Der zunehmende Druck auf die Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, ihre Dienstleistungen schneller und zu geringeren Kosten für die Kunden bereitzustellen, bedeutet, dass ein erheblicher Bedarf besteht, ihre Arbeitsweise anzupassen und sogar effizienter zu gestalten. Die Ressourcen dieser regulatorischen Einheiten haben aber mit der wachsenden Nachfrage nach Rechtsdienstleistungen nicht Schritt gehalten. In den meisten Organisationen wird immer noch eine Vielzahl von rechtlichen und Compliance-Aufgaben weiterhin von langsamen, manuellen und papierbasierten Prozessen behindert. Dies führt nicht nur zu hohen Kosten und langsamen Reaktionszeiten, sondern auch zu vielen Fehlern, doppeltem Aufwand und sogar verpassten Chancen.

RPA – ungenutztes Potenzial zur Kapazitätssteigerung

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) [1] kann sowohl internen Rechtsabteilungen als auch unabhängigen Anwaltskanzleien dabei helfen, dieses Manko zu beseitigen, weil Automatisierungslösungen das Potenzial zur Kapazitätssteigerung haben. Da 63 % der internen Rechtsarbeit wiederholbare, faktenbasierte Entscheidungen sind, für die kein menschliches Urteilsvermögen oder keine Interpretation erforderlich ist, sind Legal Bots der perfekte technologische Verbündete für Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien. Sie können sich wiederholende und langwierige operative Aufgaben bewältigen, wodurch hochqualifizierte Juristen sich wieder auf die Arbeit konzentrieren können, die am wichtigsten ist: komplexe rechtliche Probleme lösen und die Mandanten bestmöglich zu beraten. Dadurch werden mehr abrechnungsfähige Stunden geschaffen und Anwaltskanzleien können wettbewerbsfähiger sein.

Schnell und fehlerfrei

Es gibt täglich viele zeitaufwendige, sich wiederholende Prozesse, die vorgeschrieben sind, für deren Durchführung nicht unbedingt ein Anwalt notwendig ist und die ein Bot schneller erledigen kann. Aber auch Tätigkeiten, die normalerweise von Anwälten ausgeführt werden, können mit Hilfe neuer Tools und Technologien wie RPA automatisiert oder drastisch beschleunigt werden. Beispielsweise können diese Tools Vertrags- und Dokumentenprüfungen während eines Rechtsstreits durchführen oder Rechtsrecherchen bei Fusionen und Übernahmen erledigen. Für die Suche nach Informationen in öffentlichen Aufzeichnungen oder die Überprüfung von Dokumenten und Verträgen – was bei großen Transaktions- und Due-Diligence-Prozessen üblich ist und wofür ein Mensch Stunden braucht – benötigt ein Legal Bot nur Minuten. Legal-Bots reduzieren auch Fehler z.B. bei der Vertragsgestaltung, die eine Anwaltskanzlei schnell Millionen Euro kosten können.

Arbeit von Wochen in Minuten erledigen

Bots zur Exportkontrolle reduzieren das Geschäftsrisiko und verbessern die rechtliche Produktivität, wenn die Überprüfung neuer Parteien und Partner automatisiert wird. Bots können regulatorische Änderungen zusammenstellen. Sie überwachen und aktualisieren automatisch Änderungen durch das EU-Parlament und die Europäische Kommission oder auch Änderungen der gesetzlichen, regulatorischen Anforderungen in den USA. Bots können die Offenlegung und Überprüfung von Interessenkonflikten in einer internen, durchsuchbaren Datenbank automatisieren und den Zeitaufwand für die Identifizierung von Konflikten von Wochen auf Minuten reduzieren. Vertragsroboter automatisieren die Überprüfung von Vereinbarungen und Änderungen an Standardvorlagen und allgemeinen Klauseln und ermöglichen es Juristen, sich auf die Überprüfung und Verhandlung komplexer Verträge zu konzentrieren.

VLAs verbessern die Effizienz

Rechtsanwaltskanzleien setzen zunehmend Bots und virtuelle Assistenten in kundenorientierten Funktionen, für die Kundenakquisition, die Sichtung und Weiterleitung sowie die Bearbeitung von Routineanfragen über Websites und Anwendungen ein. Virtual Legal Assistants (VLA) ermöglichen es den Rechtsabteilungen, die Effizienz ihrer Arbeit zu verbessern, indem sie die Aufnahme von Fällen rationalisieren, Rechtsanträge prüfen, die Notwendigkeit einer rechtlichen Überprüfung feststellen und viele juristische Routineabläufe automatisieren. Gartner prophezeit, dass bis 2023 virtuelle Rechtsassistenten 25 Prozent der internen Anfragen an die Rechtsabteilungen großer Unternehmen bearbeiten, wodurch die operative Kapazität der internen Unternehmensteams erhöht wird.

Fachwissen besser monetarisieren

Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien können in ihrem Bemühen, ihre traditionelle Einnahmequelle und ihr Dienstleistungsniveau zu verbessern, VLAs anbieten, um die routinemäßigen rechtlichen Prozesse ihrer Firmenkunden zu unterstützen. Dies wird es ihnen ermöglichen, traditionelle Rechtsberatungsdienste, die menschliches Fachwissen, Erfahrung und Beziehungen erfordern, besser zu monetarisieren.

Tiefgreifende Transformation des Rechtssektors

Die rasante technologische Entwicklung und die Notwendigkeit, den Kunden ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten, wird in den nächsten Jahren für eine tiefgreifende Transformation des Rechtssektors sorgen. Denn die Auswirkungen der Prozessautomatisierung auf die Produktivität und Effizienz von Unternehmen im Bereich des Rechtswesens sowie ihr Potenzial zur Verringerung der Risiken und der Komplexität der Compliance sind enorm. Nicht zuletzt durch den mit den zunehmenden Datenschutzbestimmungen verbundenen Anstieg der Anfragen zu diesem Thema, mit denen sich die regulatorischen Einheiten immer öfter konfrontiert sehen, steigt der Bedarf an Tools und Technologien, um diesen meist routinemäßigen, aber oft zeitaufwendigen Prozess zu automatisieren und zu erleichtern. Insgesamt haben rechtliche Arbeitsabläufe, die sich durch Standardisierung und Wiederholbarkeit auszeichnen, das größte Automatisierungspotenzial. Diese routinemäßigen Arbeitsabläufe – wie die Arbeit mit geistigem Eigentum und das kommerzielle Vertragsmanagement – sind die Kernarbeitsabläufe, mit deren Bearbeitung Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien am häufigsten betraut werden.

Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group

Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group, die er 2013 mit dem Ziel gründete, Prozesse durch den Einsatz von intelligenten Automatisierungslösungen effizienter zu gestalten. Schon während seines Studiums der Volkswirtschaftslehre interessierte er sich für zukunftsweisende Technologien. Getrieben durch die Erkenntnis, dass viele Prozesse wertvolle Arbeitszeit verschlingen, beschäftigt sich Milad Safar von Beginn seiner Beratertätigkeit an mit den Themen Digitalisierung, Robotics und Künstliche Intelligenz, zu denen er auch regelmäßig Vorträge hält, an Expertenrunden teilnimmt und Beiträge in namhaften Fachmagazinen veröffentlicht. Er ist Co-Buchautor des 2019 von WEKA Media herausgegebenen vierbändigen IT-Lexikons »Informationstechnologie von A-Z«. Als Initiator rief er 2018 das jährlich stattfindende AI Camp Wolfsburg ins Leben, eine Diskussionsplattform rund um die Themen Künstliche Intelligenz, Robotics, Maschinelles Lernen und deren Anwendung.

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