Reportings und Leistungskennzahlen – BI für mehr und bessere Daten

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Moderne Business-Intelligence-Systeme liefern täglich aktuelle Daten, ermöglichen ihren Anwendern neue Analysemöglichkeiten und effizientere Geschäftsprozesse. Zudem sparen sie Zeit. Notwendig sind das passende System und der richtige IT-Partner.

Vom Handwerksbetrieb im Jahr 1897 zur internationalen Unternehmensgruppe in 2020, das ist kurz skizziert der Weg von Rauch Möbel in Freudenberg am Main. Vom Beginn an bis heute befinden sich sämtliche Produktions- und Montagestandorte ausschließlich in Deutschland. In der Nähe von Neustadt an der Aisch gibt es ein Spanplattenwerk, in dem Rauch Spanplatten für die eigene Möbelproduktion fertigt. Dort sowie an den drei Möbel-produzierenden Standorten Freudenberg, Bürgstadt und Mastershausen erwirtschaften etwa 1.600 Mitarbeiter rund 300 Millionen Euro. 4.000 Vertriebspartner sorgen für den Verkauf der Rauch-Möbel in weltweit 37 Ländern. Außerdem bietet Rauch seinen Kunden Support für Verkauf, Auftragsmanagement und Kundendienst sowie Unterstützung bei Verkaufsflächen-Planung und Visual Merchandising.

Nachhaltigkeit gilt beim Möbelproduzenten als Unternehmenswert. »Wir verwenden ausschließlich Frischholz, das heißt, in puncto Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit sind wir einer der wenigen, vielleicht sogar die einzigen, die ausschließlich Frischholz für Spanplatten verwenden«, erläutert Michael Firmbach, Leiter Sales Support, und schildert eine weitere Besonderheit bei Rauch: »Wir bedrucken unsere Oberflächen, während alle namhaften Wettbewerber bedruckte Folien auf ihre Spanplatten kleben.« Nicht zuletzt wegen dieses Verfahrens und der Verwendung von Frischholz wurde Rauch 2014 mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis ausgezeichnet.

Probleme im SAP-System. Bereits seit den neunziger Jahren setzt Rauch in der IT-Abteilung SAP-Software – zunächst R/2 – ein. Mit der Zeit wurde es – trotz Updates – immer schwieriger alle Daten zu konsolidieren, vor allem, nachdem das Werk Mastershausen, das zum Teil andere Reportings und andere SAP-Prozesse nutzte, in die Unternehmensgruppe integriert worden war. »Wir haben da viel harmonisiert. Aber wenn man Gesamtumsätze oder Gruppenumsätze analysieren wollte, hat man verschiedene Reportings aufrufen und die Berichte manuell in Excel wieder konsolidieren müssen. Das heißt, für jeden Report, den wir hier an die Geschäftsführung rausgegeben haben, mussten wir drei Läufe, drei Jobs in SAP starten, die Daten nach Excel runterziehen und zusammenführen und dann analysierbar machen«, erinnert sich Firmbach. Den Vertrieb steuerte man ebenfalls über Excel und ausgedruckte Listen, was einen enormen, immer wiederkehrenden händischen Aufwand bedeutete.

 

 

Als Beispiel nennt Firmbach das Tracking der sogenannten Platzierungen: »Wir wollen wissen, wieviel Auftragseingang uns eine Platzierung draußen im Handel bringt.« Dafür gibt es eine eigendefinierte Platzierungsdatenbank, in der teilweise ERP-Daten und teilweise Informationen der Außendienstmitarbeiter zusammenfließen. Daraus ergibt sich dann der Status eines Möbelstücks, das sich draußen im Handel befindet, eben dort platziert ist. Aber die Informationen zusammenzubringen, musste stets in Excel erledigt werden. Ähnliche Herausforderungen gab es unter anderem bei den Auftragseingängen oder Rentabilitätsrechnungen und weiteren speziellen Analysen, die regelmäßig gebraucht wurden. »In diesem System war es nicht möglich, die Informationen so auf die kleinste Ebene runterzubrechen, dass jeder Sales Manager Details über seine Kunden nachschauen konnte«, beklagt Firmbach. Daher wurde beschlossen, ein modernes Tool zu etablieren, das einerseits mit SAP-Daten umgehen kann, aber auch in der Lage ist, Daten aus allen möglichen anderen Datenquellen zu verwerten.

Das richtige Werkzeug, der richtige Partner. Die Aufgabe bestand also darin, die richtige Software und den richtigen Partner zu finden, die im Bereich Infrastruktur, Schulung und Betriebskonzept die Themen Analyse, Reporting und Sales Service entsprechend unterstützen. Software und Partner waren nach einem gemeinsamen Workshop mit den BI-Experten der Würzburger Niederlassung der COSMO CONSULT-Gruppe rasch gefunden. Das internationale Software- und Beratungshaus war als einer der größten Partner von Qlik Tech bekannt und präsentierte im Workshop Qlik Sense, eine Analyseplattform der neuen Generation, und demonstrierte die Mächtigkeit und Fähigkeiten dieses Systems.

Hier erstellte man auch eine gemeinsame Applikation und belegte in einem Proof of Concept deren Machbarkeit. Dabei wurden Originaldaten aus dem SAP-System von Rauch benutzt und die Teilnehmer erfuhren auf diese Art gleich, wie man Applikationen anfertigt. So stellte der Test mit den eigenen Zahlen einen echten Mehrwert dar. Braucht heute jemand etwa einen neuen Umsatzbericht, kann der bei Rauch erst einmal selbst erstellt werden. »Nach diesem ersten Workshop wussten wir, wozu Qlik Sense fähig ist und haben dann vor unserem Start Ende 2018 mit einem Vertreter von COSMO CONSULT noch einmal einen Zwei-Tage-Crash-Kurs gemacht, in dem die User, die später die Visualisierungen machen sollten, richtig ausgebildet wurden«, schildert Firmbach.

Mehr und bessere Informationen. Und der Sales-Support-Leiter konstatiert: »Heute arbeiten alle Verantwortlichen im Vertrieb mit dem neuen BI-System und haben heute schon mehr und bessere Informationen als je zuvor. So haben wir erreicht, dass jeder Verantwortliche sich seine KPIs anschauen kann.« Musste man früher, wenn man diese Leistungskennzahlen ermitteln wollte, mehrere Systeme starten, kann sich heute etwa der Export-Leiter seine exportspezifischen Zahlen mit einem Klick anschauen. Das betrifft Vergleichszahlen zum Vorjahr ebenso wie Deckungsbeiträge oder Informationen über aktive Platzierungen und vieles mehr. »Wir sind jetzt viel näher am Kunden, wir können viel schneller eine Platzierung identifizieren, die draußen nicht funktioniert und müssen nicht warten, bis der Kunde reagiert und auf uns zukommt. Wir können proaktiv auf ihn zugehen und ihm etwas anbieten, Werbeaktivitäten oder einen Austausch und ähnliches«, zeigt sich Firmbach erfreut.

Zu den Erfolgen zählt nicht nur die größere Kundennähe, sondern auch die höhere Transparenz durch das Reporting. Es gibt täglich aktuelle Zahlen und automatisierte Applikationen, um den täglichen Vertrieb zu steuern. Als SPOT = Single Point of Truth liefert das System einen korrekten, allgemeingültigen Datenbestand. Zudem haben Vertriebsleiter und Sales Manager einen messbaren Vorsprung von rund drei Tagen erreicht. Mit dem Excel-Reporting waren früher die Statistiken am dritten Arbeitstag eines Monats fertig. Heute sind sie fertig, wenn der Datumszeiger auf den Ersten eines Monats springt. Man kann auch eine Vorschau generieren, also eine Woche vor Monatsende schon mal in die Statistiken reinschauen. Und so gibt es noch einige Themen, die Michael Firmbach angehen will. Dazu gehört zunächst die Abbildung der Logistikinformationen ebenso wie das Tracking der Social-Media-Aktivitäten. Auch die Zusammenarbeit mit den BI-Spezialisten von COSMO CONSULT stellt den Leiter Sales Support zufrieden: »Da stimmt eigentlich alles. Nicht nur die geografische Nähe der Niederlassung sorgt für kurze Reaktionszeiten, auch das Know-how im Produktionsbereich und die lange Erfahrung sorgen für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.


Volker Vorburg
Bilder: © Rauch Möbel

 

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