Die Unternehmensgruppe Wood & Energy setzt auf nachhaltiges Wirtschaften, auch im Backoffice. Gelungen ist dieser Anspruch mit einem System für Enterprise Content Management (ECM), das als ideales Fundament für optimierte Prozesse dient.
Die international ausgerichtete Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Luxemburg unterhält drei Produktionsstandorte in Belgien und Deutschland. Seit 1997 ist sie in der holzverarbeitenden Industrie tätig und steht für regionale und nachhaltige Forstwirtschaft. Das Unternehmen produziert hochwertige Massivholzprodukte, Biobrennstoffe (Pellets) und erneuerbare Energien auf Basis von Biomasse. Dabei achtet Wood & Energy auf eine optimale Nutzung der -Synergien zwischen Stoff- und Energiekreislauf.
Die Gruppe verzeichnete ein stetiges Wachstum, das sich auch in der sukzessiven Erweiterung des Portfolios widerspiegelte. Sie verfolgt dabei einen Zero-Waste-Ansatz und sorgt für 100 Prozent Wertschöpfung. Mithilfe modernster Technologien werden effiziente und nachhaltige Prozesse geschaffen. Strom und Wärme, die an zwei Standorten produziert werden, dienen neben der Versorgung betrieblicher Prozesse auch derjenigen von mehr als 50.000 deutschen und belgischen Haushalten. Für die Verwaltung sorgt die W&E Strategy, der luxemburgische Verwaltungsstandort, an dem die Buchhaltung sowie die IT-Abteilung verortet sind. Hier fallen auch die Entscheidungen über die Strategie- und Wachstumsplanung von Wood & Energy.
Der Anspruch, nachhaltig zu wirtschaften, erstreckt sich auch auf die Prozesse im Backoffice. »Um die Verwaltungsabläufe zu optimieren, waren wir auf der Suche nach einem passgenauen ECM-System. Das papierlose Büro sollte so in greifbare Nähe rücken«, erklärt Fabien Domange, Verantwortlicher IT bei der Wood & Energy Group.

Wood & Energy verarbeitet Holz aus regionaler, kontrollierter und nachhaltiger Forstwirtschaft aus dem Eifel- und Ardennenmassiv. Durch den verantwortungsvollen Umgang mit dem Naturrohstoff Holz wird der gesamte Stamm, vom Kern bis zur Rinde genutzt. Dies sorgt für eine hundertprozentige Wertschöpfung und durch Zero Waste werden 100 % aller Nebenprodukte verwertet.

Das Biomasse-Heizkraftwerk arbeitet nach dem Prinzip der Kraft-Wärme-Kopplung. Dies bedeutet die parallele Erzeugung von Strom als auch Wärme mit höchsten Wirkungsgraden und einer bestmöglichen Ressourcenschonung. Die entstehende Abwärme wird zur Versorgung der eigenen Schnittholztrockenkammern und der Pellets-Produktion genutzt. Nach interner Versorgung mit Elektrizität wird der Stromüberschuss ins öffentliche Netz eingespeist. Des Weiteren werden Emissionszertifikate für die CO2-neutrale Stromproduktion generiert.
Papierberge und dezentrale Datenhaltung als Herausforderung. Die Dokumente der Gruppe wurden vor der ECM-Einführung dezentral an vier Standorten in Belgien, Deutschland und Luxemburg gelagert. Die Originale lagen oftmals nur im Papierformat vor, so dass man sie bei Bedarf per Post, Fax oder als gescanntes Dokument per E-Mail an andere Standorte versenden musste. Doch auch dort hatten Mitarbeitende teilweise nur begrenzten Zugriff auf die Geschäftsunterlagen, da sich die entsprechenden Büros über das gesamte Produktionsgelände verteilen. Daher war die Informationsbeschaffung sehr zeitaufwändig, die Kommunikation wenig transparent. »Als problematisch erwies sich vor allem, dass W&E Strategy nicht an die Dokumentenverwaltung der Produktionsstätten angebunden war. Das machte die administrative Arbeit zu einer besonderen Herausforderung«, ergänzt Domange.
ECM als Lösung für vielfältige Anforderungen – auch in Kombination mit ERP. Wood & Energy benötigte also eine zentrale Software, die den standortunabhängigen Zugriff auf Unternehmensdaten ermöglicht – und dank ihrer Skalierbarkeit mit der Unternehmensentwicklung mithalten kann. Außerdem legte die Verwaltung großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und das problemlose Einhalten der Compliance-Richtlinien. Darüber hinaus galt es, die Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) der diversen Produktionsstandorte nahtlos anzubinden. Mit dieser Wunschliste wandte sich W&E Strategy an das Luxemburger IT-Systemhaus Multidata. Der zertifizierte ELO Business Partner empfahl rasch die ELO ECM Suite des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office – und war auch federführend für deren Implementierung zuständig.
Dabei stand die enge Verzahnung der ECM-Suite mit den unterschiedlichen ERP-Systemen der drei Produktionsstandorte im Fokus. Es handelt sich dabei um eigens von Multi-data entwickelte Lösungen. Alle in den ERP-Systemen generierten Dokumente lassen sich seither automatisch im ECM-Repository ablegen. So haben die Mitarbeitenden am Verwaltungsstandort jederzeit Zugriff auf die Unterlagen. Umgekehrt werden alle im ECM-System erfassten Rechnungen automatisch an die ERP-Systeme übergeben. Dies vermeidet Medienbrüche und verringert die Fehlerquote.
Rechtskonforme Archivierung – Rechnungsmanagement mit KI-Unterstützung. Die ECM-Suite bildet seit 2007 die Grundlage der ganzheitlichen Prozessdigitalisierung und wurde sukzessive innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe erweitert: Sämtliche Geschäftsunterlagen werden über die Digitalisierungsplattform verwaltet, so beispielsweise auch die Ein- und Ausgangsrechnungen. Auch der standortunabhängige Zugriff ist jederzeit gegeben. Die sichere und rechtskonforme Ablage sensibler Unternehmensdaten erhöht die Transparenz über die Dokumentenverwaltung, reduziert den Zeitaufwand und die Komplexität. So sparen sich die Mitarbeitenden nicht nur lange Laufwege, auch der Versand von Geschäftsunterlagen gehört damit der Vergangenheit an.
Durch die sukzessive Umstellung auf den Rechnungsempfang per E-Mail und die Einführung des digitalen Rechnungsmanagements mit Hilfe der Fachbereichslösung ELO Invoice hat Wood & Energy das Papieraufkommen deutlich reduziert. Mittlerweile liest ein Modul für künstliche Intelligenz (KI) die relevanten Rechnungsdaten aus den Eingangsrechnungen aus und übernimmt sie automatisch in das ECM-System. Alternativ lassen sich die Informationen auch per Klick-OCR (Optical Character Recognition) auslesen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt digital. Dabei gelangen die Freigabedokumente per Workflow zeitnah an die jeweiligen Entscheidungsträger zur Prüfung. Bei Abwesenheit greifen Vertretungsregeln.
Von Innovation und Nachhaltigkeit geprägte Prozesse. Mit der ECM-Lösung ist es gelungen, die verschiedenen Anforderungen der W&E Strategy zu erfüllen – inklusive der Einhaltung der Compliance-Richtlinien. Die ECM-Suite ermöglicht nun den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Geschäftsunterlagen. Gleichzeitig sorgt sie für eine rechtskonforme Ablage auch sensibler Daten und Dokumente. Insgesamt profitiert die Gruppe von integrierten und medienbruchfreien Abläufen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsverarbeitung – und damit von mehr Transparenz und Effizienz. »Dank des länderübergreifenden Zugriffs auf das ECM-System erfahren unsere Mitarbeiter erhebliche Entlastung. So erfolgt die Informationsbeschaffung in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit«, so Fabien Domange abschließend.
W&E Strategy hat auf die richtigen Partner in Sachen Digitalisierung gesetzt. Das eröffnet Spielraum für weitere Projekte.
Sabina Merk
Illustration: © kkssr | Dreamstime.com AI generated
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