Illustration Absmeier foto freepik

In Zeiten zunehmender Regulierung und digitaler Transformation steht das Personalmanagement unter erheblichem Druck: Gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO, neue Regelungen zur Arbeitszeiterfassung oder steuerrechtliche Dokumentationspflichten verlangen nach exakter Einhaltung – andernfalls drohen empfindliche Bußgelder und Imageverluste. Für CIOs und IT-Verantwortliche stellt sich die Frage, wie ein Human Resources Information System (HRIS) dabei unterstützen kann, diese Herausforderungen effizient zu bewältigen.

Komplexe Anforderungen – einheitliche Lösung

Das regulatorische Umfeld im Personalbereich ist in den letzten Jahren deutlich anspruchsvoller geworden. Neben datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen unter anderem Nachweise über Schulungen, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche oder befristete Verträge revisionssicher dokumentieren. Genau hier setzen moderne HRIS-Lösungen an: HRIS decken ein breites Spektrum der Herausforderungen im Bereich des Personalmanagements ab, sind effizient, einfach zu bedienen und garantieren die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Ein Beispiel ist die automatisierte Verwaltung von Fristen. Ob Probezeit, Vertragsverlängerung oder gesetzlich vorgeschriebene Schulungen – ein HRIS kann IT-gestützt Erinnerungen generieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Eskalationsmechanismen auslösen. Das reduziert das Risiko menschlicher Fehler und sichert die Prozessqualität.

Konkrete Unterstützung durch HR-Software

Spezielle Personalinformationssysteme bieten zahlreiche integrierte Funktionen, die im Compliance-Alltag für rechtliche Sicherheit sorgen. Setzen Sie auf ein professionelles HRIS, um Ihre Compliance-Aufgaben effizient zu managen.

Automatisierte Zeiterfassung: Mit Lucca Timesheet lassen sich gesetzlich geforderte Arbeitszeitnachweise lückenlos erfassen – inklusive Pausenregelungen und Überstundenmanagement. Dies entspricht den Anforderungen an eine gerichtsfeste Dokumentation nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es vereinen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit der effizienten Erfassung der Arbeitszeiten.
Rechte- und Rollenkonzept: Über ein differenziertes Berechtigungssystem wird sichergestellt, dass sensible Mitarbeiterdaten nur von berechtigten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können – ein zentraler Aspekt der DSGVO.
Digitale Personalakte mit Dokumentationspflichten: Verträge, Vereinbarungen oder Krankmeldungen werden revisionssicher abgelegt. In Kombination mit Erinnerungsfunktionen (zum Beispiel für befristete Verträge oder Fristen für Weiterbildungen) lassen sich gesetzliche Nachweispflichten leichter erfüllen.
Genehmigungsworkflows & Protokollierung: Alle Aktionen werden nachvollziehbar protokolliert. Das bietet Sicherheit im Fall von internen oder externen Audits – etwa bei der Lohnbuchprüfung oder einer DSGVO-Kontrolle.
Datenschutzkonforme Struktur: Sämtliche Lucca-Module setzen auf europäische Server, TLS-verschlüsselte Kommunikation und rollenbasierte Zugriffskontrolle – ein »Privacy by Design«-Ansatz, der regulatorisch auf dem neuesten Stand ist.

Diese Funktionen schaffen nicht nur Sicherheit, sondern entlasten auch HR- und IT-Abteilungen durch Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben.

Was bei Nichteinhaltung droht: Rechtliche und wirtschaftliche Risiken

Wer gesetzliche Vorgaben im Personalwesen ignoriert oder fahrlässig umsetzt, setzt das Unternehmen erheblichen Risiken aus. Zu den möglichen Konsequenzen zählen:

Bußgelder und Strafen: Bei Verstößen gegen die DSGVO können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4  % des Jahresumsatzes verhängt werden.
Arbeitsrechtliche Klagen: Fehlerhafte Arbeitszeitaufzeichnungen oder fehlende Dokumentationen können vor dem Arbeitsgericht zur Beweislastumkehr führen – mit teuren Folgen.
Schädigung des Arbeitgeberimages: Bekannt gewordene Datenschutzverstöße oder Verstöße gegen Compliance-Vorgaben können dem Ruf eines Unternehmens nachhaltig schaden – gerade im Wettbewerb um Fachkräfte.
Interne Haftungsrisiken: Bei grober Fahrlässigkeit kann auch die Geschäftsführung persönlich in die Haftung genommen werden – z. B. bei systematischem Verstoß gegen arbeitsrechtliche Vorschriften.

Ein HRIS ist damit nicht nur ein Organisationswerkzeug, sondern eine präventive Maßnahme zur Risikominimierung.

Fazit

Ein professionelles HRIS ist heute weit mehr als ein Verwaltungstool. Es wird zum strategischen Instrument, um rechtliche Risiken zu minimieren, Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu schaffen. Für CIOs und IT-Verantwortliche eröffnet sich damit die Chance, aktiv an der rechtskonformen Digitalisierung des Personalmanagements mitzuwirken – und gleichzeitig wertvolle Ressourcen im Tagesgeschäft zu schonen.

199 Artikel zu „Personalmanagement“

News | Business | Lösungen | Ausgabe 11-12-2023

Technologieunterstützung für das internationale Personalmanagement – Wie Global Growth Technology grenzüberschreitendes Arbeiten erleichtert

11. Dezember 2023

In der heutigen Arbeitswelt fehlen IT-Fachkräfte überall. Um offene Stellen zu besetzen, müssen Unternehmen ihre Denkweise ändern und ihre Personalstrategie international ausrichten. Doch das globale Wachstum fordert Teams und Führungskräfte heraus, wie eine neue Studie zeigt. Global Growth Technology kann Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen zu ewältigen, die mit dem Aufbau eines globalen Teams in der heutigen modernen Arbeitswelt einhergehen.