Illustration Absmeier foto freepik

Datenmüll wird unterschätzt, sowohl unter ökologischen, ökonomischen als auch sozialen Aspekten. Im realen Leben kommt niemand an Mülltrennung und -vermeidung vorbei ‒ zu sehen auch am World Cleanup Day (20. September). Im digitalen Raum jedoch mangelt es oft an Bewusstsein und einer klaren Strategie, um unnütze, alte Daten effektiv auszumisten oder am besten direkt zu vermeiden.

Sie kennen das sicher: Wo war nochmal die Präsentation von letzter Woche? Ach, und welche ist die aktuelle? Soll ich den Newsletter nicht besser abbestellen, aber es könnten auch noch nützliche Infos drin sein? Und das Aufräumen alter E-Mails ist so langwierig … Was fehlt ist das digitale Pendant zur Müllvermeidung und -trennung ‒ damit gar nicht erst riesige Berge an E-Mails, Backup-Daten und veralteten Dateien entstehen. Denn sie sind lästiger als es auf den ersten Blick erscheint. Sie verschlingen Unmengen an Zeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nach Informationen suchen. Es kostet auch Hardware-Ressourcen, Verarbeitungszeit und damit elektrische Energie. Und da sind eventuelle große Löschaktionen noch gar nicht inbegriffen.

So werden die Daten, die wir täglich anhäufen und erzeugen, nicht nur zu einer ökonomischen, sondern auch ökologischen und sozialen Last. Wer braucht schon zig Videos einer 10 Jahre zurückliegenden Firmenfeier oder Videomitschnitte von internen Briefing-Calls?

E-Mails erzeugen täglich 666.000 Tonnen CO₂!

Und diese Last hat Auswirkungen, denn Kleinvieh macht auch Mist. Jede E-Mail verbraucht Strom und andere Ressourcen: vom Schreiben über den Versand via mehrere Server, Switches und Modems bis hin zu diversen Empfänger-PCs mit Software und Menschen, die die E-Mails lesen. Je nach Länge und eventuellem Anhang »verbraucht« eine E-Mail so zwischen 0,03 g CO₂ (abgefangener Massen-Spam) und 57 g CO₂ (lange E-Mail mit großem Anhang). Im Schnitt sind es im Business-Umfeld 2 bis 4 Gramm pro Nachricht.

Täglich werden weltweit schätzungsweise 333 Milliarden E-Mails verschickt. Das entspricht bei 2 Gramm pro E-Mail insgesamt 666.000 Tonnen CO₂ pro Tag. Diese Menge würden 2,1 Mio. Passagiere verursachen, die von München nach London und zurück fliegen ‒ und das täglich!

Das Bewusstsein muss erst entstehen

Und das ist nur ein Feld, auf dem viel zu viel Datenmüll entsteht und liegen bleibt. Es gibt viele weitere Beispiele:

Statt den SharePoint aufzuräumen und zu entschlacken, wird einfach ein neuer aufgesetzt und der alte vergessen. Das gleiche gilt für überlaufende Mailpostfächer und Speicherplatz in Rechenzentren. Das kostet nicht nur monatlich immer mehr, auch Backup-Prozesse sind kaum noch in der Lage, die wachsenden Datenmengen in der vorgegebenen Zeit zu sichern ‒ und das nur, weil niemand aufräumt.
Auch die Suche nach Dateien wird so immer komplexer, weil genaue Vorgaben fehlen, wie Dateien abzulegen, wann sie zu löschen und zu konsolidieren sind. Das kostet unnötigerweise Unmengen an Zeit der Mitarbeiter, an Geld und vor allem auch an Nerven.
Völlig unbewusst streamen viele in Video-Calls immer in höchster Auflösung, obwohl der Unterschied zu geringerer Auflösung nicht zu sehen wäre. Das kostet Bandbreite, Strom und damit Geld.

Sprich: Das Bewusstsein fehlt, dass Daten das Klima belasten, Geld kosten, Aufwand verursachen und man sie auch wieder loswerden muss. Auch wenn man eine KI zu Automatisierungszwecken mit seinen SharePoint-Daten füttern wollte, wäre es sicher gut, wenn der »uralte Kram« nicht dabei ist, sondern nur aktuelle Inhalte, die auch noch Relevanz haben.

Lösungsansatz: der 5-S-Digital-Zyklus

Quelle: Fujitsu

Ein Ansatz, sowohl das Bewusstsein zu schaffen als auch Prozesse zu implementieren, ist der sogenannte 5-S-Digital-Zyklus. Im Englischen stehen die 5 S für Sort, Set in Order, Shine, Standardize und Sustain, was im Deutschen so viel bedeutet wie:

Sortieren
Strukturieren
Sauber halten
Standardisieren
Sichern

Sortieren: Welche Daten sind wichtig, welche verzichtbar? Typische Aussortierkandidaten sind Duplikate, alte Backups, alte Firmenevent-Fotos oder diverse Versionen der gleichen Datei.

Strukturieren: Hier gilt es Ordnung zu schaffen im Datendschungel. Dazu gehören eine systematische Benennung und klare Ordnerstrukturen, möglichst in der Cloud, um Zusammenarbeit zu ermöglich und das Herumschicken von Dateien zu verhindern.

Sauber halten: Routinen etablieren, die die digitale Arbeitsumgebung sauber halten, etwa regelmäßiges und/oder automatisiertes Löschen von Cache, Spam, temporären Dateien, Download-Ordnern etc.

Standardisieren: Best Practices als unternehmensweite Standards festlegen, etwa durch den Einsatz von Kollaborationsplattformen, einheitliche Softwareeinstellungen oder Vorgaben zu Dateigrößen und Prozessen zur Archivierung.

Sichern: Um die Datenkultur und -hygiene langfristig zu sichern, muss eine kontinuierliche Überwachung und automatisierte Berichte eingeführt werden. So lässt sich die Kultur auch im Arbeitsalltag in allen Köpfen verankern und etablieren.

Datenhygiene lohnt sich

Für viele Unternehmen ist das Thema Datenhygiene und insbesondere Datenkultur noch Neuland. Es lohnt sich aber aus vielerlei Gründen, sich damit zu beschäftigen: Sie steigert die Nachhaltigkeit und senkt die CO₂-Last, vermeidet Kosten für Storage und fördert nicht zuletzt die Zufriedenheit der Belegschaft, die deutlich schneller findet, was sie sucht.

Fujitsu hat zu diesem drängenden Thema Beratungskonzepte entwickelt und gerade gemeinsam mit der zivilgesellschaftlichen Organisation World Cleanup eine Lernreihe zum Thema nachhaltige Datenkultur gestartet. Wer an den Erkenntnissen Interesse hat oder sich auch selbst einbringen möchte, kann sich unter der Adresse www.fujitsu.com/de/nachhaltige-datenkultur gerne als Teilnehmer anmelden.

Im März und April 2025 plant Fujitsu außerdem eine Reihe an Webcasts und Workshops rund um den Digital Cleanup Day. Bei Interesse an einer Beteiligung können sich Unternehmensvertreterinnen und Unternehmensvertreter gerne an Annette Brunsmeier (annette.brunsmeier@fujitsu.com) wenden.

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