von vorne beginnen.

»Unser Ziel war es, Teams zusammenzuführen, Datensilos aufzubrechen, Prozesse zu vereinheitlichen, Doppelarbeit und Nacharbeiten zu vermeiden, unseren Zeitaufwand zu verkürzen und unserem Bedürfnis nach Datengenauigkeit Rechnung zu tragen«, erklärt Enrico Righini, Group Controller und Project Leader, ASK. Unter der Leitung eines Anaplan/Accenture-Teams wurden bei ASK gleich mehrere Planungsprozesse mittels der Anaplan-Modelle neu strukturiert und aufgesetzt: Dazu gehörten Angebotsanfrageprozesse (RFQ) und die CapEx-Planung (Planungen des Investitionsbudget), Sales Budgets, Forecasts, Bilanz- und Cashflow- sowie mittelfristige- und Langfristplanungen (PMT).

Die größten Veränderungen erfuhr der Prozess zur Verwaltung komplexer Angebote und zur Bewertung ihrer finanziellen Auswirkungen (RFQ). Jede Funktion des Unternehmens schlägt in Bezug auf RFQ mit hunderten Variablen zu Buche – egal, ob es sich um die Forschung & Entwicklung handelt oder um die Fertigung beziehungsweise die Finanzierung. »Exaktere Zahlen bedeuten den entscheidenden Unterschied zwischen einem finanziell tragfähigen oder eben nicht tragfähigen Angebot.«

Zu den RFQ-Variablen zählt beispielsweis auch die Fragestellung, wo beziehungsweise in welcher Währung und zu welchem Preis eine Komponente produziert werden kann: »Wir haben Niederlassungen, Lieferanten und Kunden auf der ganzen Welt, daher ist die Analyse von Währungsoptionen von zentraler Bedeutung für eine rentable Angebotserstellung«, so Righini. Was-wäre-wenn-Analysen und -Szenarien hinsichtlich Wechselkurse, Warentrends, Produktionsvolumen, Preise oder alternativen Lösungen haben früher einen kompletten Tag in Anspruch genommen. Jetzt sind wir in der Lage, sie in Sekundenschnelle und ohne Fehlerrisiko zu erstellen. »

ASK nutzt daher Anaplan, um Pläne im Finanz- und Vertriebsbereich mit dem Angebotsanfrageprozess (RFQ) zu verknüpfen, Fristen zu verkürzen, Fehler und manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Angebotsgenauigkeit kontinuierlich zu verbessern.

Smart vernetzt dank integrierter Systemfunktionalität. Jeder Planungsprozess in Anaplan-Modellen treibt gleichzeitig auch andere Aspekte voran. Die RFQ-Variablen fließen in das Vertriebsbudget ein, das wiederum unternehmensübergreifende Cashflows angibt und sich im Forecast sowie in den Bilanzen des Unternehmens widerspiegelt. Umsatzzahlen zurückliegender Jahre haben Auswirkungen auf PMT-Modelle. Diese geben wiederum Jahreshorizonte für Fixkostenstrukturen an und liefern Werte zur Profitabilitätsbeurteilung künftiger RFQs. Dieses komplexe, integrierte System wurde innerhalb eines Jahres zwischen 2018 und 2019 implementiert und ermöglichte ASK einen direkten Time-to-Value-Benefit.

Mit Führungsverantwortung zur Unternehmenstransformation. Marco Limito, Global Anaplan Practice Lead bei Accenture, führt den Erfolg des ASK-Projekts auch auf die enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung zurück. »Der CEO ist zugleich Anwender und Nutznießer der neuen Strukturen. Er genehmigt auch alle RFQ-Anfragen. Die Unterstützung der ASK-Geschäftsleitung war enorm. Gerade Manager erhalten durch das neue System auf allen Ebenen detailliertere Einblicke in konkrete Unternehmensplanungen und die Ausgabensituation.«

Limito weiter: »ASK hat von der Unternehmenstransformation enorm profitiert. Die Vorteile liegen in kürzeren Planungszyklen sowie der Möglichkeit, Was-wäre-wenn-Szenarien in Echtzeit durchzuführen. Darüber hinaus ließen sich manuelle Prozesse bei der Bilanzierung und Konsolidierung eliminieren – und damit signifikant Zeit einsparen. »Aufgrund der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit planen wir bereits jetzt, weitere Prozesse an die bestehenden anzubinden«, fügt Righini hinzu. Er geht davon aus, »dass die Akzeptanz der Anwender kontinuierlich wächst, wenn die Unternehmensverantwortlichen erst die Vorteile der Lösung in vollem Umfang erkannt haben.

Nadine Pichelot,
VP Finance EMEA bei Anaplan

https://www.anaplan.com/customers/ask-industries/

Illustration: © Ensuper, jaylopez, ioat, matsabe /shutterstock.com

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