Unternehmen stehen vor einer höchst anspruchsvollen Aufgabe, wenn es um ihre Zukunftsfähigkeit geht. Sie müssen digitale Geschäftsmodelle entwickeln, eine hohe Innovationsgeschwindigkeit vorlegen und gleichzeitig einen stabilen und kosteneffizienten Betrieb sicherstellen. Managed Services gelten dabei als das wohl wichtigste Transformationswerkzeug.

Das Tempo wächst, der Druck steigt: in der jährlich durchgeführten »CGI Voice of our Clients«-Studie gaben 70 Prozent der Führungskräfte an, dass die Digitalisierung ihre Geschäftsmodelle stark verändert [1]. Ein Jahr später sind es bereits 81 Prozent. Es ist schon schwierig genug, auf diesen rasanten Wandel mit einer tragfähigen Digitalisierungsstrategie zu reagieren. Noch schwerer ist es, sie dann auch umzusetzen, und dabei die Kosten und Ressourcen im Griff zu behalten.

Technische Altlasten mit komplexen Systemlandschaften, Cyberbedrohungen, geopolitische Unsicherheiten und strengere Regulierungen gelten als die größten Hürden. Die Unternehmensstruktur muss darauf entsprechend vorbereitet sein und mit veränderbaren Prozessen und Ressourcen schnell und beweglich in alle Richtungen skalieren können. In dieser kritischen Situation erkennen viele Unternehmer, dass sie mit der Unterstützung von externen Sourcing-Dienstleister bessere Chancen haben, ihre Ziele zu erreichen. Managed Services werden in dieser dynamischen Umgebung zum zentralen Baustein moderner Unternehmensführung.

Kooperationsformen und Betriebsmodelle. Die Bandbreite potenzieller Kooperationsmodelle reicht dabei vom klassischen Outsourcing spezifischer Aufgaben über strategische Managed Services bis hin zu kooperativen Transformationspartnerschaften. Typische Beispiele für eine kurzfristig angelegte und schnell greifende Zusammenarbeit sind Formate wie Extended Workbench und Vendor Consolidation. Sie entlasten die internen IT-Teams durch die Übernahme von operativen Aufgaben und Projekten. Häufig entsteht jedoch eine Bündelung mehrerer Dienstleister unter einem zentralen Management, deren Leistungen im Idealfall skalierbar gesteuert werden können.

Die Vorteile strategischer Partnerschaften und Managed Services

Steigerung der Unternehmensagilität durch den Einsatz und Betrieb neuer Technologien und Plattformen.

Reduktion der Komplexität und zukunftsorientiertes Application Portfolio Management.

Umsetzung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben durch Best Practices.

Ersetzen der Fixkostenlogik durch Kostentransparenz und Skalierbarkeit.

Know-how-Bindung und aktives Wissensmanagement, gestützt durch moderne KI-Tools.

Professionelle Begleitung von Technologiewechseln – von Legacy bis KI.

Strategische Managed Services dagegen sind langfristiger angelegt. Hier erfolgt die Übergabe bestimmter IT-Leistungen an den Managed Service Provider, mit genau definierten Qualitätsstandards und Ergebnissen. Die Integration und Skalierung der Leistungen erfolgt in einem zentralen IT-Kompetenzzentrum oder Global Capability Center (GCC), das entweder innerhalb des Unternehmens oder durch den Managed Service Provider betrieben wird.

Noch einen gewichtigen Schritt weiter gehen Transformationspartnerschaften mit einem gemeinsamen Center-of-Excellence. Ein Joint-governed CoE verbindet externe Expertise mit interner Steuerung und beschleunigt so den Aufbau strategischer Kompetenzen. Gemischte Teams arbeiten hier gemeinsam sowohl an der Erarbeitung als auch der Umsetzung von Innovationszielen. Diese intensivste Form der Kooperation kann bis zur Gründung eines Joint Ventures gehen.

CGI wurde in der aktuellen Whitelane-Studie von ihren Kunden als bester Managed Services Partner in Deutschland im Bereich Application Services bewertet
(Quelle: CGI).

https://www.cgi.com/de/de/whitelane-research-listet-cgi-fuehrender-anbieter-application-management-services

Der richtige Partner – und wie man ihn findet. Für Unternehmen leitet sich daraus die Aufgabe ab, erst das für sie passende Kooperationsmodell zu identifizieren – und dann den richtigen Partner dafür zu finden. Dabei hilft ein strukturiertes Vorgehen.

Schritt 1: Ausgangslage analysieren
Am Anfang steht eine gründliche Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Dabei geht es um die Identifizierung kritischer Businessanforderungen, die Prüfung der technologischen Ausgangsbasis und die Ermittlung von Kompetenzlücken und internen Ressourcenengpässen. Wichtig ist auch eine Risikobewertung hinsichtlich des Schutzes sensibler Daten und der Einhaltung von Vorschriften. Diese Analysen bilden die Voraussetzung für die Vertragsgestaltung mit der Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Schritt 2: Ziele und Erwartungshaltung definieren
Im zweiten Schritt geht es um die strategische Zielsetzung, also um die geschäftlichen und technologischen Ziele, die ein Unternehmen mit der Nutzung von Managed Services erreichen will. Mögliche Aspekte dabei sind Kostenoptimierung, Produktivitätsverbesserung, Qualitätssteigerung oder Stärkung der Innovationsfähigkeit. Alle Ziele sollten klar formuliert und organisatorisch verankert werden, unter anderem mit einer Definition des Anforderungsumfangs sowie der Erfolgsfaktoren und Kennzahlen für Business und IT.
Schritt 3: Adoptionsmodell wählen
Ein nachhaltiges Adoptionsmodell stellt sicher, dass die Managed Services in der gesamten Organisation erfolgreich umgesetzt und parallele Einzelinitiativen vermieden werden. Zu klären ist, ob eine vollständige oder partielle Adoption angestrebt wird, also ob das Managed-Services-Modell alle IT-Bereiche oder nur einzelne Domänen wie Infrastruktur oder Anwendungen abdecken soll. Außerdem muss durch gezielte Change-Management-Prozesse die notwendige Akzeptanz für die Veränderungen bei den Mitarbeitenden geschaffen werden.
Schritt 4: Steuerungsmodell und Governance strukturieren
Ein Steuerungs- und Governance-Modell gewährleistet, dass Verantwortlichkeiten, Entscheidungsprozesse und KPIs klar geregelt sind. So muss zum Beispiel festgelegt werden, wer auf welcher Ebene Entscheidungen von der strategischen Ausrichtung bis zur operativen Umsetzung trifft. Beim Governance-Modell kann eine zentrale, dezentrale oder hybride Struktur gewählt werden. Eine zentrale Governance bietet Einheitlichkeit, eine dezentrale Struktur sichert die lokale Anpassungsfähigkeit, während hybride Modelle die Vorteile beider Ansätze kombinieren.
Schritt 5: Den richtigen Partner identifizieren
Im letzten Schritt geht es um die Wahl des passenden Providers. Ein starker Partner bringt nicht nur technologische und methodische Kompetenz, Marktkenntnis und Branchenwissen mit, sondern versteht auch die strategischen Ziele des Unternehmens und kann diese mitgestalten. Das heißt, er sollte nicht nur als reiner Dienstleister reagieren und Services bereitstellen, sondern das Unternehmen aktiv bei seiner Transformation begleiten. Es hilft enorm, wenn beide Partner sich bereits kennen und schon einige Zeit zusammengearbeitet haben, denn Vertrauen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine strategische Partnerschaft.

Abhängig von ihrem Reifegrad, ihren Ressourcen und ihren Zielen sollten sich Unternehmen ernsthaft mit diesem Thema auseinandersetzen. Denn angesichts des enormen Transformationstempos ist die Zeit dafür knapp bemessen.

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https://bit.ly/4oVWeXM

Marco Burk,
Vice-President Marketing & Communications
von CGI Deutschland

[1] https://www.cgi.com/de/de/cgi-voice-of-our-clients

Illustration: © Pytyczech | Dreamstime.com

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Marco Burk, Vice-President Marketing & Communications von CGI Deutschland

[1] https://www.cgi.com/de/de/cgi-voice-of-our-clients

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Marco Burk,
Vice-President Marketing & Communications
von CGI Deutschland