foto freepik

Mit der schwankenden Nachfrage im Wärmepumpensektor erfolgreich umzugehen, stellt viele Heizungsanbieter vor Herausforderungen. Der österreichische Wärmepumpenhersteller iDM Energiesysteme hat seine Prozesse bei Großprojekten analysiert und sich für die Einführung eines professionellen Projektmanagements entschieden. Ziel war es, einen besseren Überblick über den Bedarf und die Produktionssituation zu haben, um präzisere Prognosen für den Verkauf und die Implementierung treffen zu können.

Seit den 70er Jahren entwickelt und produziert iDM innovative Heizungssysteme – seit 1997 auch Wärmepumpensysteme. Für das kommende Jahr hat sich das Unternehmen vorgenommen, 40.000 Wärmepumpen auf den Markt bringen. Ca. zehn Prozent davon sollen Großwärmepumpen sein. Um das Wachstum und die Marktschwankungen in Einklang zu bringen, hat iDM Energiesysteme eine Projektmanagementsoftware eingeführt, die ein termin-, qualitäts- und kostentreues Arbeiten ermöglichen soll.

Hannes Laister, Leiter Projektvertrieb iDM Energiesysteme mit Mitarbeitern bei der Projektbesprechung. Quelle: iDM (c)

Mehr Skalierbarkeit und Visualität in der Projektarbeit

Die bis dahin eingesetzte Lösung bot keinen validen Statusüberblick, sie war unflexibel und hatte eine zu magere Datenbasis, so dass sich keine realistischen Vorhersagen treffen ließen. »Bei 2.000 parallellaufenden Projekten im Jahr war das langfristig keine Option für uns«, sagt Hannes Laister, Leiter Projektvertrieb iDM Energiesysteme. Zusammen mit seinem Projektvertriebsteam setzte er einen Anforderungskatalog für das gewünschte Projektmanagement-Tool auf und führte eine Marktanalyse durch. Die meisten Überschneidungen hinsichtlich Anforderungen und Leistungsportfolio gab es mit der Projektmanagementlösung InLoox, die man ausgiebig testete und danach einführte. Gleichzeitig entwickelte der Wärmepumpenhersteller ein strategisches Konzept, welche Daten erfasst werden müssen, damit detaillierte Sales-Prognosen möglich sind. Es stellte sich heraus, dass es dieser vier Datensäulen bedarf: Datenablage, Datenpflege, Zeitverbuchungen und Effizienzmessungen.

Daten, Daten und nochmals Daten

In der Projektmanagement-Lösung wurde deshalb eine übersichtliche Struktur für die Dokumentenablage erstellt – inklusive Filter- und Suchfunktion. »Vom Angebot über technische Schemata der Wärmepumpensysteme bis hin zu Fotodokumentationen wird jetzt alles zentral auf unserem SharePoint-Server abgelegt«, erklärt Laister. Zudem wird vorgegeben, welche Felder auszufüllen sind und wie der Projektfortschritt in der Notizfunktion zu dokumentieren ist. Vielfältige Dashboard-Ansichten helfen dabei, den Forecast für die verschiedenen Anlagengrößen darzustellen. Außerdem sind regionale Auswertungen möglich. »Mit diesen Heatmaps sind wir sehr gut in der Lage, Vorhersagen zu treffen, etwa in welchen Regionen konkrete Wärmepumpeninstallationen anstehen oder welche Mitarbeiter – Vertrieb, Support, Produktion, etc. – demnächst überproportional gefragt sein werden. Dank solcher Heatmaps lassen sich potenzielle Engpässe frühzeitig identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen wie etwa Urlaubssperren oder ein Hochfahren der Produktion«, verrät Laister.

Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Besonders hilfreich sind für derartige Vorhersagen die Zeiteinträge in den Projekten, weil sich daraus ableiten lässt, wieviel Zeit für bestimmte Aufgaben kalkuliert werden muss. iDM ist es gelungen, innerhalb kurzer Zeit sämtliche Vertriebsprojekte neu zu strukturieren und digital zu steuern. So reduziert sich der manuelle Aufwand auf Seiten der Sales-Spezialisten, beispielsweise durch den Einsatz von Angebotsvorlagen, technische Schemata, etc. Andererseits profitiert das Unternehmen von den erfassten Informationen, die unkompliziert visualisiert werden können. Obwohl schon diese Zahlen eine große Aussagekraft haben, ist man bei iDM noch einen Schritt weitergegangen und hat das Projektmanagement an Power BI angebunden. Die inzwischen über 280.000 Einträge ermöglichen dem Wärmepumpenhersteller Auswertungen, die bis dato nicht möglich waren – topaktuelle Statusübersichten sowie die Analyse von Abhängigkeiten, etwa zwischen Angebot, Verkaufswahrscheinlichkeit, Produktion und dem Implementierungsteam. Hannes Laister: »Die so generierten Auswertungen geben uns die nötige Agilität, um auf die sich ständig ändernden Marktbedingungen zu reagieren. Zugleich sorgen sie für die erforderliche Stabilität, weil wir zuverlässig planen und effizient wirtschaften können.«

Carola Moresche

531 Artikel zu „Projektmanagement“

News | Business | Business Process Management | Künstliche Intelligenz | New Work

Mit KI-gestützten Projektmanagement-Anwendungen schneller, flexibler und sicher zum Erfolg

1. Oktober 2024

Projektplanung mit generativer KI KI-gestützte digitale Assistenten – auch Co-Piloten genannt – oder Bots in PPM-Tools, die an generative Sprachmodelle (wie etwa ChatGPT beziehungsweise ein unternehmensinternes LLM (Large Learning Modell)) angebunden sind, haben das Potenzial, Projekte in allen Phasen sowie PPM-Prozesse enorm zu beschleunigen. Zum Beispiel im Rahmen der Projektplanung einschließlich Terminplanung. Durch generative…