Im Zeitalter der digitalen Transformation ist ein Spezialist, der Ideen und Chancenbewertungen für Prozessverbesserungen auf der Basis professionell durchgeführter Leistungs- und Prozessanalysen liefern kann, für jedes Unternehmen Gold wert. Dabei haben die Rolle und die Verantwortlichkeiten eines Business Analysten im Rahmen der Prozessautomatisierung eine Veränderung erfahren, ohne die die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) äußerst schwierig und kompliziert, wenn nicht gar unmöglich wäre.

Der Business Analyst – ein prestigeträchtiger Beruf

Die Rolle des Business Analysten (BA) ist in den 1980er Jahren entstanden aufgrund eines Mangels an qualifizierten Fachkräften, die in der Lage sind, neue Wege zur Prozessanalyse und -optimierung zu finden. Mittlerweile hat sich dieser Beruf zu einem der höchstbezahlten und prestigeträchtigsten Berufe überhaupt gemausert. Er erfordert aber eine Reihe von besonderen Fähigkeiten und Kompetenzen. Da ein IT-Business-Analyst für die Gestaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen verantwortlich ist, muss er zwangsläufig alles über die Organisation und ihren Hintergrund wissen.

Seine Aufgaben umfassen im Wesentlichen die Analyse des aktuellen Stands und der zukünftigen Anforderungen an die Organisationsentwicklung, das Sammeln von prozessrelevanten Informationen, die Beschreibung der Anforderungen an die Prozessmodellierung, die Validierung von Lösungen, die Projektentwicklung und -leitung sowie die Qualitätssicherung.

RPA-BA als Identifikator von Automatisierungspotenzial

Mit dem mittlerweile weitverbreiteten Einsatz der RPA-Technologie hat die Rolle des Business Analysten aber eine Metamorphose erfahren. Im Gegensatz zum herkömmlichen BA arbeitet der spezialisierte RPA-BA sehr stark automatisierungsorientiert. Er zeigt nicht nur das Automatisierungspotenzial jedes einzelnen Prozesses auf, sondern muss auch Prozesskomplexität, Eingabetyp, Logik und Regeln, die bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle spielen, berücksichtigen. Er erstellt das Prozessdesigndokument (PDD), dass die für die technische Umsetzung notwendigen Daten enthält, überwacht die Automatisierungsphase und koordiniert die Tests der Automatisierung und die Dokumentation des Änderungsmanagementverfahrens. Mit seinem Wissen überbrückt er die Kluft zwischen dem Entwicklungsteam und der Geschäftsleitung mit Hilfe von Prozessdokumentation und Geschäftsprozessdesign.

Der RPA-BA ist der Identifikator für potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten im Unternehmen und Gatekeeper der Prozessautomatisierungspipeline. Als Verbindungsglied zwischen der Geschäftseinheit, die eine Automatisierungslösung anfordert, und einem Entwicklungsteam, das diese implementiert, obliegt dem RPA-BA eine Reihe wichtiger Aufgaben in jeder Phase der RPA-Implementierung. Neben einer gewissen Berufserfahrung in den Bereichen Programmierung, SQL und relationale Datenbanken sowie Anwendungsentwicklung sollte er vor allem auch Erfahrung mit einer oder mehreren RPA- und Process-Mining-Technologien vorweisen können. Da die notwendigen Automatisierungs-Skills dem Business Analysten aber nicht in die Wiege gelegt worden sind, ist ein entsprechendes, professionelles Training immer ein guter Weg, sich die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse eines RPA Business Analysten anzueignen.

Mit professionellem Training zum RPA-BA

Im Rahmen eines speziell für einen RPA-Business Analysten konzipierten Trainings, wie beispielsweise dem der Weissenberg Group, wird der Teilnehmer in die Welt der Prozessoptimierung aus RPA-Sicht und in die Funktionsweise der Automatisierung eingeführt. Das spezielle RPA-BA-Training schafft die Grundlagen für die Identifikation und Bewertung von Prozessen, die Prozessanalyse, die Chancenbewertung, das Erstellen eines Prozessdesign-Dokuments und führt in die gängigen RPA-Softwaretechnologien wie UiPath oder Automation Anywhere ein.

Am Anfang aller Automatisierungsbestrebungen steht ein strukturiertes Vorgehen des BA für die zielgerichtete und erfolgreiche Auswahl eines geeigneten Prozesses. Die Vermittlung der Weissenberg-Methode erleichtert den RPA-BAs anschließend die Aufnahme und Beurteilung von Automatisierungskandidaten. Mit dem erprobten und standardisierten Verfahren kann der BA einfach, schnell und kostengünstig Prozesse erfolgreich identifizieren, aufnehmen und dokumentieren und anhand der Prozessdokumentationen denjenigen Prozess auswählen, der mit RPA automatisiert wird.

Nachhaltige Vermittlung notwendiger Skills

Vor allem wenn nach einer erfolgreichen RPA-Pilotierung im Unternehmen viele Prozesse die Skaleneffekte der RPA-Plattform heben sollen, kommt es in entscheidender Weise auf die Identifizierung von RPA-Kandidaten sowie die kaufmännische und technische Bewertung einer RPA-Pipeline an. Das RPA-BA-Training befähigt prozessaffine BAs zu einer systematischen Bewältigung dieser Herausforderung.

»Die Arbeit eines RPA-Business-Analysten ist sehr vielfältig, verlangt aber auch sehr viel Management-, Prozess- und Automatisierungs-Know-how. Die von Weissenberg angebotene Schulung »RPA Business Analyst« [1] führt systematisch in die Prozessautomatisierung ein und vermittelt nachhaltig die notwendigen kaufmännischen und technischen Skills, die ein RPA Business Analyst dazu benötigt. Anschließend ist man in der Lage, nicht nur RPA-Kandidaten zu identifizieren und Prozesse in geeigneter Weise aufzunehmen, um das Automatisierungspotenzial des Prozesses beurteilen zu können. Man lernt, auch die technischen Hürden zu erkennen, die Umsetzungsdauer in der Konzeptions- und Umsetzungsphase abzuschätzen und den ROI der Automatisierung zu berechnen. Insgesamt kann ich nur jedem, der den Job eines RPA-Business-Analysten anstrebt, den Besuch der Schulung ›RPA Business Analyst‹ empfehlen,« erklärt Tobias Ronsdorf, Teamleiter Einspeise-, Großkunden- und Wärmeabrechnung bei der LSW Netz GmbH & Co. KG aus Wolfsburg.

Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group (Abdruck honorarfrei)

[1] https://weissenberg-solutions.de/training-rpa-business-analyst/

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