Auf den Punkt gebracht: Zehn goldene Regeln für effiziente Besprechungen

Besprechungen gelten bei vielen Mitarbeitern als »Zeitfresser« erster Güte. Das ist keine Überraschung, gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Pandemie: Da persönliche, kurze Besprechungen kaum noch möglich sind, werden jeden Tag zahlreiche Meetings per Video und Telefon durchgeführt. Um die Teilnehmer nicht zu verärgern, ist es wichtig, dass Sitzungen möglichst effizient und effektiv ablaufen – unabhängig davon, ob sie im Besprechungszimmer oder online stattfinden. Das lässt sich erreichen, wenn die Leiter von Sitzungen zehn Grundregeln beachten, so Philipp Mühlenkord, Marketing Director DACH bei Diligent / Brainloop.

  1. Die Sitzung optimal vorbereiten

Eine optimale Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer effizienten und effektiven Besprechung. Daher müssen alle Beteiligten über die Themen informiert sein und im Vorfeld alle relevanten Informationen erhalten. Zu klären sind darüber hinaus organisatorische Fragen, etwa wer moderiert und Protokoll führt.

  1. Unnötige Sitzungen vermeiden

Um Informationen auszutauschen, muss nicht zwangsläufig eine Besprechung anberaumt werden. Möglicherweise reichen E-Mails oder Chats aus. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was eine Besprechung kostet, empfiehlt es sich, den Stundensatz der Teilnehmer zu berechnen und sich zu fragen, ob sich dafür eine Besprechung wirklich lohnt.

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  1. Nur relevante Teilnehmer einladen

Das Sprichwort »weniger ist mehr« gilt auch für Besprechungen. Denn je mehr Personen an einer Sitzung teilnehmen, desto weniger können sich an der Diskussion beteiligen. Daher sollten nur relevante Personen eingeladen werden.

  1. Keine Bleibepflicht bis zum Ende der Besprechung

Möglicherweise stellen Teilnehmer während eines Treffens fest, dass sie fehl am Platz sind. In diesem Fall sollten sie die Gelegenheit haben, die Besprechung zu verlassen, und zwar ohne Rechtfertigung.

  1. Nach dem Grundsatz KISS verfahren: Keep It Short an Simple

Eine straffe Zeitvorgabe ist aus zwei Gründen sinnvoll. Zum einen benötigt nicht jede Sitzung eine Stunde oder länger. Zum anderen tendieren Menschen dazu, am besten unter einem gewissen Zeitdruck zu arbeiten. Um zu vermeiden, dass sich die Teilnehmer zu lange mit einzelnen Themen beschäftigen, bietet sich bei persönlichen Meetings beispielsweise ein »Trick« an, der bei der Projektmanagement-Methode Scrum Verwendung findet: die täglichen Daily-Scrum-Meetings finden im Stehen statt.

  1. Sich auf drei bis fünf Themen konzentrieren

Wer in einer Besprechung zu viele Themen auf die Tagesordnung setzt, läuft Gefahr, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer übermäßig zu strapazieren. Daher nur drei bis fünf Kernthemen aufgreifen und andere Punkte in einer Kategorie »Sonstiges« zusammenfassen. Diese weniger relevanten Fragen können auch bei einer Folgesitzung diskutiert werden.

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  1. Stringentes Zeitmanagement einführen

Zeit ist kostbar. Vor allem die von Führungskräften und Board-Mitgliedern. Daher ist es wichtig, pünktlich mit einer Besprechung zu beginnen. Nachzügler müssen eben auf diese Weise lernen, dass »Pünktlichkeit die Höflichkeit der Könige ist«, wie es der französische König Ludwig XVIII. formulierte. Diese Höflichkeit erfordert es zudem, eine Sitzung pünktlich zu beenden.

  1. Einzeldiskussionen verhindern und auf Themen fokussieren

Es kommt immer wieder einmal vor, dass zwei Teilnehmer im Rahmen einer Besprechung eine separate Diskussion beginnen. Solche Einzeldebatten sollten unterbunden werden. Sonst besteht die Gefahr, dass die anderen Beteiligten warten müssen und wertvolle Zeit verloren geht. Das Gleiche gilt, wenn Teilnehmer vom Thema abschweifen.

  1. Keine Mobiltelefone und Notebooks zulassen

Auch wenn es schwer durchzusetzen ist: Teilnehmer sollten während der Besprechung darauf verzichten, ihr Smartphone oder Notebook zu verwenden. Das kommt der Produktivität zugute.

  1. Aktionspunkte und Follow-ups festlegen

Bei Abschluss jedes Themas auf der Tagesordnung sollten die Haupt- und Aktionspunkte fixiert werden. Dazu zählt auch, wer für bestimmte Aktionen zuständig ist. Diese Informationen werden in das Protokoll der Sitzung aufgenommen. Wichtig ist zudem, die Umsetzung der Beschlüsse zu überprüfen.

Tipp: Sitzungsregeln implementieren

Zum Abschluss noch folgender Tipp: Es ist eine Überlegung wert, Sitzungsregeln festzulegen. Wichtig dabei ist, dass alle Teilnehmer von Besprechungen Vorschläge für solche Regeln einbringen können. Das stärkt den Zusammenhalt von Teams. Außerdem sollten diese Vorgaben »kurz und knackig« formuliert sein. Und wenn das Regelwerk zudem aus wenigen, einprägsamen Grundsätzen besteht, sind die Voraussetzung gegeben, um im Unternehmen eine positive Meeting-Kultur aufzubauen.

 

Meetings effizienter gestalten – die 5 Top-Tipps zur Vorbereitung

An ihnen führt kein Weg vorbei – Meetings sind eine der am häufigsten genutzten Kommunikationsformen in Unternehmen. Zwar werden die meisten Informationen heute per E-Mail, Textnachricht und in Telefonaten vermittelt, doch dabei besteht die Gefahr, dass in der Kommunikation vieles verloren geht oder länger dauert als im direkten Austausch. Meetings bieten den Rahmen sich auszutauschen, Inhalte beizusteuern und im Dialog Lösungen zu finden.

Leider verlaufen viele Meetings ineffizient und sind mit unnötigem Zeitaufwand verbunden. Um Zeit zu sparen und auch die eigenen Nerven zu schonen, ist es hilfreich, sich richtig auf ein Meeting vorzubereiten. Die fünf Top-Tipps, um Meetings effektiver zu gestalten und sich optimal vorzubereiten, hat wePresent, Spezialist für interaktive Collaborations- und Präsentationslösungen, zusammengefasst:
  1. Die Agenda lesen – selbst wenn es keine gibt

Zu jedem Meeting sollte es eine Agenda geben. Inhaltlich kann diese von ein paar Stichpunkten bis hin zu einem Dossier samt einer Kurzbiografie jedes Teilnehmers reichen. Sie dient als roter Faden und informiert die Teilnehmer bereits im Voraus über Zweck und Hintergründe des persönlich oder virtuellen Treffens, sodass diese Punkte nicht erst noch zu Beginn des Meetings geklärt werden müssen und so kostbare Zeit verloren geht.

Eine kurze, oberflächliche Agenda ist daher besser als gar keine. Deshalb sollte, falls es keine gibt, am besten nochmals nach dem Grund und den Diskussionspunkten des Meetings gefragt werden – selbst ein paar Bullet Points können hier aufschlussreich sein.
  1. Herausfinden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist, und was erwartet wird

Die Agenda hilft auch dabei, zu erkennen aus welchem Grund man an einem Meeting teilnehmen soll beziehungsweise ob und warum dies überhaupt sinnvoll ist. So geht vielleicht eine Einladung für ein Marketing Meeting an Mitglieder aus dem Sales Team. Auf dem ersten Blick scheint vielleicht unklar, warum dieses Treffen anberaumt wurde oder warum Teilnehmer aus anderen Geschäftsbereichen eingeladen wurden. Die Agenda jedoch informiert darüber, dass das Marketing-Team beispielsweise eine Meinung der Sales-Abteilung zu Inhalten benötigt, die sie auf die Website stellen möchte.

Mit diesem Vorwissen können die Teilnehmer daher auch einen besseren Beitrag zum Meeting beisteuern, statt dies erst in einem zweiten Treffen zu tun.
  1. Die eigene Rolle im Meeting erkennen

Niemand ist ohne Grund in einem Meeting – oder sollte es sein. Dem Buch »Let’s Stop Meeting Like This« von Dick und Emily Axelrod zufolge fällt jeder Teilnehmer eines solchen Treffens in eine von drei Kategorien: Leiter, Mitwirkender oder Vermittler.

  • Der Leiter eines Meetings ist die Person mit der formalen Autorität das Meeting anzuordnen oder zumindest die Person, die es einberufen hat. Bei ihr liegt die Verantwortung dem Meeting von Anfang an einen Sinn zu geben. Diesbezüglich sollte sich der Leiter folgende Frage stellen: Welche Entscheidungen sollen als Ergebnis dieses Meetings getroffen werden? Diese Überlegung ist entscheidend, da sie dabei hilft alles Weitere in die Wege zu leiten und mit einem Sinn zu versehen. Anhand der zu treffenden Entscheidungen lässt sich ein roter Faden für das Meeting festlegen und es kann festgestellt werden, wer genau teilnehmen sollte und somit eingeladen werden muss. Vielleicht ist für diesen speziellen Anlass gar nicht die gesamte Gruppe nötig und man spart Zeit, indem nur die wirklich relevanten Personen zusammenkommen. Vielleicht bieten sich auch drei kurze Meetings mit einzelnen Gruppen an, statt alle Personen einen ganzen Nachmittag zusammenzurufen, wobei manche bei vielen Diskussionspunkten gar nicht beteiligt sind.
  • Die Mitwirkenden. Meist wird von »Teilnehmer« gesprochen, aber an einem Meeting sollte man nicht nur teilnehmen, um dabei gewesen zu sein. Es sollte darum gehen, fokussiert daran zu arbeiten, die vom Leiter gesetzten Entscheidungen zu treffen. Als Mitwirkender sollte man vorbereitet sein, um Ideen in die Diskussion einzubringen und aktiv daran teilzunehmen. Ein Mitwirkender sollte außerdem benötigte Informationen in das Meeting einbringen, wenn nötig. Werden beispielsweise die Verkaufszahlen des vierten Quartals diskutiert, sollte ein Mitwirkender persönliche oder die Verkaufszahlen seines Bereichs und Notizen von Q4 zur Hand haben.
  • Die Vermittler haben die Aufgabe der Gruppe dabei zu helfen, ihren Zweck zu erfüllen. Ihre Rolle ist die der Mitwirkenden ähnlich, sie tragen jedoch nicht immer direkt mit Detailinformationen zur Debatte bei, sondern treiben die gesamte Diskussion voran. Sie können beispielsweise eine untergeordnete Führungsposition innerhalb des Meetings haben. Sie achten auf die Zeit oder erklären Fachfremden nötigenfalls fachspezifische Begriffe und Problematiken. Manchmal trägt ein Vermittler auch nur zum Meeting bei indem er sicherstellt, dass jeder die Chance hat zu Wort zu kommen, oder dafür sorgt, dass die Diskussion nicht entgleist.
  1. Im Vornherein überlegen und notieren, was man sagen möchte

Man hat die Agenda gelesen, weiß worum es geht und welche Rolle man spielen wird. Nun ist es Zeit sich ein paar Gedanken dazu zu machen und dabei die wichtigsten Punkte festzuhalten. Dafür sollten keine seitenlangen Notizen angefertigt werden – optimal ist ein Notizzettel (auf Papier oder digital) mit ein paar Stichpunkten, die dabei helfen den roten Faden nicht zu verlieren. Wichtig ist es auf jeden Fall vorbereitet zu sein. Während des Meetings bleibt selten Zeit sich erst dann Gedanken zu machen. Zwar entstehen viele Ideen und Lösungen auch in Zusammenarbeit in der Gruppe, doch muss auch dafür zuvor das Thema gut durchdacht worden sein.

  1. Beiträge anschaulich präsentieren

Ebenso wichtig ist es, sämtliches relevante Material zum Meeting mitzunehmen. Hierzu sollte man planen, inwiefern man diese an welchem Punkt des Meetings einfließen lassen möchte. Je mehr Teilnehmer, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alles gesagt werden kann, was gesagt werden möchte. Je prägnanter die einzelnen Beiträge zusammengefasst sind, desto mehr Zeit bleibt am Ende, um zusätzliche Details zu besprechen.

Wesentlich interaktiver und interessanter werden Meetings, wenn Inhalte nicht nur verbal vorgetragen, sondern mit griffigem Material unterlegt werden. Wenn die Teilnehmer visuelle Eindrücke zur Unterstützung der Inhalte erhalten, können sie diese leichter verstehen und im Gedächtnis behalten. Danke moderner Präsentationssystem ist es heute möglich, ohne Aufwand schnell Inhalte von mitgebrachten Smartphones, Tablets oder Laptops einzuspielen. Ein Bild oder eine technische Zeichnung vom aktuellen Projekt, dem Messestand oder einer technischen Neuheit, eine Grafik zu Statistiken oder ein kurzes Video sparen Zeit und beschreiben den Sachverhalt meist besser als eine lange Erklärung.

 

So gerüstet, sollten langatmige Meetings mit Frontalvorträgen, bei denen manche Teilnehmer nur zehn Prozent der Inhalte betreffen, hoffentlich bald der Vergangenheit angehören.

 


 

Hybrid Meeting und Blended Learning – Wie Videokonferenzen gelingen

Foto: Owl Labs

Seit Beginn der Corona-Pandemie ist Arbeiten und Lernen von Zuhause aus Realität. 25 % der Deutschen arbeiteten zwischenzeitlich von zuhause aus. Addiert man Schüler sowie Studierende hinzu, erhöht sich die Zahl der Heimarbeitenden nochmal.
Neben Social Distancing bieten Arbeiten und Lernen von Zuhause aus zahlreiche weitere Vorteile. Allerdings stellt die Ausweitung der Zusammenarbeit über Distanzen hinweg höhere Anforderungen an die Kommunikation im Allgemeinen, und an die Videokommunikation im Speziellen. Die Kommunikation zwischen Personen, die alle alleine zuhause sind, ist via Videokonferenz per Laptop einfach und effizient. Schwieriger wird es hingegen, wenn sich eine Gruppe physisch trifft und Heimarbeitende zugeschaltet werden sollen.

Herausforderung »Hybrid Meetings« und »Blended Learning«
Ob wegen Social Distancing oder wegen einer individuellen Präferenz für Homeoffice: Das New Normal ist häufig, dass manche Personen als Gruppe vor Ort und andere zuhause sind. »Hybrid Meeting« beziehungsweise »Blended Learning« sind Schlagwörter, die dieses Setting beschreiben, was heute für viele zum Alltag gehört.
Doch bloß, weil sie pandemiebedingt Alltag sind, heißt es nicht, dass Hybrid Meetings ohne Komplikationen laufen. Sich aus dem virtuellen »Off« Gehör zu verschaffen, kann genauso zur Herausforderung werden wie einzelne leisere oder vom Mikrofon entferntere Stimmen der physisch anwesenden Gruppe ausreichend gut zu verstehen.

Upgrade für das technische Setup nötig
Mehrere Personen sitzen vor einem Laptop, »teilen« sich sozusagen die Webcam des Laptops: Was früher bei längeren Meetings bestenfalls unbequem war und für das Gegenüber auch immer etwas sparsam gewirkt hat, ist spätestens mit Social Distancing passé.
Doch was ist die Alternative? Die passende technische Ausstattung für Hybrid Meetings und Blended Learning erscheint vielen komplex und noch dazu teuer. Sollen die virtuell Teilnehmenden den Gesprächsverläufen wirklich folgen und sich effektiv einbringen können, stellen sich viele Fragen: Wie muss ein Raum eingerichtet werden? Welcher Lautsprecher, welches Mikrofon, welche Kamera soll verwendet werden? Was garantiert einen möglichst reibungslosen Betrieb?

Das richtige Upgrade

Nicht jede Videokonferenz-Hardware ist für Hybrid Meetings und Blended Learning gleich gut geeignet. Ist die einzige Kamera beispielsweise an der Stirnseite eines Unterrichtsraums angebracht, sehen die virtuell zugeschalteten Schüler zwar die Gesichter der physisch anwesenden Schüler, aber nur den Rücken vom Lehrer. Wenn der Lehrer etwas an das Whiteboard schreibt, sehen sie es ebenfalls nicht. Und in welches Mikro spricht der Lehrer beziehungsweise die anwesenden Schüler?
Abhilfe versprechen Lösungen wie die Meeting Owl Pro, die Mikrofon, Lautsprecher und 360°-Kamera in einem Gerät integrieren sowie mit intelligenter Software ausgestattet sind. Sie werden in der Raummitte platziert und können der im Raum verteilten Gruppe die jeweils Sprechenden im Bild hervorheben und sogar ihre Lautstärke für diejenigen, die sich Zuhause befinden, angleichen. Die Geräte sind tragbar, der Installationsaufwand gleich Null, und die virtuellen Teilnehmer profitieren von einer besseren Meeting Experience.

Fazit
Hybrid Meetings und Blended Learning sind gekommen, um zu bleiben. Das birgt viele Chancen, sofern die virtuellen Teilnehmer eine gute Meeting Experience bekommen. Es gilt, Menschen, die virtuell an einem Meeting, einem Seminar oder einer Unterrichtsstunde teilnehmen, mit dem richtigen technischen Setup eine Partizipation (zumindest fast) auf Augenhöhe zu ermöglichen.
Dann steht produktiven Meetings und effektivem Lernen nichts im Wege, auch ohne dass man sich auf den Arbeits- oder Schulweg gemacht hat.

 


 

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