Für Unternehmen, die noch die SAP Business Suite nutzen und jetzt eine CRM-Software einführen und mit der ERP-Lösung vernetzen wollen, empfiehlt es sich, eine Integrationsplattform zu implementieren. Bei der nahenden Migration auf SAP S/4HANA oder ein anderes ERP-System muss dann nur der Konnektor ausgetauscht werden und die Lösung ist angebunden.

Bekanntlich stellt SAP den Support für seine SAP Business Suite Ende 2027 ein, sodass betroffene Unternehmen bis dahin auf SAP S/4HANA oder ein anderes ERP-System migrieren müssen. Wird in diesem Zeitraum auch die Einführung eines CRM-Systems sowie dessen Anbindung an die aktuelle und zukünftige ERP-Lösung angestrebt, stellt sich die Frage, wie dies effizient realisiert werden kann. Schließlich will man die Integration der CRM-Lösung nicht zweimal durchführen. Daher lautet die Challenge, die Integration des CRM-Systems in das bestehende SAP-System derart flexibel zu gestalten, dass sie sich mit geringem Aufwand auf die künftige ERP-Lösung adaptieren lässt.

Unternehmen sollten die Einführung des CRM-Systems und die Migrationsthematik komplett isoliert voneinander betrachten. Beides sind umfangreiche, mit entsprechenden Herausforderungen verbundene Projekte. Bei der Migration von ERP-Lösungen geht es in erster Linie darum, die vorhandenen Daten zuverlässig zu übertragen und die Prozesse an das neue System anzupassen. Hingegen sind mit der Einführung einer CRM-Software Aufgabenstellungen wie die Auswahl der passenden Lösung sowie der Roll-out inklusive eventueller Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur verbunden. Für eine hohe Benutzerakzeptanz ist in beiden Projekten ein aktives Change Management unabdingbar.

Hohe Datenqualität, schlanke Prozesse, ganzheitliche Kundensicht. Eine Integration von ERP- und CRM-Lösungen ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Stamm- und Transaktionsdaten werden zwischen den Systemen synchronisiert, was eine hohe Datenqualität sicherstellt. Zudem lassen sich Geschäftsprozesse applikationsübergreifend automatisieren und optimieren. Vertriebsmitarbeiter haben eine 360-Grad-Sicht auf ihre Kunden und können so für eine bessere Customer Experience sorgen, indem sie Kunden nach deren individuellen Anforderungen zielführend betreuen. Hierzu gehören etwa an das Erstellen personalisierter Angebote oder das direkte Beantworten von Fragen.

Strategie schlägt Taktik. Die Integration der Systeme erfolgt entweder punktuell über APIs oder über eine dedizierte Plattform. Die erste, taktische Variante hat den Vorteil, dass sie vergleichsweise schnell umgesetzt werden kann. Mittelständische Unternehmen oder Konzerne verfügen jedoch über eine große Systemvielfalt, die kontinuierlich erweitert oder umstrukturiert wird. Neben ERP- oder CRM-Lösungen sind häufig weitere Anwendungen im Einsatz, wie PIM-, MDM-, Produktionssteuerungs- oder eigene Supportsysteme, Produktkonfiguratoren oder Price Engines. Langfristig ist es sinnvoll, auch diese in das Integrationsprojekt einzubeziehen.

Verbinden Unternehmen nun diese Systeme über die jeweiligen APIs, entsteht eine unübersichtliche, vom Spaghetti-Effekt geprägte IT-Landschaft. Bei jedem Releasewechsel und insbesondere bei einer Migration müssen die Anbindungen zu den anderen Lösungen angepasst werden, was einen hohen Pflegeaufwand mit sich bringt. Vor allem aber zwingen solche Point-to-Point-Verbindungen Unternehmen in ein starres Korsett, das ihre Flexibilität massiv einschränkt. Deshalb empfiehlt es sich für Unternehmen, die noch die SAP Business Suite nutzen und jetzt eine CRM-Software einführen und mit der ERP-Lösung vernetzen wollen, eine Integrationsplattform zu implementieren. Bei der nahenden Migration auf SAP S/4HANA oder ein anderes ERP-System muss dann nur der Konnektor ausgetauscht werden, und die Lösung ist angebunden.

Darüber hinaus bietet diese strategische Variante auch mittel- und langfristig entscheidende Vorteile. An erster Stelle ist hier die Flexibilität zu nennen, denn Unternehmen können ihre Systemlandschaft bedarfsgerecht skalieren, indem sie standardisiert zusätzliche Lösungen einführen oder bestehende ablösen beziehungsweise eliminieren. Sie entlasten ihre IT-Abteilung erheblich und sind schneller in der Lage, innovative Geschäftsmodelle umzusetzen. Damit legen Unternehmen ein robustes Fundament für mehr Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit.

Vielschichtige Aspekte berücksichtigen. Bei einem solchen Integrationsprojekt müssen Unternehmen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigen. Zunächst muss eine geeignete Architektur zur Abbildung der Prozesse geschaffen werden. Dabei sind in den allermeisten Fällen ERP-Lösungen als führende Systeme innerhalb einer Softwarelandschaft der Taktgeber. Zudem ist es erforderlich, dass den Prozessen für einen reibungslosen Ablauf die erforderlichen Daten zur Verfügung stehen. Diese liegen in den beteiligten Systemen verteilt vor, wobei die Datenstrukturen und Feldbezeichnungen variieren. Daher müssen diese Datenmodelle miteinander in Beziehung gesetzt werden, damit die Systeme sie untereinander richtig interpretieren und die Daten in die jeweils richtigen Felder übertragen. Hinzu kommt, dass die Systeme verteilt gehostet werden, etwa in Rechenzentren, On-Premises oder in der Cloud. Hier definiert eine Deployment-Architektur, in welcher Umgebung die Systeme miteinander vernetzt werden. Last, but not least muss natürlich die Informationssicherheit bei der Synchronisation der Daten gewährleistet sein. Aufgrund dieser zahlreichen komplexen Herausforderungen empfiehlt es sich häufig, ein Beratungsunternehmen mit umfassender Expertise hinzuzuziehen.

Challenge accepted. Unternehmen, die ein CRM-System einführen und mit ihrer bestehenden sowie künftigen ERP-Lösung vernetzen wollen, sollten die Implementierung einer Integrationsplattform in Betracht ziehen. Sie ist mittel- bis langfristig gegenüber dem Einsatz von APIs die bessere Alternative. Welche Plattform zum Einsatz kommen sollte, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab. Die am Markt verfügbaren Lösungen, wie Apache Camel, MuleSoft oder TIBCO, sind mittlerweile alle sehr ausgereift, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte. Entscheidend für den Projekterfolg ist indes weniger die Technologie als vielmehr das Konzept dahinter. Denn eine Integrationsplattform verleiht Unternehmen Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit.

Abdelghani Faiz,
Geschäftsführer der Integration Matters GmbH

www.integrationmatters.com

Illustration: © Jozef Micic | Dreamstime.com

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Abdelghani Faiz, Geschäftsführer der Integration Matters GmbH

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