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Caritasverband für die Diözese Osnabrück setzt bei Digitalisierungs-Großprojekt auf Haufe X360.

Ein Wohlfahrtsverband macht vor, was viele Unternehmen nur zögerlich angehen: Der Caritasverband für die Diözese Osnabrück setzt die vollständige digitale Transformation all seiner Prozesse und Strukturen in einem einzigen Großprojekt und in kürzester Zeit um.

Dreh- und Angelpunkt der IT-Neuausrichtung ist das ERP-System (Enterprise Ressource Planning) Haufe X360, das als ausgereifte Business Management Plattform eine Vielzahl an geschäftlichen Kernprozessen verarbeitet, als Kundenportal fungiert und zusätzliche Software-Komponenten zentral steuert und orchestriert.

Wohlfahrtsverband als Big Player

Der Caritasverband für die Diözese Osnabrück e.V. ist Spitzenverband für 734 Einrichtungen und Dienste mit 31.570 Mitarbeitenden, die zusammen jährlich gut 520.000 Menschen betreuen. Er ist selbst Träger oder Gesellschafter von 171 Einrichtungen und Diensten mit 4.254 Mitarbeitenden zwischen Teutoburger Wald und der Nordsee. Ein komplexes Geflecht aus verschiedenen Untereinheiten mit den unterschiedlichsten Anforderungen und Bedürfnissen – von Krankenhäusern über Beratungsstellen bis hin zu Betreuungs- und Pflegeeinrichtungen und mehr.

Um eine solche Komplexität in einem einheitlichen, zentral gesteuerten System digital abzubilden, bedarf es einer leistungsstarken und flexibel anpassbaren ERP-Lösung, die sich skalieren lässt, wenn veränderte Rahmenbedingungen dies erfordern. Auch deshalb fiel die Wahl auf Haufe X360: Als Business Management Plattform aus der Cloud ist das System nicht nur immer auf dem neuesten Stand, was Technologie und Sicherheit betrifft. Auch einzelne Funktionalitäten, ERP-Module sowie Rechen- und Speicherkapazitäten lassen sich jederzeit hinzubuchen oder abgeben, je nach Bedarf. »Dass wir jetzt nicht mehr On-Premises sind, sondern in der Cloud, ist aus IT-Sicht ein wesentlicher Vorteil«, erklärt Dieter Müller, einer der Projektverantwortlichen und Stabsstellenleiter Digitalisierung beim Caritasverband. »Das gibt uns auch in Zukunft Sicherheit, weil sich das System mit uns weiterentwickeln und verändern kann.«

Haufe X360-Partner group24 setzt das Großprojekt um

Bei der Umsetzung der kompletten IT-Neuausrichtung setze der Caritasverband auf die group24 AG, ein Unternehmen aus dem Partnernetzwerk von Haufe X360. Die group24 fungiert in dem Projekt als zentraler IT-Dienstleister: »Wir liefern alles aus einer Hand – von der Hardware über die Software bis hin zu Service und Support«, erklärt Jonas Winterhalder, Head of Business Consulting bei group24 und Projektverantwortlicher für die Implementierung von Haufe X360. Auch deshalb entschied man sich beim Caritasverband für das Unternehmen aus Gescher im Münsterland. »Um langfristig einen stabilen und performanten Betrieb unserer IT sicherzustellen, haben wir uns für ein komplettes Outsourcing des gesamten Bereichs an die group24 entschieden«, so Matthias Schilling, Abteilungsleitung Finanzen beim Caritasverband und mitverantwortlich für das Projekt.

Dienstleister übernimmt gesamte IT-Verantwortung

Einer der ersten Schritte war die Auflösung des eigenen Rechenzentrums und die Migration der gesamten IT in die Azure Cloud, die in Deutschland gehostet wird und weltweit führenden Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen entspricht. Flankierend realisierte die group24 das sogenannte Modern Workplace Projekt, das unter anderem die Einführung von Microsoft 365 und die Installation neuer Hardware umfasste. Daraus resultierend wurden die bisherigen On-Premises-Lösungen sukzessive auf SaaS-basierte Anwendungen (Software-as-a-Service) umgestellt.

Haufe X360 als zentrales ERP-System aus der Cloud liefert dabei unter anderem die Funktionalitäten für Kundenverwaltung, Warenwirtschaft, Abrechnung und Automatisierung verschiedenster Prozesse – vom Auftrags- bis zum Zahlungseingang. Bis zur vollständigen Migration des ERP Anfang 2025 vergingen nur wenige Monate. »Nach der Implementierung von Haufe X360 sind wir sehr zufrieden und sicher, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben«, sagt Matthias Schilling von der Caritas.

Innerhalb des Diözesanverbandes Osnabrück übernimmt die Caritas IT powered bei group24 alle IT-Aufgaben, von der Beschaffung bis zum Support: Benötigt beispielsweise eine Einrichtung wie die Caritas Ambiro als Kunde des Verbands ein neues Smartphone, Tablet oder Notebook, kann die Ambiro diese über das neue Caritas-Kundenportal von Haufe X360 beim Verband bestellen. Gleichzeitig geht die Bestellung im Hintergrund an group24, wo sie verarbeitet und ausgeführt wird.

An bestimmten Stellen im Gesamtprozess löst das System Anfragen für Freigaben durch befugte Personen aus. Ansonsten laufen alle Prozesse, von denen zuvor viele händisch von Mitarbeitenden erledigt wurden, voll automatisch ab. »Unsere IT-Kunden können nach der Fertigstellung des Gesamtprojekts spätestens Ende Juni im Waren-Shop ihre Produkte ordern und wir bieten einen komplett automatisierten Prozess », so Dieter Müller. Langfristig will der Caritasverband das Komplettpaket auch Einrichtungen anbieten, die nicht zur Caritas gehören.

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