Die Automatisierung ist implementiert, das zugehörige To-Do auf der Modernisierungsliste abgehakt. Doch wer Automatisierungsinitiativen als isolierte Einmalprojekte angeht, verschenkt großes Potenzial. Wie Unternehmen in der Praxis tatsächlich das Maximum aus ihren Automatisierungsinitiativen herausholen, erklären die BE-terna-Experten Pascal Dannecker und Nicolai Schreiber.

Mehr leisten, obwohl Fachkräfte fehlen, Kosten steigen und Compliance-Anforderungen wachsen: Automatisierung verspricht Entlastung – doch einzelne Bots und isolierte Projekte greifen oft zu kurz. Erst wenn Unternehmen Prozesse Ende zu Ende denken, Menschen konsequent einbinden und die passende Technologie vom konkreten Geschäftsproblem her auswählen, entfaltet Hyperautomation ihr volles Potenzial. Im Interview erklären Pascal Dannecker und Nicolai Schreiber, wo Unternehmen ansetzen sollten, welche Rolle KI tatsächlich spielt und warum erfolgreiche Automatisierung niemals abgeschlossen ist.

Was sind derzeit die drängendsten Herausforderungen für Unternehmen, die das Thema Hyperautomation auf ihre Agenda setzen?

Pascal Dannecker: Tatsächlich sind die Herausforderungen, mit denen Unternehmen heutzutage konfrontiert sind, stark von der jeweiligen Branche und dem Marktumfeld abhängig. Der anhaltende Fachkräftemangel und steigende Compliance-Vorgaben setzen Unternehmen in verschiedensten Branchen unter Druck, steigende Energie- und Rohstoffkosten tun ihr Übriges.

Im Kern ergibt sich daraus eine zentrale Anforderung: mit vorhandenen oder sinkenden Ressourcen weiterhin gleich viel oder gar mehr zu leisten. Genau aus diesem Grund ist Hyperautomation zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. Durch sie wird es möglich, Mitarbeitende zu entlasten, Abläufe zu beschleunigen, wichtige Vorarbeit zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben zu leisten sowie die Produktivität zu erhöhen – genau das, was Unternehmen im heutigen Marktumfeld benötigen.

Worin liegen die Vorteile der Hyperautomation im Gegensatz zu klassischer Automatisierung?

Nicolai Schreiber: Der zentrale Unterschied ist die ganzheitliche, End-to-End-Betrachtung der Prozesse. In den meisten Fällen beginnt ein bestimmter Prozess nicht mit dem ersten Klick in Prozessschritt Nr. 1. Er beginnt in Wahrheit viel früher – und hat nach seinem Ende Auswirkungen auf die nachfolgenden Bereiche. Somit ist tatsächlich eine Vielzahl an Stakeholdern und Systemen am Prozess beteiligt, interne wie externe. Es gilt, dieses gesamte Ökosystem zu betrachten. Der Aufwand einer Hyperautomation ist damit natürlich entsprechend höher, gleichzeitig ergibt sich jedoch ein viel größeres Potenzial für die Optimierung der Abläufe.

Ein gutes Beispiel ist der Rechnungseingangsprozess. Intuitiv mag dieser beim Eingang einer neuen Rechnung beginnen. Doch aus ganzheitlicher Sicht liegt der Startpunkt in der ersten Anfrage des Kunden. Daraufhin versendet der Procurement Manager im Einkauf Anfragen an potenzielle Lieferanten. Auf Basis der Rückmeldungen erfolgt die Entscheidung für einen Lieferanten und im ERP-System wird die Einkaufsbestellung angelegt. All das passiert lange vor der Rechnung und birgt Potenzial für die ganzheitliche Automatisierung.

Wie hat sich das Thema Hyperautomation durch die rasante Weiterentwicklung im Bereich KI verändert?

Nicolai Schreiber: KI hat sich zweifellos zu einem mächtigen Tool im Automatisierungsbaukasten entwickelt. Beispielsweise können Agents mittlerweile sehr gut unstrukturierte Daten wie E-Mails und andere Kommunikation verarbeiten. Gleichzeitig bringt die Technologie jedoch auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich, da ihr Einsatz und Betrieb mit einer höheren Komplexität verbunden ist, als beispielsweise eine »einfache« Automatisierung per Softwareroboter.

Aus unserer Sicht ist jedoch entscheidend: Das Business-Problem ist der Startpunkt und bestimmt die genutzte Technologie, nicht anders herum. Auch wenn derzeit ein großer Hype um KI stattfindet und auch die Nachfrage unserer Kunden dazu groß ist, muss KI nicht in jedem Fall die optimale Technologie für jede Automatisierung sein. Auch eine klassische Anwendung oder ein Software-Roboter können zur Automatisierung sinnvoll sein und gegebenenfalls die einfachere, zielführende oder aufwandsärmere Option sein.

Wo liegen übliche Fallstricke bei der Umsetzung von Hyperautomation-Projekten?

Pascal Dannecker: Egal, wie groß oder klein ein Automatisierungsprojekt ist – wenn wir die Menschen nicht mitnehmen, wird es niemals ein Erfolg. Die beste Automatisierung bringt keinen Nutzen mit sich, wenn sie abgelehnt und vielleicht sogar umgangen wird. Daher sollte jeder Transformationsprozess von einem Change Management begleitet werden, das die betroffenen Mitarbeitenden an Bord holt und gemeinsam mit ihnen die notwendigen Schritte zur Hyperautomation geht, Bedenken ernst nimmt und abbauen hilft.

Zudem begegnen wir nicht selten der Fehlannahme, ein schlechter Prozess könne durch Automatisierung plötzlich gute Ergebnisse erzielen. Das ist nicht der Fall. Der eigentliche Prozess bleibt immer Dreh- und Angelpunkt. Zu einem soliden Automatisierungsprojekt gehört daher immer, bestehende Prozesse unter die Lupe zu nehmen und gegebenenfalls zu optimieren, bevor sie im zweiten Schritt automatisiert werden.

Welches Vorgehen empfehlen Sie für eine erfolgreiche Hyperautomation?

Pascal Dannecker: Entscheidend ist stets der Status quo im konkreten Unternehmen. Der Transformationsprozess, der mit dieser Veränderung einhergeht, darf das Unternehmen selbst nicht überfordern. Tatsächlich empfehlen wir unseren Kunden daher meist, mit einem überschaubaren Scope zu beginnen, beispielsweise einen Teilprozess im Gesamtablauf zu automatisieren. Von dort aus betrachtet man das Ziel erneut, geht den nächsten Schritt, und nähert sich so dem ganzheitlichen Prozess.

Wichtig ist, nicht stehen zu bleiben. Ein Hyperautomation-Projekt sollte stets als iterativer Prozess betrachtet und gelebt werden. So ergibt sich auch eine kontinuierliche Verbesserung. Denn tatsächlich ist es in der Praxis nicht unüblich, Anforderungen im ersten Schritt mit einer minimalen Lösung zu erfüllen, um erste Erfolge zu erzielen oder KPIs auszuwerten. In der Iteration kann dann daran gefeilt werden, um Ergebnisse und Effizienz weiter zu verbessern.

Nicolai Schreiber: Und auch im Zeitverlauf ist ein iteratives Vorgehen unerlässlich: Die Technologie entwickelt sich kontinuierlich weiter. Eine bestehende Automatisierung mag in der Vergangenheit bestmöglich umgesetzt worden sein. Mittlerweile bestehen aber vielleicht neue Möglichkeiten, sie noch besser oder effizienter abzubilden, beispielsweise durch KI. Spiegelbildlich lassen sich Automatisierungen, auf die in der Vergangenheit unter Umständen bewusst verzichtet wurde, da ihre Implementierung zu komplex oder teuer gewesen wäre, mit neuen Mitteln vielleicht problemlos realisieren.

Der Automatisierungsbaukasten füllt sich kontinuierlich mit neuen Werkzeugen. Daher lohnt es sich umso mehr, nicht stehen zu bleiben, sondern die implementierten Automationslösungen immer wieder aufs Neue kritisch auf den Prüfstand zu stellen.

Illustration: © Loreena | Dreamstime.com

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