Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Viele haben die Umstellung verschoben, doch jetzt wird es ernst. Wer nicht nur regulatorische Pflichten erfüllen, sondern auch interne Abläufe effizienter gestalten will, sollte jetzt handeln. Das Fintech Pleo zeigt, wie E-Invoicing hierbei zum Digitalisierungstreiber wird.

Unternehmen müssen nun laut Wachstumschancengesetz strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD nach EU-Norm EN 16931 empfangen können. Ab Januar 2025 reichen einfache PDF-Dokumente nicht mehr aus, denn seit diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Bis Ende 2026 wird zudem der elektronische Versand von Rechnungen verbindlich vorgeschrieben sein. Dieser stufenweise Ansatz betrifft Betriebe jeder Größe, insbesondere auch kleinere Unternehmen, die sich rechtzeitig darauf einstellen müssen. Laut einer KPMG-Umfrage vom Mai 2025 haben viele Unternehmen bereits erste Schritte in Richtung Umstellung unternommen, allerdings bleiben diese Maßnahmen oft rudimentär. Die vollständige Integration in ERP-Systeme und Finanzprozesse ist in zahlreichen Fällen noch nicht abgeschlossen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen nach wie vor auf manuelle Rechnungsverarbeitung, E-Mails oder umständliche PDF-Workflows. Ohne passende Werkzeuge und geeignete Unterstützung wird der Übergang zu strukturierten E-Invoicing-Prozessen für sie zu einer besonderen Herausforderung.

Mehr als Pflicht: ein Hebel für die Digitalisierung. Bei dieser Umstellung geht es um weit mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Richtig eingeführt und mit passenden Tools unterstützt, bietet E-Invoicing unmittelbare operative Vorteile: automatisierte Rechnungserfassung, schnellere Bearbeitung, weniger Fehler, vereinfachte Umsatzsteuerabwicklung und transparente, revisionssichere Abläufe. Indem Unternehmen ihren administrativen Aufwand reduzieren, können sie mehr Ressourcen in ihr Kerngeschäft investieren. Zudem bildet strukturiertes E-Invoicing die Grundlage für künftige Weiterentwicklungen, wie etwa in Richtung erweiterter Analysen und Echtzeitreporting.

E-Invoicing wird damit zum Ausgangspunkt für eine strategische Weiterentwicklung. Ein guter Anreiz, jetzt zu handeln und dabei auf ein strukturiertes Vorgehen in klaren Phasen zu setzen. Im ersten Schritt sollte geprüft werden, ob bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Parallel dazu müssen relevante Schnittstellen identifiziert und bewertet werden, wie etwa für die Anbindung an Partner-, Dienstleister- oder Archivsysteme. Anschließend sollte eine Lösung gewählt werden, die sowohl die aktuellen regulatorischen Anforderungen erfüllt als auch langfristig tragfähig ist, zum Beispiel dank Automatisierungspotenzial,

Erweiterbarkeit und Interoperabilität. Wichtig ist dabei, Fachbereiche frühzeitig einzubinden und Prozesse nicht einfach digital abzubilden, sondern gezielt zu verbessern. So wird E-Invoicing nicht zur Notlösung, sondern zum aktiven Digitalisierungstreiber mit messbarem Mehrwert.

Verlässlicher Partner für die digitale Zukunft. Wer die Potenziale des E-Invoicing wirklich ausschöpfen will, braucht nicht nur die passende Technik, sondern auch die richtigen Partner. Gerade in mittelständischen Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen kann ein spezialisierter Anbieter wie Pleo den entscheidenden Unterschied machen. Die Pleo-Plattform bietet:

vollständige Unterstützung für aktuelle und kommende Rechnungsformate wie ZUGFeRD, XRechnung und UBL
eine nahtlose Integration in bestehende Ausgaben- und Finanzprozesse
automatisierte Workflows
Echtzeit-Datenvalidierung
eine revisionssichere Archivierung und das ohne komplexe Implementierung oder lange Projektlaufzeiten

Dank einer cloudbasierten Architektur ist Pleo schnell einsatzbereit, skalierbar und API-fähig. Unternehmen profitieren unmittelbar: Der manuelle Aufwand sinkt deutlich, Verantwortlichkeiten werden klarer und die Transparenz steigt in allen Prozessen. Regulatorische Anforderungen lassen sich so nicht nur zuverlässig erfüllen, sondern zugleich in strukturierte, zukunftsfähige digitale Prozesse überführen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bildet dabei lediglich den Ausgangspunkt für weitergehende organisatorische Effizienz. Probieren Sie Pleos Account-Payable-Lösung heute noch aus und machen Sie den ersten Schritt in die Zukunft:

https://www.pleo.io/de/invoices

Illustration: © Stepanenko Oksana | Dreamstime.com

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