Projekte und Portfolios unternehmensweit zentral und integriert steuern, transparent managen und wirksam umsetzen.

Der Softwarehersteller InLoox hat seine Plattform für Projekt- und Portfoliomanagement in einer neuen Version auf den Markt gebracht. Die Lösung bietet Unternehmen strategische Vorteile aus der Integration in Microsoft-365-Umgebungen, effektive Instrumente zur Unternehmenssteuerung und verschafft dem Management mehr Transparenz über den Status von Projekten sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen. Insgesamt soll die Projektarbeit produktiver umgesetzt werden können, wobei die nahtlose Integration von InLoox in Outlook, granular einstellbare Berechtigungen und Synchronisation hier eine Schlüsselrolle spielen.

Zu den Neuerungen in InLoox 26.1 zählen das Integration Center, in dem sämtliche Integrationen und zugehörige Berechtigungen eines Unternehmens zusammenlaufen, sowie ein Benachrichtigungs-Center für individuelle Aufgaben und Projekte der Teammitglieder. Anhand von vier visuellen Projekt-Indikatoren können sich Führungskräfte und PMOs sofort einen Überblick über Status, Erlöse, Budget- und Ressourcenkosten verschaffen, ohne zusätzliche Auswertungen oder Dashboards erstellen zu müssen. Ebenfalls neu auf der Projektmanagement-Plattform ist der Zeiterfassungsbereich, in dem sich unter anderem Outlook-Termine einfach und direkt verbuchen lassen.

Das Integration Center bietet InLoox Nutzern eine zentrale Steuerungsinstanz für alle Integrationen in Microsoft 365, die E-Mails, Kalender, Aufgaben und Dokumente betreffen. Es bildet die Grundlage für viele Neuerungen in Version 26.1.Quelle: InLoox

Zentrale Steuerungsinstanz und nahtloses Zusammenspiel in Outlook

Das Integration Center bietet Unternehmen eine zentralisierte Steuerungsinstanz für alle Integrationen in Microsoft 365, die E-Mails, Kalender, Aufgaben und Dokumente betreffen. Nutzer sehen auf einen Blick, welche Funktionen aktiv sind und wie InLoox in die jeweilige Microsoft-365-Umgebung eingebunden ist.

Zum Beispiel wurde das Zusammenspiel von Aufgaben und Outlook weiter ausgebaut. Mit neuen Synchronisationsfunktionen können Aufgaben noch flexibler erstellt, geplant und aktuell gehalten werden. Projektaufgaben lassen sich nun direkt mit dem Outlook-Kalender verknüpfen. Wenn die entsprechende Berechtigung im Integration Center aktiviert ist, genügt ein Regler in der Aufgabe, um diese im Kalender abzulegen und zu synchronisieren. In den Berechtigungen lässt sich einstellen, dass durch Änderungen an InLoox-Aufgaben auch die Kalendereinträge aktualisiert werden – und umgekehrt. Sofern beide Berechtigungen im Integration Center aktiviert sind, können Aufgaben und Kalendereinträge bidirektional synchronisiert werden.

Im Integration Center lassen sich über einen Regler Projektaufgaben direkt mit dem Outlook-Kalender verknüpfen und synchron halten. Nach Aktivierung der entsprechenden Berechtigung im Integration Center genügt ein Regler in der Aufgabe, um diese im Kalender abzulegen und zu synchronisieren. Sofern beide Berechtigungen aktiviert sind, können Aufgaben und Kalendereinträge bidirektional synchronisiert werden.Quelle: InLoox

Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. Foto: Mica Zeitz

»Moderne Projektarbeit ist heute hochgradig kollaborativ, gleichzeitig aber zunehmend reguliert und geschäftskritisch«, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. »Mit den erweiterten, granular steuerbaren Berechtigungen schaffen wir die Balance zwischen Offenheit und Kontrolle. Unternehmen können Verantwortlichkeiten klar definieren, Informationsintegrität sichern und Projekte skalierbar steuern. Governance verstehen wir als wichtige Voraussetzung für Produktivität.«

Im neuen in-App Benachrichtigungs-Center sind projektbezogene Hinweise zu Änderungen zentral an einer Stelle gebündelt, sodass man nun aktuelle Informationen beim User einholen kann, ohne die Projektmanagement-Umgebung verlassen zu müssen.

Für Projektverantwortliche und PMOs stärkt InLoox 26.1 die Transparenz auf Managementebene. Mit visuellen Projektindikatoren, die direkt in die Projektliste integriert sind, können sie nun eine Projektsituation unmittelbar einschätzen.

Im Zeiterfassungsbereich: Outlook-Termine einfach und direkt verbuchen

Die Zeiterfassung aus Kalenderterminen wurde mit Version 26.1 weiter vereinfacht. Im Zeiterfassungs-Kalender arbeiten Projektmitglieder in einer Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht. Ihre Outlook-Termine können sie per Regler direkt einblenden. Eine zusätzliche »Erfasst«-Spalte zeigt auf einen Blick, welche Termine bereits verbucht wurden. Die Verbuchung selbst lässt sich einfach in wenigen Schritten bewerkstelligen: Termin anklicken, erfassen, Projekt auswählen – fertig. Zeiteinträge lassen sich flexibel per Drag and Drop anpassen, verschieben oder duplizieren. Darüber hinaus lassen sich auch Zeiteinträge ohne Outlook-Bezug erfassen, und bei Bedarf kann zwischen Kalender- und Listenansicht gewechselt werden.

Dr. Tiziano Panico, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. Foto: Mica Zeitz

»Unternehmen können ihre Projekte mit unserer Lösung von einem Ort aus zentralisiert steuern und transparenter managen sowie Aufgaben, Dokumente und Termine stärker in Microsoft-365-Umgebungen integrieren. Durch das Integration Center vertiefen wir die Integration von InLoox in Microsoft 365. Mit InLoox 26.1 verfolgen wir das Ziel, Projektarbeit nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen einzubetten und über Automatisierungen die effiziente Verarbeitung von Projektinformationen zu erleichtern. Konsistente Daten, weniger Medienbrüche sowie die Integrationsarchitektur gewährleisten dabei Transparenz und administrative Kontrolle gleichermaßen«, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Tiziano Panico.

[[Bildmaterial: Hochauflösende Motive auf Anfrage per E-Mail]] [[Quelle: InLoox]]

Mit Projekt-Indikatoren den Status auf einen Blick erkennen.Quelle: InLoox

Anhand von vier visuellen Projekt-Indikatoren können sich Führungskräfte und sofort einen Überblick über Status, Erlöse, Budget- und Ressourcenkosten verschaffen, ohne zusätzliche Auswertungen oder Dashboards erstellen zu müssen.

Fortschritts-Indikator: Visualisiert den zeitlichen Projektverlauf zwischen Start und Ende. Ein Ampelsystem (rot, orange, grün) zeigt, ob ein Projekt im Zeitplan liegt, während eine Markierung den tatsächlichen Arbeitsfortschritt darstellt. So werden Zeitverzüge sofort sichtbar.
Einnahmen-Indikator: Stellt geplante und tatsächliche Einnahmen gegenüber. Sobald das Einnahmenziel erreicht oder überschritten ist, wird der Balken grün.
Kosten-Indikator: Vergleicht geplante und tatsächliche Gesamtausgaben und macht Budgetabweichungen direkt erkennbar.
Ressourcenkosten-Indikator: Zeigt auf Basis der Zeiterfassung, ob geplante Ressourcenkosten eingehalten werden oder überschritten sind.

Kalenderansicht und Einblenden von Outlook-Kalender zum Verbuchen von Projektarbeitszeit. Die Termine werden in Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht inklusive Outlook-Terminen angezeigt und können per Rechtsklick oder ziehen in die Erfasst-Spalte als Projektarbeitszeit verbucht werden.Quelle: InLoox

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