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Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) empfiehlt dem Bund, Microsoft Office so lange wie möglich ohne Cloud-Anbindung zu nutzen. Die bisherige Annahme, dass ein lokaler Betrieb der Microsoft-Office-Produktpalette ab 2026 nicht mehr möglich ist, könnte sich als falsch erweisen. Die mit der Cloud-Nutzung verbundenen – aus Sicht der EFK teilweise erheblichen – Risiken seien zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht abschließend erhoben und akzeptiert, heißt es sinngemäß im Bericht.

Grund für die Kritik ist die Abhängigkeit von Microsoft und die damit verbundenen Risiken für die Datensicherheit. Die EFK empfiehlt, alternative Lösungen zu prüfen und die Abhängigkeit von Microsoft zu reduzieren. Abgesehen von den berechtigten Zweifeln an der Sicherheit der Microsoft-Cloud nimmt die EFK erstmalig sehr deutlich die verantwortlichen Beschaffer selbst in den Blick. Trotz strenger Vergabevorschriften und Eigeninteressen bezüglich Datenhoheit, Streuung der IT-Abhängigkeiten sowie Kosten- und Lizenzkontrollen folgen immer noch viele Behörden der Microsoft-Agenda und passen ihre IT-Strategie entsprechend »Hersteller-Freundlich« an. Zur Erinnerung: Vorrangiges Ziel des Haushaltsrechts ist die Deckung des Bedarfs der öffentlichen Hand durch eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung. Diese haushaltsrechtlichen Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit bilden bis heute den originären Handlungsmaßstab für eine Beschaffung.

Unwirtschaftliches Zögern

Leider wird oft mit fadenscheinigen Argumenten und ohne Alternativen ernsthaft und intensiv zu prüfen, eine echte bedarfsgerechte Beschaffung aus den Augen verloren. Ein Beispiel ist der Bund, der Microsofts Ankündigungen von 2017 unkritisch folgt und blindlings in die Cloud steuert. Auch zuvor wurde häufig unnötig und wettbewerbsbeschränkend die Software Assurance als notwendig erklärt, obwohl klar war, dass Upgrades selten in Anspruch genommen werden.

Damit folgen auf Datenschutzbedenken und Vergaberechtsverstöße haushaltsrechtliche Schäden. Würde stattdessen neben neuem On-Prem auch noch gebrauchte Software einbezogen, ließen sich nicht nur datenschutzrechtliche Bedenken gegenüber der Cloud gravierend absenken, sondern auch der freie Wettbewerb stärken und Kompatibilität erhöhen. Zumal viele aktuelle Versionsstände auch gebraucht gekauft werden können.

Andreas E. Thyen, Verwaltungsratspräsident der LizenzDirekt AG, geht nach eigenen Schätzungen davon aus, dass in Europa Lizenzen im Wert von mehreren Milliarden ausgeschrieben und beschafft werden, ohne dass vorher wirklich geprüft wird, ob dies überhaupt wirtschaftlich sinnvoll, haushaltskonform oder vergaberechtskonform ist.

Verhältnismäßigkeit auf den Prüfstand stellen

Ein Großteil der Behörden braucht im Umfeld von Microsoft-Software nur das eine oder andere Werkzeug («Hammer«) und nicht das Sammelsurium von Werkzeugen («Pakete«). Dies gilt erst recht für einen großen Koffer mit einer Versicherung («Software Assurance«), diese nicht genutzten Werkzeuge eines Tages auch noch gegen weiterhin nicht genutzte, aber neuere Werkzeuge eintauschen zu können.

»In vielen Fällen sind die ›Lösungen‹ teurer als das Problem«, so Thyen.

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Händler, Behörden und Wettbewerbshüter bei diesem tradierten Beschaffungsverhalten einmal kritisch prüfend tätig werden. Zumal einzelne Behörden oft von Herstellern und Großhändlern unter Druck gesetzt werden und sich letztendlich ihrem Schicksal ergeben. Im wahrsten Sinne wird hier ohne Not Geld von den Behörden an die privaten Hersteller umverteilt, die in diesen Segmenten Jahr für Jahr Milliardengewinne erzielen und monopolartig agieren können.

Wohin das führen kann, zeigt die hochemotional geführte Diskussion um das Geschäftsgebaren bei VMware und Citrix, wo das Zwangs-Abo mit exorbitanten Preiserhöhungen auch auf dem ITAM-Kongress in Engelberg bei allen Teilnehmern zu Fassungslosigkeit geführt hat.

Thyen weiter: »Die Kritik der EFK nebst Aufforderung, so lange wie möglich auf On-Premises zu setzen sowie ähnliche Entscheidungen von Wettbewerbshütern erscheint klug und zukunftsweisend.«

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