Künstliche Intelligenz (KI), Cloud, Cybersecurity und neue Compliance-Richtlinien sorgen auch in diesem Jahr für Bewegung im Dokumentenmanagement (DMS). Doch welche Trends bringen einen echten Mehrwert? Und wo gibt es noch Hürden zu überwinden?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in deutschen Unternehmen ist besser als ihr Ruf. Die Cloud gehört für viele zum Alltag, der Grad der Papierlosigkeit nimmt weiter zu und auch KI-Technologien finden sich immer häufiger. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie verfügen ganze 83 % der Unternehmen in Deutschland über eine Digitalisierungsstrategie [1]. Das Dokumentenmanagement übernimmt hier als Treiber in mehr als einem Bereich eine zentrale Rolle.

1. KI als Effizienzbooster. KI prägt die Zukunft des Dokumentenmanagements maßgeblich. Dafür gibt es mehrere Gründe: Integrierte KI-Funktionen auf der Basis von Large Language Models (LLMs) -erledigen komplexe und langwierige Aufgaben wie Daten-extraktion, -speicherung, -verknüpfung und -analyse innerhalb weniger Minuten. KI-gestützten Analysen können neue Synergien aufdecken, die zu optimierten Workflows und erweiterten Datenbeständen führen. Dieser enorme Automatisierungsschub steigert die Effizienz – egal ob im Beschaffungswesen, im Vertragsmanagement oder im Personal-bereich.

2. Archive als Datengoldgrube. KI-Modelle sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert werden. In diesem Zusammenhang bieten DMS und insbesondere Archive einen wahren Datenschatz für GenAI, LLM und Co. Hier liegen geschäftsrelevante Informationen über einen langen Zeitraum strukturiert, konsolidiert, mit Metadaten angereichert zum Abruf bereit und verbessern die Genauigkeit der Antworten. Anders als ERP-Systeme verfügen DMS-Archive zudem über historische Daten, die sich für das Training von KI-Modellen und für Predictive Analytics eignen.

3. Hybride Cloud. KI braucht eine leistungsfähige Infrastruktur für die Verarbeitung und Speicherung von Daten. Genau das bietet die Cloud. Zwar nutzt laut Flexera State of the Cloud Report die Mehrheit der Unternehmen (73 %) noch immer hybride Umgebungen [2]. Den KI-Einsatz beeinträchtigt das jedoch nicht: Moderne DMS unterstützen den hybriden Ansatz und überlassen es den Unternehmen, welche Daten lokal oder in der Cloud gespeichert werden und wo die KI den nötigen Zugriff erhält.

4. Datenschutz und Cybersecurity. Datenschutz gehört zu den Kernaufgaben moderner DMS. Im Jahr 2025 rückt auch die Cybersecurity in den Fokus. Die EU-Richtlinie NIS2 definiert umfassende Anforderungen an Sicherheitsmaßnahmen, darunter Risikomanagement, Überwachung und den Umgang mit Sicherheitsvorfällen. DMS sind dafür gut gerüstet. Sie sorgen für revisionssichere Archivierung, erprobte Authentifizierung und lückenlose Nachverfolgbarkeit und können so Compliance-Standards zuverlässig erfüllen.

5. Frist für E-Rechnung. Die Pflicht zur E-Rechnung erreicht 2025 endgültig die Buchhaltung. Laut einer Bitkom-Umfrage haben in Deutschland allerdings erst etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 %) auf E-Rechnungen umgestellt [1]. Die Uhr tickt, denn Ende 2026 läuft die Übergangsfrist für unstrukturierte E-Rechnungen aus. Spätestens in drei Jahren ist die E-Rechnung dann für alle Unternehmen verpflichtend.

Die Digitalisierung hat trotz Cloud-Wachstum und KI-Boom noch ein gutes Stück Weg vor sich. Vor allem im Mittelstand ist noch viel Luft nach oben. Doch gerade hier bietet das Dokumentenmanagement effektive Lösungen, um die digitale Transformation zu stemmen.

Marcel Etzel,
Produkt- und Entwicklungsleiter,
EASY SOFTWARE AG

[1] https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digital-Office-Index

[2] https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud

Illustration: © Gaewchiangmai | Dreamstime.com

332 Artikel zu „Dokumentenmanagement „

News | Business | Lösungen | Ausgabe 11-12-2022

Dokumentenmanagementsysteme im Fokus – Datenmanagement oft vernachlässigt

1. Dezember 2022

Immobilienunternehmen haben erhebliche Lücken was das Management ihrer Daten und Dokumente angeht, so das Fazit einer Analyse des IT-Unternehmens docunite. Erschwerend kommt hinzu, dass die Immobilienbranche in Sachen Digitalisierung lange nicht so gut aufgestellt ist, wie andere Branchen. Nach rund zehn erfolgsverwöhnten Jahren schlittert der Immobiliensektor erstmals in eine echte Krise: Effizienzsteigerung in den Prozessen ist angesagt. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements bietet für diese Herausforderungen einen zentralen Lösungsansatz.

Marcel Etzel, Produkt- und Entwicklungsleiter, EASY SOFTWARE AG

[1] https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digital-Office-Index

[2] https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud

332 Artikel zu „Dokumentenmanagement „

Marcel Etzel,
Produkt- und Entwicklungsleiter,
EASY SOFTWARE AG