Solman und Aeneis – automatisch die Konsistenz sicherstellen: Intelligente Synchronisation

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Wozu soll ein Prozessmanagement gut sein? Ist nicht die Migration auf S4/Hana kompliziert genug? Warum sich dann noch mit weiteren Funktionalitäten belasten?

Wegen einer ungleich größeren Transparenz im Unternehmen. Wer seine Prozesse kennt, sie modelliert und getestet hat, lernt seine eigene Company ganz neu kennen.

Das wäre eine Antwort.

 

Prozessorientierte SAP-Einführung. Ist die Analogie zu einem Baum, seinen Ästen und Zweigen übertrieben? Das SAP-System mit seinen festen Strukturen der Standardprozesse wäre wie ein Baum. Eine flexible BPM-Lösung wie etwa die BPM-Suite von intellior AG wären dann die Zweige, Blätter, Blüten, Früchte. Ja, vielleicht ist der Vergleich übertrieben. Und dennoch: Es gibt in jedem Partnerschaftsverhältnis Unterschiede und Gemeinsamkeiten, die sich besonders gut ergänzen, wenn die Zufriedenheit des Kunden im Vordergrund steht.

Prozessorientierung ist, ob in Baum, Zweig, Blüte oder Blatt, wirtschaftliche Kundenorientierung, also Mittel zu einem bestimmten wirtschaftlichen Zweck. Man liefert das, was der Kunde braucht und gewillt ist zu bezahlen. Und dass man nebenbei auch noch compliant sein muss und alles gut läuft, ist selbstverständlich. Kundenprozesse sollen effizient sein, kostengünstig und stabil, aber wir wollen auch gerne mit ihnen arbeiten.

Nun kommt der Solutionmanager 7.2 (Solman genannt) ins Spiel, SAPs Organisationstalent, eine Art Türsteher zwischen Borke und Ästen, der sich »Format und Inhalt« der Eintretenden kritisch anschaut. Der Solman ist in vielen Anwendungsszenarien nutzbar, da er sehr generisch aufgebaut ist. Und SAP sagt, Prozessorientierung bedeute, dass Prozesse selbstverständlich als BPMN-Prozess abgebildet und konfiguriert werden. Genau das macht die Standardprozesse aus, Prozesse und Konfigurationen im SAP werden mit dem Solman verwaltet. Das sind zunächst die nackten Aufeinanderfolgen der SAP-Aktivitäten/Funktionen. Die meisten davon werden im speziellen Fall gebraucht, andere dagegen nicht. Nun ist die Bedienung des Solman komplex und nicht gerade anwendungsfreundlich. Ehe man sich im richtigen Menü befindet, den Prozess gefunden und ihn geöffnet und bearbeitet hat, braucht es Schulung und Zeit. 

Bei der Migration auf S4/Hana verschärft sich das Problem dadurch, dass sich die Aufwände in Brownfield-, Greenfield- oder Bluefield-Ansätzen je nach Beratung erheblich voneinander unterscheiden. Für viele IT-Verantwortliche ist ein Investment etwa in Brownfield unwirtschaftlich und schlicht zu teuer. Bei solcher Migration hätte man die Aufwendungen der zuvor schon realisierten Anpassung erneut. Man übernimmt Ballast, den man nicht braucht. Und bei jedem Update muss neu getestet, das heißt mitgeschleppt werden. Deshalb sagen viele IT-Verantwortliche, für S4/Hana nutzen wir für den Greenfield-Ansatz. Aber auch da besteht die Gefahr, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen, wenn Funktionalität und Einfachheit nicht zur Anwendergruppe passen.

 

Prozess managen: Veränderung braucht einen Führungsprozess

 

Konzept der intelligenten Synchronisation. Dann folgt in der Regel eine Gap-Analyse zur Klärung von Lücken zwischen den operativen Soll- und Istzuständen, die zu der Überlegung führt: Was von den Referenzprozessen passt zu den vorhandenen Kundenprozessen, was kann man brauchen, was nicht. »Wenn Aeneis im Spiel ist«, so Kai Krings, Vorstandsvorsitzender von intellior, »kann man den Referenzprozess importieren, diskutieren und anpassen und über den Konnektor wieder ins SAP synchronisieren.« Das heißt, der Kollege, der mit dem SAP-Customizing beauftragt ist, hat eins zu eins den gleichen Prozess wie der Aeneis-Anwender zur Verfügung. Er kann über die mitimportierten Links auch auf das Anwenderportal springen, muss es aber nicht, sondern öffnet es über die SAP-Prozessbibliothek. »Vor allem findet er seinen Prozess im Solman besser«, so Krings weiter, »weil wir ihm die Ebenen der Prozesslandkarte mitgeben und im Solman nachbilden, damit man nicht nur eine lange Prozessliste vor sich hat. Wir nennen das intelligente Synchronisation.«

 

Stufen und Potenziale der Prozessorientierung

 

Will der Anwender und seine Keyuser im Aeneis-Portal die gleichen Prozesse bearbeiten, so finden sie sie dort sehr schnell und einfach. Hier kann man extrem produktiv mit dem Autolayouter modellieren, den konfigurierbaren Konventionscheck nutzen, kann kollaborativ Reviews durchführen, dort Anmerkungen einfügen, notieren, was noch fehlt und ergänzt werden soll. Die Möglichkeiten reichen bis in differenzierte konfigurierbare Freigaben des Prozesses. All das bietet der Solman nicht. Ein gutes Zusammenspiel macht es den Keyusern einfach: Sie arbeiten in ihrer bekannten Umgebung, um Prozesse zu klären, zu modellieren und abzustimmen. Wenn die Prozesse nach der Freigabe und automatisierten Synchronisation zum Solman dann konfiguriert sind, bekommen die Keyuser die Testpläne im Aeneis zum Testen zur Verfügung gestellt, sie werden inklusive der Testergebnisse mit Solman synchronisiert.

Und auch der Verantwortliche behält einfacher den Überblick. Wechselseitig sind die Systeme so verwoben, dass jeder mit dem arbeitet, was für ihn schon zugeschnitten ist. Datentechnisch wird mit dem gleichen Prozess gearbeitet, ob im Solman oder im Aeneis – die Synchronisierung stellt automatisch die Konsistenz sicher.

 

 

»Wir können in der Ordnerstruktur verschiedene ›branches‹ abbilden«, so Kai Krings, »etwa SAP-Standard-Prozessstrukturen, ein vollständiges Referenzmodell wie Business Flows von bp-Experts und natürlich das eigene Unternehmensprozessmodell, in dem am Ende die abgeleiteten und freigegebenen Prozesse versioniert und publiziert werden.« 

Man hat also unterschiedliche Äste eines Baumes, auf die jeder Anwender mit seinen Nutzungsfällen direkt zugreifen kann. 

Verantwortung übernehmen. Im Aeneis sind die SAP-Prozesse also einfacher zu diskutieren, zu modellieren, zu optimieren und zur Umsetzung zu bringen. Geht aber jeder mit dem Prozess so um, wie er soll? Nimmt jeder seine Verantwortung wahr? Wird die Qualität der Prozessergebnisse kontrolliert? Wird der Prozess gemessen und gesteuert? 

Das sind die nächsten Stufen der Prozessorientierung, um tatsächlichen Kundenfokus mit Stabilität und einem zunehmenden Reifegrad zu erreichen. Wird die Anforderung des Kunden wirklich umgesetzt, geht’s überhaupt in die richtige Richtung? Führungskräfte und Mitarbeiter sind in ihren definierten Rollen gefragt, ihre Verantwortlichkeiten im Prozess operativ wahrzunehmen. Wenn der Prozess halbwegs stabil läuft, ist das SAP-Projekt nach einem Go live und »hypercare« in der Regel beendet. Hier spätestens beginnt die Verantwortung für die Steuerung und Verbesserung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen.

Der Führungsprozess ist ein eigener Prozess, in dem strategische und operative Aufgaben für das Prozessmanagement abgestimmt, in Aeneis modelliert und veröffentlicht werden. Wie bei jedem Prozess ist das der erste Schritt, den Prozess zu leben und zu verbessern.

 

Über Aeneis

  • Die BPM-Suite Aeneis gehört zu den führenden BPM-Suiten.
  • Sehr einfache, intuitive Bedienung und Autolayouter für superschnelles Modellieren.
  • Extrem flexibel anpassbar an das Unternehmen und seine Aufgabenstellungen.
  • Modular mit preislich attraktiven Basiskomponenten für Einsteiger.
  • Nahezu grenzenlos erweiterbar bis zum »Operation System für die Organisation und die prozessorientierte Digitalisierung« des Unternehmens.

 


Dr. Klaus Neugebauer
unter Verwendung eines
Pressegesprächs mit
Dr. Kai Krings

 

 

 

Illustrationen: © chaiwatartwork /shutterstock.com

 


 

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