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Wer nicht digitalisiert, verliert – das gilt sowohl für Unternehmen als auch für die Bundeswehr, denn die Schlagkräftigkeit der Truppe hängt mehr denn je von vernetzten Waffensystemen, sicherer Kommunikation sowie effizienten Abläufen auch in der Verwaltung ab. In allen Bereichen laufen längst zahlreiche Projekte und Initiativen, doch ich finde, die Bundeswehr könnte gerade bei der Digitalisierung ihrer Fachverfahren mehr tun. Bislang liegt der Fokus hier vornehmlich auf großen und fraglos wichtigen Programmen wie der Bereitstellung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes oder der Einführung einer digitalen Gesundheitsakte für Soldatinnen und Soldaten. Kleine Projekte, die für eine Einheit oder einzelne Teams wichtig sind, haben hingegen oft keine Priorität und kommen zu kurz und werden zwangsläufig auf die lange Bank geschoben, was gerne mal sieben oder mehr Jahre sind. Dabei könnten sie die Zahl der Papierformulare weiter reduzieren und Soldaten, Bundeswehrbeamte sowie zivile Angestellte von »Drehstuhlaktivitäten« befreien – dem simplen Weiterleiten von Informationen an andere Stellen und dem händischen Übertragen von Daten in andere Systeme.

All die kleinen Abläufe im militärischen und Verwaltungsalltag, die viel Zeit fressen und sich gut automatisieren lassen, binden gemessen an heute verfügbarer Technologie unnötig Ressourcen und bremsen die Streitkräfte aus: bei der Beschaffung von Ausrüstung, der Verteilung von Material, der Organisation des Nachschubs und beim Personalmanagement. Für eine Bundeswehr, die perspektivisch wachsen soll und die in den kommenden Jahren mehr Geld für IT- und Beschaffungsprojekte zur Verfügung hat, sind das keine idealen Voraussetzungen. Schließlich stehen in der Verwaltung und IT nicht notwendigerweise mehr Kräfte zur Verfügung beziehungsweise sollen diese unterstützenden Funktionen nicht linear mit der kämpfenden Truppe mitwachsen, sondern müssen (zeit-)effizienter werden. Auch kleine Digitaltools tragen dazu bei und setzen Personal für sinnvollere Aufgaben als das Ausfüllen und Herumtragen von bis heute existierenden Laufzetteln frei.

Wie aber hilfreiche Tools und Automatismen umsetzen, die im einfachsten Fall nur Daten abgleichen oder eine Kameradin beziehungsweise einen Kameraden benachrichtigen? Für die BWI als Digitalisierungspartner der Bundeswehr und die vielen externen IT-Partner sind solche Projekte in der Regel viel zu klein angesichts des notwendigen Verwaltungsaufwands drumherum. Besser ist es daher, die Eigenleistungsfähigkeit der Einheiten oder Fachverantwortlichen zu stärken, damit sie ihre Digitalisierung zumindest in einem gewissen Rahmen selbst vorantreiben können – im Grunde also eine Digitalisierung von innen heraus zu ermöglichen. Wer eine gute Idee hat, wie sich ein Prozess verbessern lässt, kann die Umsetzung dann weitgehend ohne Unterstützung durch professionelle Entwickler übernehmen. Und wenn sich Anforderungen oder Prozesse ändern, können die Tools und Automatismen leicht angepasst und erweitert werden – unabhängig davon, ob ein Dienstleister gerade Zeit hat.

Der Schlüssel für mehr Eigenleistungsfähigkeit sind zum einen Technologien wie »Low Code« und »No Code«, mit denen sich digitale Abläufe ohne Programmierung aus beispielsweise fertigen Templates und Softwarebausteinen erstellen lassen. Zum anderen ist eine Befähigung der Fachverantwortlichen, die diese Technologien nutzen sollen, unbedingt notwendig. Für beides werden, zumindest in der Anlaufphase, durchaus die Spezialistinnen und Spezialisten der BWI benötigt. Sie müssen die Plattformen und ein Basisfundament aus Komponenten bereitstellen – etwa für Bedienoberflächen, Formulare, die Integration von Backendsystemen, das Verschicken von Benachrichtigungen und die Abfrage von Zugangsberechtigungen. Und sie müssen die Rahmenbedingungen für die Nutzung der Plattformen vorgeben und die Nutzerinnen und Nutzer schulen.

Zwei nicht zu unterschätzende Erfolgsfaktoren sind dabei aus meiner Sicht und Erfahrung: Erstens, die Truppe nicht nur zu befähigen, sondern Gemeinschaften aufzubauen, in denen sich die Nutzer der neuen Plattformen austauschen können. Die Gemeinschaften bieten Unterstützung, machen Erfolge sichtbar und sorgen für Motivation und Inspiration. Zweitens, sich nicht auf ein einzelnes Low-Code- oder No-Code-System zu beschränken, denn diese haben zumeist sehr individuelle Stärken und müssen je nach konkretem Anwendungsfall ausgewählt werden. Wichtig ist, sich für Lösungen zu entscheiden, die integrationsfähig und flexibel sind, also eher keine Nischen-Champions. Und die gut skalieren, um die selbst entwickelten Tools bei Bedarf in weiteren Einheiten ausrollen oder miteinander verknüpfen zu können, und die lokal – innerhalb der Infrastruktur des BWI – laufen. Das ist letztlich eine Frage der digitalen Souveränität, die zur Kriegstüchtigkeit dazugehört.

Letztlich kann die Eigenleistungsfähigkeit ein Digitalisierungsturbo für die Bundeswehr sein, weil Einheiten all die kleinen Projekte, für die sonst die Ressourcen fehlen, selbst und damit meist deutlich schneller umsetzen können, also in Tagen oder Wochen statt in Monaten oder Jahren. Zu digitalisieren gibt es fraglos genug – daher mein Appell: Lassen wir die Soldaten, Beamten und zivilen Angestellten in der Verwaltung, die ihre Fachverfahren besser als jeder andere kennen, mit anpacken.

Fabian Kretschmer, Strategic Account Executive – Defense & Public Sector Advisor bei Pegasystems

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