Illustration: Geralt Absmeier, Pexels
Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam an Dokumenten: Das »Digital Office« erobert nun auch immer stärker den Mittelstand – wenngleich auch nicht unbedingt im Eiltempo. Mit dem Einsatz von Software zum effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von digitalen Dokumenten schaffen immer mehr Unternehmen die Grundlage für effizientere Prozesse und weniger Papier. Laut Bitkom setzt in Deutschland mittlerweile rund die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen ab 20 Mitarbeiter Standardsoftware für digitales Dokumentenmanagement ein. Bei den Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 96 Prozent.
Manfred Terzer, CEO bei dem Dokumentenmanagement-Experten Kendox diskutiert die Frage, wie realistisch die Vorstellung des komplett papierlosen Büros aktuell ist.
Digitalisierung kommt im Mittelstand nur langsam voran
Ganz wegzudenken ist Papier im Büro bei den meisten Firmen bislang noch nicht. Laut der Bitkom-Studie »Digital Office im Mittelstand« sind nur 19 Prozent des Mittelstandes softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt. Hingegen setzen bereits 86 Prozent der Großunternehmen unternehmensweit DMS/ECM-Software ein. Rund ein Drittel aller mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft im Rahmen von Erst-, Erweiterungs- und Ersatzinvestitionen in eine integrierte ECM-Software investieren. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals die Einführung einer integrierten ECM-Software planen, liegt aktuell bei 23 Prozent. Bei mehr als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen in Deutschland wird Software zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen bislang allerdings noch gar nicht eingesetzt.
Wie sinnvoll ist überhaupt ein »Papierloses Büro«?
DMS- oder ECM-Systeme (Enterprise Content Management) haben sich in den vergangenen Jahren sehr stark weiterentwickelt und unterstützen Anwender heute nicht mehr nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten, sondern ermöglichen die Umsetzung komplexer Dokumenten- und Informationsprozesse.
Gerade in den klassischen »Einstiegsbereichen« wie im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf wird die Effizienz in den Unternehmen massiv gesteigert, indem Prozesse vollständig digital und ganz ohne Papier abgebildet werden. Aber auch in anderen Bereichen eines Unternehmens lässt sich durch ein digitales Informations- und Dokumentenmanagement-System (DMS) sehr schnell eine große Effizienzsteigerung erzielen – beispielsweise indem Informationen als virtuelle Akten auf beliebigen Endgeräten bereitgestellt werden.
Was sollte effizientes Dokumentenmanagement leisten?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist in der Lage, dem Mitarbeiter relevante Informationen vollständig und zum richtigen Zeitpunkt zu präsentieren. Gleichzeitig stellt das DMS sicher, dass Informationen zentral abgelegt und rechtskonform sowie vor Manipulation geschützt aufbewahrt werden. Ein gutes DMS muss den Anwender effizient unterstützen. Dieser sollte automatisch oder zumindest so schnell wie möglich zur jeweils relevanten Information finden, um basierend darauf Entscheidungen treffen und Folgeprozesse anstoßen zu können. So sollte zum Beispiel auf einen Blick erkennbar sein, ob der Wareneingang mit der Bestellung übereinstimmt oder ob eine Rechnung freigegeben werden kann.
DMS/ECM-Lösungen sollten Unternehmen also dabei helfen, Kosten zu senken und Nutzenpotenziale zu heben. Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung sorgt für kurze Durchlaufzeiten, hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft inkl. Rechtskonformität durch die revisionssichere Archivierung von Akten, Rechnungen und Belegen. Die Verarbeitung der Dokumente kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, so dass sie jederzeit auch mobil bearbeitet werden können.
Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?
Neben dem weiteren Vormarsch von Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Lösungen und dem Bestreben, Routineprozesse so weit wie möglich zu automatisieren, sieht Kendox vor allem die Verschmelzung von Dokumentenmanagement und »Collaboration-Tools« als Trend. Die üblicherweise in ECM/DMS vorgehaltenen Informationen spielen eine zunehmend wichtige Rolle in Ad-hoc-Prozessen und in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. Anwender erwarten heute, dass Chat-Verläufe, das Teilen des Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie dabei Zugriff auf die Informationen haben, die in ECM/DMS-Lösungen vorgehalten werden. Als vorteilhaft erweist sich insbesondere der Einsatz von Cloud-basierten Lösungen für das Dokumentenmanagement. Durch die offene Architektur können diese besonders gut und effizient mit gängigen Office- und ERP-Lösungen integriert werden.
Fazit
Im Zentrum vieler Digitalisierungsprojekte steht unter anderem das Management digitaler Dokumente und Prozesse in den Unternehmen. Immer häufiger kommt dabei Software zum Einsatz, die bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben unterstützt, etwa zur revisionssicheren Archivierung von Belegen. Fakt ist aber auch, dass in vielen Unternehmen Geschäftsdokumente nach wie vor manuell und in Papierform bearbeitet werden. Zwar gibt es erste Initiativen, bei denen zumindest einige Abteilungen auf die Verarbeitung digitaler Dokumente umsteigen, doch bis das »papierlose Büro« in Deutschland tatsächlich Realität wird, dürfte noch einige Zeit vergehen. Es wird Aufgabe der Unternehmen sein, rasch die richtigen Weichen für das »Digital Office« zu stellen.
Kendox begleitet seine Kunden bei der Einführung digitaler Dokumenten- und Informationsprozesse. Seit 2004 entwickelt das Schweizer Softwarehaus moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance und digitale Akten. Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt. Der Hauptsitz der Kendox AG ist in Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien (A), Westheim (D), Oberhausen (D) sowie an weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet eng mit einem Netzwerk von qualifizierten Vertriebs- und Implementierungspartnern zusammen und betreut mehrere hundert Kundeninstallationen. Weitere Informationen unter www.kendox.com.
NEWS | TRENDS 2020 | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | TRENDS GESCHÄFTSPROZESSE | GESCHÄFTSPROZESSE
Vier Trends, die ECM und DMS im Jahr 2020 beeinflussen werden
2019 war ein spannendes Jahr für den Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM). Beflügelt von der immer größeren Akzeptanz von Cloud-Lösungen für klassische Geschäftsanwendungen, ergeben sich auch für die Einbindung von Dokumenten-basierten Geschäftsprozessen neue Möglichkeiten und eine wesentlich höhere Flexibilität. ECM und Dokumentenmanagement finden ihren Weg in die Fachabteilungen und werden von diesen aktiv…
NEWS | MARKETING | PRODUKTMELDUNG | TIPPS
5 Tipps für ein erfolgreiches DMS-/ECM-Projekt
Wie steht es um die Planung Ihrer digitalen Projekte in 2017: noch bei der Analyse dessen, was gebraucht wird; schon mittendrin im Auswahlprozess oder bereits kurz vor dem Produktivstart? Für alle Phasen gilt: Wer genau weiß, was zu tun ist, kommt einfach besser an sein Ziel. Diese fünf Tipps von Optimal Systems helfen Ihnen dabei,…
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | GESCHÄFTSPROZESSE | LÖSUNGEN | SERVICES | AUSGABE 9-10-2019
Mehr Effizienz durch ECM – Frischer Wind für das Rechnungswesen
Im Jahr 2016 wollte die Trianel Windkraftwerk Borkum die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang reduzieren und die entsprechenden Prozesse automatisieren. Ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) bildet seither das Fundament dafür und sorgt für mehr Transparenz sowie Effizienz.
NEWS | BUSINESS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | GESCHÄFTSPROZESSE | LÖSUNGEN
Europaweite ECM-Ausschreibung: Kommunale IT-UNION eG (KITU) setzt auf die ELO ECM Suite
Die ELO Digital Office GmbH hat sich Ende Oktober im Rahmen einer von der KID Magdeburg als Dienstleister der Kommunalen IT-UNION eG (KITU) durchgeführten europaweiten Ausschreibung gegenüber den Mitbewerbern durchgesetzt. Der Hersteller von Software für Enterprise-Content-Management (ECM) hat mit seiner ECM-Suite und der E-Akte das Rennen bei den über 60 Mitgliedern der KITU gemacht.…
NEWS | BUSINESS | TRENDS ECM | EFFIZIENZ | TRENDS GESCHÄFTSPROZESSE | TRENDS SERVICES | GESCHÄFTSPROZESSE | TRENDS 2017 | LÖSUNGEN
ECM-Branche: Steigende Umsätze mit Enterprise-Content-Management-Systemen
■ Anbieter von Enterprise-Content-Management-Lösungen mit Auftrags- und Umsatzanstieg im ersten Halbjahr 2017. ■ ECM-Umsatz macht durchschnittlich 40 Prozent des Gesamtumsatzes aus. ■ Fachkräftemangel bleibt größte Herausforderung. Die Anbieter von Enterprise-Content-Management-Systemen blicken mit viel Optimismus auf das laufende Jahr. Acht von zehn Unternehmen (80 Prozent) erwarten für die zweite Jahreshälfte steigende Umsätze. 14 Prozent sagen…
NEWS | BUSINESS INTELLIGENCE | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | TRENDS CLOUD COMPUTING | CLOUD COMPUTING | DIGITALISIERUNG | TRENDS SERVICES | GESCHÄFTSPROZESSE | INFRASTRUKTUR | TRENDS 2017 | KOMMUNIKATION | SERVICES
Studie: moderne Content-Services-Plattformen statt monolithische ECM-Suites
Profilstudie zur Übernahme neuer Technologien zeigt Bedarf an modernem Enterprise Content Management als Folge beschleunigter Geschäftsprozesse. In einer aktuellen Studie im Auftrag von ASG Technologies hat Forrester Consulting einen steigenden Bedarf an modernen Ansätzen im Enterprise Content Management (ECM) für die schnelllebige und hybride IT-Landschaft festgestellt. Die Ergebnisse zeigen, dass Tech-Führungskräfte auf der Suche nach…
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | DIGITALISIERUNG | DIGITALE TRANSFORMATION | GESCHÄFTSPROZESSE | LÖSUNGEN | SERVICES | AUSGABE 1-2-2017
Digitalisierung der Geschäftsprozesse – Dank ECM fit für die digitale Transformation
Die Digitalisierung eröffnet ungeahnte Chancen und sorgt für einen radikalen Wandel in Geschäftsleben und Gesellschaft. Traditionelle Geschäftsprozesse werden sukzessive durch digitale ersetzt. Zeichen der Zeit sind der boomende E-Commerce, die Sharing-Economy, autonom fahrende Fahrzeuge oder eine echte Mensch-Roboter-Kooperation im Zuge von Industrie 4.0. Grundlage ist die intelligente digitale Verarbeitung einer schier unendlich wachsenden Menge an Daten.
NEWS | BUSINESS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | TRENDS ECM | TRENDS KOMMUNIKATION | GESCHÄFTSPROZESSE
Social ECM wird als Instrument zur digitalen Transformation verstanden
Business Manager versprechen sich davon produktiveres Arbeiten und engere Kundenbeziehungen Social ECM schafft die Voraussetzungen für einen vernetzten und kollaborativen Austausch von digitalen Informationen Unter Social ECM verstehen die Unternehmen vor allem eine evolutionäre Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements und gleichzeitig ein Instrument zur digitalen Transformation. Sie versprechen sich davon insbesondere ein produktiveres Arbeiten und engere Kundenbeziehungen.…
TRENDS ECM | LÖSUNGEN | AUSGABE 1-2-2015
ECM-System für GEBR. PFEIFFER – Projektkommunikation leicht gemacht
Die im Jahre 1864 gegründete Unternehmen GEBR. PFEIFFER SE ist ein weltweit erfolgreicher Maschinen- und Anlagenbauer für die Baustoffindustrie mit Hauptsitz in Kaiserslautern. Für ihre Kunden aus den Bereichen Zement, Kalk, Gips und Keramik fertigt GEBR. PFEIFFER SE hochwertige Maschinen und Gesamtanlagen, etwa zur Aufbereitung von Steinen und Erden.
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | GESCHÄFTSPROZESSE | TIPPS
Erfolgreiches Process Mining in vier Schritten
Den Unterschied zwischen dem Idealzustand eines Prozesses und seiner tatsächlichen Ausführung zu erkennen, wird zunehmend wichtiger für die Optimierung eines Unternehmens. Das Mittel der Wahl dafür ist Process Mining. So kann Process Mining in vier Schritten erfolgreich im Unternehmen verankert werden. Process Mining ermöglicht anhand transaktionaler Daten, einzelne Prozesse unter die Lupe zu nehmen,…
NEWS | TRENDS 2020 | BUSINESS | E-COMMERCE | TRENDS E-COMMERCE
Einzelhandel 2020 – agiler, smarter, innovativer
An den Tech-Trends wie GraphQL, Headless, Microservices und Cloud, werden Retail-Unternehmen 2020 nicht vorbeikommen. E-Commerce im Jahr 2020 wird mehr denn je durch den Einzug und die Etablierung digitaler Services und Prozesse geprägt sein. Dies zeigt sich auch in den Tech-Trends, die sich für das nächste Jahr in dieser Branche abzeichnen. Genauso anspruchsvoll wie die…
NEWS | MARKETING | ONLINE-ARTIKEL
Ambient und Ubiquitous Computing: Wie die 2020er unser Verständnis von Technologie verändern werden
Die technologischen Trends für 2020 sind vielfältig. Smartphones sind zwar weiterhin der König, wenn es um personalisierte Gadgets geht. Doch inzwischen drängen auch die neuen Produktkategorien immer stärker in den Mainstream: Apples Wearables-Geschäft, welches die Apple Watch und die Airpods Kopfhörer umfasst, erwirtschaftete laut Boersennews im vergangenen Jahr einen Umsatz von 18,9 Milliarden US-Dollar und…
NEWS | TRENDS 2020 | KÜNSTLICHE INTELLIGENZ | STRATEGIEN
2020: Daten werden sich in Bilanzen niederschlagen, KI muss ethisch und effizient werden
Technologisch hat sich in den vergangenen Jahren extrem viel getan: verschiedene Cloud-Modelle, maschinelles Lernen und KI sowie Flash-Speicher und andere neue Technologien. Nun geht es jedoch darum, ob und wie diese Technologien in den realen Unternehmensalltag Einzug halten, und welche Folgen beziehungsweise Potenziale dies für Unternehmen schafft. Markus Grau, Principal Systems Engineering im EMEA…