Management Summary

Digitale Einkaufsportale ersetzen manuelle, fehleranfällige Beschaffungsprozesse: Excel‑Listen, Umlaufmappen und Medienbrüche werden durch durchgängige, webbasierte Workflows abgelöst – ein zentraler Schritt für handlungsfähige Verwaltungen.
Landesweite Standardisierung schafft Effizienz und Transparenz: Lösungen wie das eWarenhaus Berlin oder KomKa RP bündeln Rahmenverträge, vereinheitlichen Prozesse und ermöglichen erstmals belastbares Monitoring über Verbräuche und Kosten.
Fachkräftemangel macht Automatisierung unverzichtbar: Kommunen verfügen oft über kein qualifiziertes Einkaufspersonal; digitale Einkaufsportale entlasten Mitarbeitende und setzen dringend benötigte Kapazitäten frei.
Krisenfestigkeit wird zum strategischen Vorteil: Elektronische Katalogeinkäufe ermöglichen schnelle Reaktion auf außergewöhnliche Bedarfe – von Masken über Tablets bis hin zu Hochwasser‑Equipment.
E‑Procurement ist mehr als Digitalisierung von Bestellungen: Transparenz, Steuerbarkeit, Prozessbündelung und effiziente Workflows machen digitalen Einkauf zu einem strategischen Erfolgsfaktor für öffentliche Organisationen und Unternehmen.

Vom Fachkräftemangel über Compliance bis Krisensituation: Ein effizienter Beschaffungsprozess sichert die Handlungsfähigkeit öffentlicher Auftraggeber und Unternehmen. Während Excel-Listen, Umlaufmappen und manuelle Freigaben überall an Grenzen stoßen, sorgen digitale Einkaufsplattformen für Transparenz, Steuerung und Entlastung.

Die TEK-SERVICE AG ist seit mehr als 25 Jahren Anbieter webbasierter eProcurement-Lösungen. Im Interview mit drei langjährigen Kunden – der Vergabegrundsatzstelle der Polizei Berlin, dem Kommunalen Kaufhaus -Rheinland-Pfalz und der Einkaufsgenossenschaft des StGB NRW – zeigt Vorstandsvorsitzende Monika Schmidt, wie unterschiedlich die Beweggründe sein können, manuelle Beschaffungsprozesse zu digitalisieren – und wie vielfältig der Nutzen.

»eWarenhaus Berlin« – Prozesse landesweit vereinheitlicht

Monika Schmidt: Seit 2019 ordern autorisierte Besteller über das eWarenhaus des Landes Berlin. Grundlage sind ausgeschriebene Rahmenverträge des Landesverwaltungsamtes. Wie kam es zu dieser »Digitalstrategie«?

Achim Florin, Vergabegrundsatzstelle Polizei Berlin: Die frühere Verfahrensweise führte zu Medienbrüchen im Beschaffungsprozess. Benötigt wurde ein volldigitaler, effizienter Prozess, der zu Mehrwerten und Synergien bei den nutzenden Dienststellen und den Lieferanten führte. So konnte beispielsweise die gleichzeitige Mittelbindung zu den Bestellungen in unserem Haushalts- und Kassensystem in den Workflow integriert werden; ein wirklicher Meilenstein.

Wo lagen die Herausforderungen und wo stehen Sie heute?

Achim Florin: Aufwändig waren weniger die technischen Details als die Einbindung der Dienststellen. Es galt, die einzelnen Mitarbeitenden mitzunehmen, die Vorteile des eWarenhauses transparent zu machen und etablierte Verhaltensweisen zu ändern. Zum Beispiel den Abschied von »lieb« gewonnenen Excel-Dateien.

»KomKa – Kommunales Kaufhaus« Rheinland-Pfalz: Einkauf entlasten, Ressourcen freisetzen

KomKa ist seit 2016 ein Service der Kommunalberatung Rheinland-Pfalz, mit dem Städte und Gemeinden ihren Einkauf auf Grundlage landesweit gebündelter Rahmenverträge steuern. Was bewegt Kommunalverwaltungen, das Angebot von KomKa anzunehmen?

Simon Layher, KomKa RP: Da gibt es mindestens drei Gründe.

Ein wirtschaftlicher und gleichzeitig rechtssicherer Beschaffungsprozess: Die Verwaltung kann günstig ohne eigene Ausschreibung ihre Bedarfe decken, da die Rahmenverträge regelmäßig durch KomKa ausgeschrieben werden.
Arbeitserleichterung: Wer macht sich gern die Arbeit, zehnmal im Jahr Tonerkartuschen, Babywindeln oder Bürobedarfe zu bestellen? Immer wieder suchen, Angebote vergleichen, auswählen, bestellen und Zahlungen händisch veranlassen. Durch die Bündelung fällt ein Großteil der Arbeitsschritte weg oder wird vereinfacht.
Überblick: Durch den eEinkauf mit KomKa erhalten die Kommunen erstmals Daten über ihre Verbräuche und somit die Möglichkeit, Monitoring zu betreiben. Daraus lassen sich Verbesserungspotenziale ableiten, ohne viel Aufwand zu betreiben.

Studien prognostizieren 1,6 Millionen fehlende Verwaltungsfachkräfte. Welche Rolle spielt das Kommunale Kaufhaus in diesem Kontext; was sind Ihre Ziele?

Simon Layher: Ja, das ist ein zentrales Thema, das uns in Zukunft vor große Herausforderungen stellt. Die Auswirkungen sind bereits jetzt deutlich spürbar. Die aktuell ca. 11.000 Gemeinden in Deutschland verfügen zumeist über kein oder kein qualifiziertes Einkaufspersonal. Beschaffung läuft im Arbeitsalltag nebenbei mit und bindet unglaubliche Ressourcen. Durch den Einsatz von KomKa setzen wir innerhalb der Verwaltungen Kapazitäten frei, die an anderen Stellen dringend benötigt werden.

Nordrhein-Westfalen: handlungsfähig bleiben – auch im Krisenfall

KoPart ist die Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW. Seit 2014 bieten Sie Ihren Mitgliedern den »elektronischen Katalogeinkauf«. Können Sie Mehrwerte benennen, die sich daraus ergeben?

Dr. Ralf Togler, KoPart eG: Als Einkaufsgenossenschaft bietet KoPart ihren Mitgliedern den Mehrwert, ihren Bedarf aus landesweit gebündelten, ausgeschriebenen Rahmenverträgen abzurufen. Zum einen hat das wirtschaftliche und vergaberechtliche Vorteile. Vor dem Hintergrund fehlender Fachkräfte entlasten unsere Einkaufsservices aber vor allem die Mitarbeitenden in den Städten und Gemeinden.

Wo stehen Sie heute? Wie viele Kommunalverwaltungen greifen auf Ihren Katalog »Einkauf« zu, wie viele Kataloge und Lieferanten haben Sie im Sortiment?

Dr. Ralf Togler: Inzwischen nutzen über 100 Verwaltungen und kommunale Organisationen unsere Services. Mit ca. 50 Rahmenverträgen decken wir den erforderlichen Bedarf an Alltagsgütern gut ab. Der Umsatz der abgerufenen Produkte liegt bei mehreren Millionen Euro; Tendenz steigend. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Gerade der eEinkauf hat sich in Krisenzeiten bewährt und sich als wendig und robust erwiesen. Haben Sie ähnliche Erfahrungen sammeln können?

Dr. Ralf Togler: Tatsächlich haben wir das bei den zahlreichen Krisen der kürzeren Vergangenheit erlebt, bei der Versorgung von Flüchtlingen, in Zeiten von Corona und bei der Hochwasserkatastrophe. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, schnell auf kommunale Anforderungen reagieren zu können. Waren es 2014/2015 zunächst Betten, Matratzen oder anderer Hausrat, so waren während der Pandemie Masken, Raumluftgeräte, oder Tablets für das Homeschooling von Schülern in NRW gefragt. Wasserpumpen und schweres Gerät waren dagegen bei der Hochwasserkatastrophe erforderlich. Durch die gebündelte Vorgehensweise der KoPart eG konnten die erforderlichen Produkte schnell abgerufen werden.

Digitaler Einkauf als strategischer Erfolgsfaktor

Die Beispiele zeigen: eEinkauf ist in Berlin, Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen dank TEK-SERVICE erfolgreich gelebte Praxis. Gleichzeitig wird deutlich, dass eProcurement weit über die reine Digitalisierung von Bestellungen hinausgeht. Es liefert Transparenz, Entlastung, Standardisierung und schnelle Reaktionsfähigkeit gleich mit – strategische Mehrwerte, von denen kommunale Organisationen ebenso profitieren wie Unternehmen, die die Leistungen und Erfahrung von TEK-SERVICE in Anspruch nehmen.

Der Einstieg? Muss nicht kompliziert sein! »Einen Internetzugang – mehr braucht es nicht, damit ehemals papiergestützte Beschaffungsabläufe innerhalb weniger Wochen durch eProcurement und effiziente Workflows abgelöst werden«, erklärt TEK-SERVICE-Vorstandsvorsitzende Monika Schmidt.

eProcurement mit TEK-SERVICE

Mit webbasierten Lösungen digitalisiert und steuert TEK-SERVICE die Einkaufsprozesse in Verwaltung und Unternehmen – transparent, effizient und ressourcensparend.

Das:

entlastet Einkaufsteams

bündelt Prozesse und Daten

ermöglicht Einkaufsverbünde

schafft Transparenz und Steuerbarkeit

unterstützt eVergabe und eAbrechnung

bewährt sich auch in Krisenzeiten

Mehr Informationen unter: www.tek-service.de

Illustration: © Dharshani Gk Arts, Stan Parkh | Dreamstime.com

1146 Artikel zu „Beschaffung Prozess“

News | Business Process Management | Geschäftsprozesse | Künstliche Intelligenz

KI in der Beschaffung: Wie Insight Engines die Prozesse im Einkauf optimieren

3. Februar 2024

Die großen Vorteile von Insight Engines für das Wissensmanagement. Von der Beschaffung hängt der Geschäftserfolg vieler Unternehmen maßgeblich ab – vor allem in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Um alle Geschäftsziele zu erreichen, erwerben sie regelmäßig Waren und Dienstleistungen. Dabei stehen Mitarbeiter vor vielfältigen Herausforderungen, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Das umfasst beispielsweise…