Illustration Absmeier foto freepik

In produzierenden Unternehmen ist die Trennung zwischen direktem und indirektem Einkauf klar definiert: Direkte Bedarfe – etwa Rohstoffe, Halbfabrikate oder Verpackungen – fließen unmittelbar in das Endprodukt ein. Alles andere fällt unter indirekten Einkauf. Doch diese Unterscheidung greift zu kurz, wenn man die Rolle der sogenannten MRO-Bedarfe betrachtet. Sie zählen formell zum indirekten Einkauf, sind aber essenziell für die Aufrechterhaltung der Produktion – und damit geschäftskritisch. Produktionsunternehmen müssen deshalb ihre MRO-Beschaffung möglichst effizient gestalten.

Indirekt, aber systemrelevant

Im Kern betrifft die MRO-Beschaffung Materialien und Dienstleistungen, die notwendig sind, um Produktionsanlagen funktionsfähig zu halten. Dazu zählen Ersatzteile, Werkzeuge, Arbeitskleidung ebenso wie technische Services und externe Wartungsarbeiten. Fällt etwa ein Maschinenelement aus, ist schnelles Handeln gefragt. Jede Verzögerung gefährdet die Produktionsfähigkeit, führt zu Stillstand und verursacht potenziell hohe Kosten.

Obwohl diese Bedarfe indirekter Natur sind, stehen sie in der betrieblichen Priorität oft weit über klassischen »C-Teilen« wie Papier oder Möbeln. Die Beschaffung von MRO-Artikeln macht einen erheblichen Anteil am indirekten Beschaffungsvolumen produzierender Unternehmen aus und hat einen entsprechend großen Einfluss auf die Effizienz und Sicherheit der Betriebsabläufe.

Komplexität trifft Praxis

Die Anforderungen an die MRO-Beschaffung unterscheiden sich grundlegend von denen des klassischen indirekten Einkaufs. Häufig sind Service- und Materialbedarfe eng miteinander verzahnt. Ein Beispiel: Muss eine defekte Pumpe ersetzt werden, wird in der Regel nicht nur das Ersatzteil benötigt, sondern gleichzeitig auch ein Dienstleister, der zum Beispiel die Installation übernimmt. Die Anfrage ist also mehrdimensional, betrifft verschiedene Verantwortungsbereiche und erfordert eine besonders schnelle und präzise Abwicklung.

Diese Komplexität wird durch unvorhersehbare Ereignisse zusätzlich verschärft. Denn gerade im MRO-Bereich sind Services wie Wartung, Reparatur oder technische Supportleistungen häufig nicht planbar und erfordern ein hohes Maß an Flexibilität und Schnelligkeit. Zwar gibt es in den meisten Unternehmen Wartungspläne und feste Instandhaltungsfenster – dennoch lassen sich viele Reparaturen nicht antizipieren. Hinzu kommt, dass oft unvollständige oder ungenaue Informationen über bereits ausgeführte Arbeiten und Leistungen von externen Dienstleistern vorliegen. Dadurch wird es schwierig, eine exakte Analyse durchzuführen und künftige Bedarfe verlässlich vorauszusehen. Die Folge: Es fehlt an planbaren Daten, Beschaffungen erfolgen unter Zeitdruck, und der Einkauf ist auf ein zuverlässiges Netzwerk aus bevorzugten Lieferanten und Dienstleistern angewiesen, die kurzfristig reagieren können müssen.

MRO-Beschaffung findet in Werkshallen statt – nicht in Büros

Ein weiteres Charakteristikum der MRO-Beschaffung: Die eigentlichen Besteller sind häufig nicht klassische Einkaufsexperten, sondern Mitarbeitende aus dem technischen Bereich – etwa Ingenieure oder Instandhalter. Diese arbeiten in der Praxis überwiegend im SAP-Modul »Plant Maintenance« (PM), in dem Wartungsaufträge verwaltet und dokumentiert werden.

Um Bestellprozesse möglichst nahtlos in diesen Arbeitsablauf zu integrieren, setzen einige Unternehmen deshalb auf Einkaufslösungen, die direkt an SAP PM angebunden sind und den Nutzer nicht mit unnötigen Schnittstellen oder Medienbrüchen belasten. So lassen sich Katalogartikel, Vertragspositionen oder Freitextanforderungen kontextbezogen bereitstellen – auch mobil, etwa über QR-Code-Scans an Maschinen. Anbieter wie BeNeering ermöglichen diesen nutzerzentrierten Zugang über ihre Plattformlösungen, ohne dass Nutzer die gewohnte Systemumgebung verlassen müssen.

Systemintegration ist kein Selbstläufer

Ein zentrales technisches Kriterium ist der Echtzeit-Zugriff auf ERP-Daten – insbesondere auf Lagerbestände, Buchungskreise und Budgetinformationen. Viele Drittanbieter werben zwar mit »Plug-and-Play«-Schnittstellen zu SAP – in der Praxis zeigt sich jedoch, dass individuelle SAP-Systeme selten Standardprozessen folgen. Ohne tiefgreifendes Verständnis der Datenstruktur und Prozesslogik ist eine verlässliche Integration daher kaum möglich.

Technisch entscheidend für eine erfolgreiche MRO-Beschaffung ist die Tiefe der Integration in SAP. Insbesondere in stark individualisierten ERP-Landschaften – mit spezifischen Buchungskreisen, hybriden Instandhaltungsprozessen oder erweiterten Objektstrukturen – stoßen Standardanbindungen häufig an ihre Grenzen. Plattformen, die nativ auf SAP-Datenmodelle zugreifen können, bieten hier Vorteile bei der prozesssicheren Abbildung komplexer Konstellationen.

Typische Fallstricke und Maverick Buying

Ein wiederkehrendes Thema ist in der Praxis das sogenannte »Maverick Buying«: In dringenden Fällen umgehen Techniker formale Beschaffungsprozesse und kaufen benötigte Teile direkt beim lokalen Händler. Der Grund: interne Prozesse sind zu langsam, die benötigten Artikel nicht verfügbar oder schwer auffindbar. Die Konsequenz sind Compliance-Risiken und inkonsistente Daten in ERP-Systemen.

Solche Umgehungstatbestände lassen sich nur vermeiden, wenn Beschaffungslösungen auf die Bedürfnisse der technischen Anwender zugeschnitten sind. Das bedeutet: einfache Nutzerführung, sofortige Verfügbarkeit der richtigen Inhalte und minimaler Zeitaufwand – idealerweise eingebettet in die gewohnte SAP-Umgebung.

Weitere Anforderungen an Einkaufslösungen

Um den komplexen Anforderungen der MRO-Beschaffung gerecht zu werden, sollten Beschaffungslösungen deshalb speziell darauf ausgelegt sein, den gesamten Lebenszyklus von MRO-Dienstleistungen abzubilden. Durch die enge Verzahnung mit SAP ERP und Vertragsmanagementsystemen können die technischen Anwender den Beschaffungsprozess transparent und intuitiv durchführen. Wesentliche Merkmale sind:

Flexibilität bei geplanten und ungeplanten MRO-Services:
Die Lösung unterstützt sowohl regelmäßige Wartungsarbeiten als auch spontane Reparatureinsätze und passt sich flexibel an die dynamischen Anforderungen der Produktion an.
Lieferantenportal mit Echtzeit-Feedback:
Dienstleister können Leistungen bestätigen, Stundenzettel erfassen und Leistungsnachweise digital übermitteln – direkt verknüpft mit den jeweiligen MRO-Aufträgen.
Direkter Zugriff auf Vertragsdaten:
Dieser erlaubt die Einsicht auf vertraglich vereinbarte Servicepositionen, was für Lieferanten besonders hilfreich bei der Leistungserfassung ist, um die Übereinstimmung mit dem Vertrag sicherzustellen und Leistungserfassungsblätter compliant zu halten.
Automatisierte Leistungserfassung und Abrechnung:
Die Digitalisierung von Leistungserfassungsblättern und deren Integration ins SAP-System ermöglichen eine effiziente, regelkonforme Abrechnung, auch mit verschiedenen Modellen wie ERS.
Transparenz für alle Beteiligten:
Sowohl technische Anwender als auch die Einkaufsabteilung behalten jederzeit den Überblick über Status, Genehmigungen und Kosten.

Fazit: MRO braucht eigene Antworten

Die MRO-Beschaffung ist formal dem indirekten Einkauf zugeordnet – hat aber direkte Auswirkungen auf die Produktionsfähigkeit. Unternehmen, die diesen Bereich vernachlässigen, riskieren mehr als nur ineffiziente Prozesse – sie gefährden im Ernstfall ihre Lieferfähigkeit. Daher sind spezialisierte Lösungen nötig, die den Spagat zwischen ERP-Tiefe, Nutzerfreundlichkeit und Prozesssicherheit beherrschen.

BeNeering bietet mit seiner Digital Procurement Plattform eine praxiserprobte Antwort auf diese Herausforderungen. Die Lösung verbindet SAP-Integration, Guided Buying und rollenbasierte Nutzerführung und ermöglicht eine intelligente Verknüpfung von Inhalten wie Produktdaten, Beschreibungen, Katalogeinträgen, Lieferanteninformationen und Dokumenten. So wird die indirekte MRO-Beschaffung zu einem steuerbaren, effizienten und revisionssicheren Bestandteil des Einkaufs.

Über BeNeering

BeNeering ist ein deutsches Unternehmen, das KI-gestützte Lösungen für die indirekte Beschaffung entwickelt. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering modernste Technologie mit digitalisierten Best Practices. Die BeNeering Digital Procurement Plattform digitalisiert verschiedene Einkaufskanäle in einer Standardlösung und bietet agile Tools für die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anforderungen. Seit 2018 setzt BeNeering auf Künstliche Intelligenz, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu maximieren. Über 300.000 Nutzer – in Konzernen sowie mittelständischen Unternehmen aus 11 Branchen in 85 Ländern – optimieren mit BeNeering ihre Einkaufsprozesse und automatisieren bis zu 90 Prozent der Beschaffungsanfragen im Bereich der indirekten Ausgaben. Dank nahtloser Integration in ERP-Systeme wie SAP, profitieren Kunden von hoher Compliance und niedrigen Integrationskosten. Mit einem Team von über 65 Experten und KI-Talenten in Deutschland und Polen wächst das Unternehmen dynamisch und verzeichnete in den letzten vier Jahren ein jährliches Umsatzwachstum von mindestens 28 Prozent.

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