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Management Summary

Die HSP GRUPPE zeigt, wie generative KI vom Pilotwerkzeug zum strategischen Betriebsmodell wird: Routinearbeit wird reduziert, Wissen skaliert und Beratungskapazität messbar erhöht. Der Fall macht deutlich, dass der Mehrwert nicht allein in Effizienz liegt, sondern in zusätzlicher Wertschöpfung, besserem Mandantenservice und einer resilienteren Organisation.

Strategischer Hebel: HSP behandelt KI nicht als Tool-Rollout, sondern als Organisationsprojekt zur Erweiterung der Leistungsfähigkeit.
Messbarer Business Impact: Mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität pro Jahr schaffen Raum für abrechenbare Facharbeit und Wachstum.
Produktivität mit Qualität: Hohe Zustimmungswerte bei Produktivität, Arbeitsqualität und Mandantenservice zeigen, dass Effizienz und Serviceverbesserung zusammenwirken.
Skalierung durch Wissensteilung: KI-Jour-fixe und spezialisierte Agenten machen erfolgreiche Anwendungsfälle gruppenweit nutzbar.
Nächste Stufe: Agentische Systeme verschieben den Fokus von Aufgabenautomatisierung hin zur Neugestaltung kompletter Prozessketten.

Viele KI-Projekte beginnen mit einzelnen Pilotanwendungen und enden bei isolierten Effizienzgewinnen. Die HSP GRUPPE wählte einen anderen Weg. Das Unternehmen betrachtet generative KI nicht primär als Werkzeug, sondern als strategischen Hebel zur Erweiterung organisatorischer Kapazitäten. Ziel ist es, Fachkräfte von Routineaufgaben zu entlasten und mehr Zeit für anspruchsvolle Beratung zu schaffen. Die bisherigen Ergebnisse sind messbar: Nach konservativen Berechnungen gewinnt die HSP GRUPPE heute mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität pro Jahr. Damit zeigt sich, wie KI dazu beitragen kann, Wachstum, Servicequalität und Fachkräftemangel gleichzeitig zu adressieren.

Experimentierfeld für skalierbare Wissensarbeit

Die HSP GRUPPE ist ein bundesweiter Verbund rechtlich selbstständiger Steuer-, Rechts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien. Die gemeinsame Organisation schafft zentrale Strukturen für IT, Qualitätsmanagement und Wissensaustausch und bietet damit die Voraussetzungen, neue Arbeitsweisen standortübergreifend zu erproben und zu skalieren.

Als generative KI verfügbar wurde, interessierte die Verantwortlichen deshalb weniger die Frage, wie sich einzelne Tätigkeiten beschleunigen lassen. Im Mittelpunkt stand vielmehr die Überlegung, ob sich die Leistungsfähigkeit einer wissensintensiven Organisation insgesamt erhöhen lässt. Aus dieser Perspektive heraus integrierte HSP ChatGPT Enterprise schrittweise in Beratung, Recherche, Mandantenkommunikation und Wissensmanagement.

KI als Organisationsprojekt statt Softwareeinführung

Während viele Kanzleien KI zunächst als Werkzeug für einzelne Anwendungsfälle testen, verfolgte die HSP GRUPPE einen umfassenderen Ansatz. Ziel war nicht die Optimierung einzelner Arbeitsschritte, sondern die systematische Erweiterung organisatorischer Kapazitäten.

Carsten Schulz, CEO, HSP GRUPPE (c)

»Unsere Herausforderung bestand nicht darin, KI einzuführen, sondern die Organisation dazu zu befähigen, sie in ihre Arbeitsweise zu integrieren«, sagt Carsten Schulz, CEO der HSP GRUPPE.

Heute nutzen rund 900 Anwenderinnen und Anwender die Technologie im Arbeitsalltag. Darüber hinaus entstanden zahlreiche spezialisierte Agenten und KI-Anwendungen, die Wissen und bewährte Vorgehensweisen im gesamten Verbund verfügbar machen.

»Wir haben Mitarbeitende, die KI intensiv nutzen, und andere, die gerade erst anfangen. Entscheidend ist, dass alle die Möglichkeit haben, auszuprobieren, voneinander zu lernen und eigene Anwendungsfälle zu entwickeln«, beschreibt Jan-Henrik Leifeld, geschäftsführender Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei HSP RECHT Raddatz & Leifeld, die Entwicklung innerhalb seiner Kanzlei.

Mehr Zeit für Beratung statt Routinearbeit

Dieser Ansatz wirkt in der Praxis: Heute berichten 98,6 Prozent der befragten Nutzerinnen und Nutzer von höherer Produktivität und fast 80 Prozent von einem besseren Service für Mandantinnen und Mandanten. Frank Heibel, geschäftsführender Partner, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei HSP STEUER Heibel und Partner, erlebt die Vorteile von künstlicher Intelligenz insbesondere bei der Bearbeitung komplexer Fragestellungen. Für ihn ist »ChatGPT zu einem echten Sparringspartner geworden. Es verändert grundlegend, auf welchem Niveau man arbeiten kann.«

Auch seine Kanzleipartnerin, die Steuerberaterin Magdalene Posnak, setzt KI gezielt in der Mandantenberatung ein. Bei der Analyse von Immobilieninvestitionen werden Exposés hinsichtlich Liquidität, Rendite und steuerlicher Auswirkungen strukturiert ausgewertet und miteinander verglichen. »Früher habe ich rund neun Stunden für die Vorbereitung einer Analyse benötigt. Heute reichen mir für die Aufbereitung der Daten etwa zwei bis drei Stunden. Die dadurch gewonnene Zeit nutze ich für das, was den größten Mehrwert bietet: die persönliche Beratung und die direkte Zusammenarbeit mit meinen Mandanten«, erklärt Posnak.

Auch in der Mandatsgewinnung eröffnet KI neue Möglichkeiten. Marco Sell, geschäftsführender Partner und Steuerberater bei HSP STEUER Sell & Partner, bereitete zum Beispiel mithilfe von ChatGPT die Präsentation für einen internationalen Mandanten zweisprachig vor und trainierte Fachterminologie für die Gespräche. Seine Kanzlei gewann das große Mandat gegen mehrere Wettbewerber.

Aus einzelnen Ideen entsteht kollektives Wissen

Viele KI-Initiativen scheitern daran, dass gute Ideen bei einzelnen Mitarbeitenden verbleiben. Die HSP GRUPPE versucht genau das zu vermeiden. Über den monatlichen »KI Jour-Fix« werden erfolgreiche Anwendungen gruppenweit vorgestellt und weiterentwickelt.

Gleichzeitig entstanden zentrale Agenten wie »AI Client Communication«, die bei der verständlichen Formulierung komplexer steuerlicher Sachverhalte unterstützt, oder der »Booking Assistant SKR03 & SKR04« für wiederkehrende Buchungsprozesse. So entwickelt sich KI zunehmend von einer persönlichen Arbeitshilfe zu einer gemeinsamen Infrastruktur für die gesamte Organisation.

Produktivität wird messbar

Die Auswirkungen werden nicht nur subjektiv wahrgenommen, sondern sind systematisch belegbar.

Eine interne Befragung zeigt:

95,9 Prozent der Mitarbeitenden berichten von Zeitersparnissen.
98,6 Prozent sehen eine höhere Produktivität.
84,6 Prozent erkennen eine bessere Arbeitsqualität.
79,7 Prozent beobachten einen verbesserten Mandantenservice.
78,1 Prozent berichten von höherer Arbeitszufriedenheit.

Johannes Foertsch, Leiter Mittelstand DACH, OpenAI (c)

»Steuerberatung lebt von Expertise, Präzision und Vertrauen. Der Erfolg der HSP GRUPPE zeigt, dass generative KI diese Faktoren nicht ersetzt, sondern gezielt verstärken kann. Fachkräfte gewinnen mehr Zeit für die Aufgaben, in denen menschliches Urteilsvermögen und persönliche Beratung den größten Unterschied machen«, sagt Johannes Foertsch, Leiter Mittelstand DACH bei OpenAI.

Für viele Kanzleien dürfte dabei besonders relevant sein, dass die Produktivitätsgewinne nicht zu Lasten der Beratungsqualität gehen. Vielmehr zeigen die Ergebnisse, dass sich beides parallel verbessern kann. Foertsch führt aus: »Viele mittelständische Unternehmen diskutieren heute noch, ob KI künftig einen Mehrwert schaffen kann. Der Fall der HSP GRUPPE zeigt bereits sehr konkret, wie dieser Mehrwert entsteht: Fachkräfte gewinnen Zeit für anspruchsvolle Aufgaben, Wissen wird breiter verfügbar und organisatorische Kapazitäten wachsen, ohne dass die Qualität der Arbeit leidet. Genau darin liegt für viele Steuerkanzleien eine wichtige Chance«.

Von Effizienz zu zusätzlicher Kapazität

Die HSP GRUPPE betrachtet KI deshalb nicht primär als Kosteninstrument. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie zusätzliche Mandate angenommen und bestehende Mandanten intensiver betreut werden können. Nach konservativen Berechnungen entstehen jährlich mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität. Etwa 28.000 Stunden davon entfallen auf produktive und abrechenbare Facharbeit. Daraus ergibt sich ein potenzielles zusätzliches Umsatzvolumen von rund 3,8 Millionen Euro pro Jahr.

Gerade in einer Branche, die seit Jahren unter Personalmangel leidet, zeigt sich damit ein möglicher Weg, Wachstum vom Umfang der verfügbaren Fachkräfte zu entkoppeln.

Die nächste Entwicklungsstufe

Inzwischen richtet sich der Blick auf die nächste Phase der KI-Nutzung. Mit ChatGPT Work und agentischen KI-Systemen untersucht die HSP GRUPPE, wie ganze Prozessketten neu gestaltet werden können. Ein Beispiel ist der Jahresabschluss. Fehlende Unterlagen könnten künftig bereits während des Jahres erkannt und automatisiert bei Mandantinnen und Mandanten angefordert werden, statt erst Monate später aufzufallen. Damit verschiebt sich der Fokus von der Unterstützung einzelner Aufgaben hin zur intelligenten Steuerung kompletter Arbeitsabläufe.

»Alle reden darüber, dass KI Steuerberaterinnen und Steuerberater ersetzen wird. Ich halte das für die falsche Debatte. Die eigentliche Chance besteht darin, qualifizierte Fachkräfte erheblich wirksamer zu machen«, sagt Carsten Schulz.

Praxistipps für Steuerkanzleien

KI als Organisationsprojekt verstehen, nicht als Einzellösung.

Mit konkreten Engpässen und wiederkehrenden Aufgaben beginnen.

Standardisierte Prozesse schaffen, bevor KI skaliert wird.

Erfolgreiche Anwendungsfälle systematisch dokumentieren und teilen.

Regelmäßige KI-Foren oder Jour-fixe etablieren.

Fachkräfte aktiv in die Entwicklung eigener Anwendungen einbinden.

Eigene Agenten für Mandantenkommunikation und Wissensmanagement entwickeln.

Nutzung und Geschäftsnutzen konsequent messen.

Freigewordene Zeit gezielt in Beratung und Mandantenservice investieren.

Langfristig End-to-End-Prozesse neu denken statt lediglich einzelne Tätigkeiten zu beschleunigen.

FAQ

Was macht den KI-Ansatz der HSP GRUPPE besonders?
HSP betrachtet KI nicht als isolierte Software, sondern als strategisches Organisationsprojekt. Dadurch entstehen skalierbare Arbeitsweisen, die über einzelne Effizienzgewinne hinausgehen.
Welche konkreten Effekte wurden erzielt?
Die HSP GRUPPE gewinnt nach konservativer Berechnung mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität pro Jahr, davon rund 28.000 Stunden für produktive und abrechenbare Facharbeit.
Wie profitieren Mandantinnen und Mandanten?
Fachkräfte gewinnen mehr Zeit für persönliche Beratung, komplexe Analysen und verständliche Kommunikation. Fast 80 Prozent der befragten Nutzerinnen und Nutzer berichten von besserem Mandantenservice.
Welche Aufgaben unterstützt KI besonders stark?
KI hilft vor allem bei Recherche, Textarbeit, Mandantenkommunikation, Datenaufbereitung, Analysevorbereitung und wiederkehrenden Buchungs- oder Wissensprozessen.
Ersetzt KI Steuerberaterinnen und Steuerberater?
Nein. Der Artikel zeigt KI als Verstärker menschlicher Expertise. Sie übernimmt Routineanteile und schafft Freiräume für Beratung, Prüfung, Einordnung und Vertrauen.
Warum ist Wissensaustausch für den Erfolg wichtig?
Damit gute KI-Anwendungen nicht bei Einzelpersonen bleiben, nutzt HSP Formate wie den KI-Jour-fix und zentrale Agenten. So wird individuelles Erfahrungswissen zur gemeinsamen Infrastruktur.
Welche Rolle spielen spezialisierte Agenten?
Spezialisierte Agenten bündeln wiederkehrende Anforderungen, etwa in Mandantenkommunikation oder Buchungsprozessen. Dadurch werden Standards leichter nutzbar und Prozesse konsistenter.
Wie lässt sich der Nutzen von KI messen?
HSP kombiniert Nutzungsdaten, interne Befragungen und wirtschaftliche Hochrechnungen. Entscheidend sind nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Produktivität, Qualität, Service und abrechenbare Kapazität.
Was können andere Kanzleien daraus lernen?
Der wichtigste Impuls lautet: klein anfangen, aber organisatorisch denken. Erfolgreiche Kanzleien identifizieren Engpässe, standardisieren Prozesse und skalieren bewährte Anwendungen systematisch.
Worin liegt die nächste Entwicklungsstufe?
Die nächste Stufe liegt in agentischen KI-Systemen, die nicht nur einzelne Aufgaben unterstützen, sondern komplette Prozessketten vorausschauend steuern können.

Management Summary, FAQ und Bild wurden mit Hilfe von KI erstellt

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