Die durch die Covid-19-Pandemie ausgelöste massive Verlagerung der Arbeit ins Home Office hat dieses Jahr selbst die bisher hartgesottensten Anhänger der klassischen Büroarbeit veranlasst, ihre Position zu überdenken. Trotz der weit verbreiteten Arbeitsunterbrechungen und ernsthaften gesundheitlichen Bedenken, haben Arbeitnehmer weltweit bewiesen, dass sie auch im Home Office produktiv sind. Wichtig ist, dass sie dafür mit den richtigen Tools ausgestattet sind und die angemessene Unterstützung durch ihre Arbeitgeber erhalten. Kurz gesagt, sie haben sich als bemerkenswert widerstandsfähig erwiesen.

Eine aktuelle Boston-Consulting-Group-Umfrage stellt fest, dass die Produktivität der Beschäftigten in den ersten Monaten der Pandemie nach eigenen Angaben keineswegs zusammengebrochen ist [1]. Im Gegenteil: In den meisten Fällen bleibt sie gleich und in einigen Fällen verbesserte sie sich sogar. Die repräsentative Studie wurde unter mehr als 12.000 Beschäftigten in den USA, Deutschland und Indien durchgeführt und ist damit eine der größten ihrer Art.

Drei Viertel (75 Prozent) der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie in den ersten Monaten der Pandemie ihre Produktivität aufrechterhalten oder sogar verbessern konnten. Dies galt besonders, wenn sie im Home Office an individuellen Aufgabenstellungen arbeiteten. Dazu zählten Datenanalysen, die Entwicklung von Präsentationen oder das Erledigen von Verwaltungsaufgaben.

Wenn es um die Zusammenarbeit geht – beispielsweise die Interaktion mit Kollegen – ist der Anteil niedriger. Dennoch gaben mehr als die Hälfte der Befragten (51 Prozent) an, dass sie im Home Office genauso produktiv seien wie im Büro. Führungsteams fokussieren sich derzeit auf Aktivitäten, mit denen sich ihr Geschäft erholt und zumindest zu einem großen Anteil erneuert. Ganz oben auf der Tagesordnung steht hierbei die Widerstandsfähigkeit der Mitarbeiter und Tools. Denn für viele Organisationen ist es entscheidend, die Lehren aus dem weltweit größten Experiment zu ziehen und Gestaltungsideen für den zukünftigen digitalen Arbeitsplatz umzusetzen. Nur dann ist es möglich, dass Unternehmen und Mitarbeiter belastbar und widerstandsfähig bleiben.

Zusammenarbeit in verteilten Teams. Ein robusterer, gut durchdachter Ansatz könnte Remote Working unterstützen. Gleichzeitig lassen sich so einige der Probleme angehen, mit denen viele Organisationen bereits vor der Pandemie konfrontiert waren: wie das Qualifikationsdefizit, der Mangel an Diversität oder das Mitarbeiterengagement.

Kurzum: Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, sind nicht nur mindestens genauso produktiv wie in einer klassischen Büroumgebung, sondern schätzen auch die Flexibilität und bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Daher sollte die Unternehmensführung nach einem Ansatz suchen, der zu einer größeren Belastbarkeit des Unternehmens führt. Dazu könnte beispielsweise eine erfolgreiche Zusammenarbeit in verteilten Teams kultiviert werden.

Unternehmen, die sich schon früh für ein derartiges Vorgehen entschieden haben, fungieren hier als Vorbild. Immer mehr Unternehmen gehen zu einem Distributed-by-Design-Modell über. Bei vielen Tech-Unternehmen, wie Elastic, ist dies beispielsweise bereits Alltag. Das bedeutet, dass ihre Mitarbeiter im Büro, im Home Office oder mobil arbeiten. Die Führungskräfte solcher Organisationen wissen, dass virtuelle Zusammenarbeit weit mehr als ein Technologieproblem ist. Auch wenn digitale Werkzeuge sicherlich eine wichtige Rolle spielen, ist eine entsprechende Unternehmenskultur ebenfalls wichtig.

Tatsächlich erfordert die Leitung einer wachsenden, verteilten Belegschaft die richtige Mischung aus Technologie, Prozessen, Kultur und qualifizierter Führung. Nur dann lässt sich ein hohes Niveau an Leistung, beruflicher Entwicklung und allgemeiner Mitarbeiterzufriedenheit aufrechterhalten.

Die Punkte im Einzelnen:

Technologie
Es ist kein Geheimnis, dass die Covid-19-Pandemie eine beispiellose Verbreitung von Tools wie Videokonferenzen, virtuellen Whiteboards und Projektmanagement-Software ausgelöst hat. Die BCG-Studie unterstreicht dies. Sind die Befragten mit den von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Tools zufrieden, war die Wahrscheinlichkeit einer Produktivitätssteigerung oder -erhaltung etwa doppelt so hoch– verglichen mit den Teilnehmern, die mit ihren Tools weniger zufrieden waren. Wichtig ist, dass die Tools so implementiert und konfiguriert sind, dass die Teams damit ihre Arbeit erledigen können. In einer belastbaren, verteilten Belegschaft beginnt dies mit dem Moment der Einarbeitung. Über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg sollten entsprechende Hardware, Software und Zubehör auf die täglichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sein.

Prozesse
Technologie-Tools sind die Basis für intelligente Prozesse. In einer widerstandsfähigen, verteilten Belegschaft müssen diese so gestaltet werden, dass remote arbeitende Mitarbeiter klare sowie präzise definierte Anweisungen benötigen, um Aufgaben zu erledigen. Gleichzeitig brauchen sie genau die gleiche Unterstützung und Anleitung wie im Büro. Die Arbeitsabläufe sollten so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter sich nach Möglichkeit selbst orientieren können und dass ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung stehen, wenn sie auf eine Hürde stoßen – sei es ein Helpdesk oder die Kontaktdaten einer Person, die ihnen helfen kann. Prozesse müssen außerdem skalierbar sein. Wenn eine Organisation klein ist, lässt sich leichter Hilfe finden. In einem größeren Unternehmen sollten die richtigen Kanäle zur schnellen Lösung von Problemen klar und leicht zugänglich sein.

Kultur
Im Rahmen der klassischen Büroarbeit ist Home Office die Ausnahme. In einer verteilten Belegschaft ist es die Norm. Das mag selbstverständlich erscheinen, aber der damit verbundene Kulturwandel ist tiefgreifend und sollte nicht unterschätzt werden. Sie erfordert vor allem ein hohes Maß an Vertrauen und Einfühlungsvermögen zwischen den Mitarbeitern in der Organisation. Das beginnt damit, dass die richtigen Leute eingestellt werden. Diese sollten eigenständig arbeiten und leistungsorientiert sein. Jedoch dürfen Organisationen nicht davor zurückschrecken, ihnen die Unterstützung und Anleitung zu geben, die sie zur Weiterentwicklung benötigen. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen verstehen, dass die Arbeit von zu Hause ihnen ermöglicht, andere Anforderungen an ihre Zeit und Aufmerksamkeit auszugleichen. Die Organisationen sollten ihnen die Flexibilität geben, zu arbeiten, wie und wann sie möchten – und sie an ihrem Output und den erzielten Ergebnissen messen.

Qualifizierte Führung
Manager müssen in einer verteilten Arbeitsorganisation bereit sein, ihren Stil entsprechend anzupassen. Regelmäßige informelle als auch planmäßige Check-Ins mit Mitarbeitern sind äußerst wichtig, da spontane Besprechungen an der Kaffeemaschine und in Pausenräumen nicht stattfinden. Die Verantwortung für Mentoring, Coaching und Schulung hört nicht auf, nur weil der Mitarbeiter die direkten Vorgesetzten selten persönlich sieht. Zudem muss das Vertrauen an erster Stelle stehen: Eine verteilte Organisation muss Mitarbeiter flexibel arbeiten lassen. So haben sie einen erheblichen Spielraum, ihre Aufgaben zu erledigen. Denn im wirklichen Leben zählt der Fortschritt und nicht die Perfektion.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine widerstandsfähige, verteilte Belegschaft von einer Reihe von Leitprinzipien getragen wird, die sich stark von denen in vielen heutigen Organisationen unterscheiden. Damit sich die Wirtschaft erholen kann, muss der Übergang zu einem neuen Denk- und Managementstil stattfinden. Der Weg aus der Pandemie scheint für Organisationen aller Art alles andere als glatt zu verlaufen. Doch Maßnahmen, die bei der Entwicklung der verteilten Belegschaft helfen, könnten der beste Weg für einen sicheren und erfolgreichen Kurs sein.

Jörg Hesske,
Area Vice President Central Europe,
bei Elastic

[1] https://www.bcg.com/en-pt/publications/2020/valuable-productivity-gains-covid-19

Illustrationen: © PAIartist /shutterstock.com

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[1] https://www.bcg.com/en-pt/publications/2020/valuable-productivity-gains-covid-19

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Area Vice President Central Europe,
bei Elastic