Warum Unternehmen in Deutschland noch stärker in Technologien und Tools investieren sollten, um zukunftsfähig zu bleiben.

Mehr Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz wünscht sich jedes Unternehmen. Gerade in Zeiten, die von einem tiefgreifenden Wandel durch Digitalisierung und neue Arbeitsformen geprägt sind. Insbesondere hybride Arbeitsplatzmodelle erfordern eine sorgfältige Anpassung bestehender Strukturen und Prozesse, um eine produktive Zusammenarbeit – unabhängig vom Standort – zu ermöglichen. Ein Schlüsselfaktor für Produktivität am Arbeitsplatz sind die bereitgestellten Arbeitsplatztechnologien. Ganz unterschiedlich blickt man darauf in Europa, wie eine aktuelle Studie von Ricoh untersucht hat. Neben den wirtschaftlichen und kulturellen Faktoren wird auch Technologie als ein Gradmesser für die Produktivität erkannt. Deutschland belegt im Ranking der europäischen Länder keinen Spitzenplatz.

Unterschiedliche Einschätzungen der Produktivität in Europa. Die Ricoh-Studie deckt auf, dass der Unterschied in der Selbsteinschätzung der eigenen Arbeitsproduktivität in Europa sehr groß ist. Spanien steht dabei unter den befragten Ländern (Großbritannien, Irland, Frankreich, Deutschland, Italien, Spanien, Niederlande) an der Spitze, Deutschland landet auf dem vorletzten Rang. Während 92 Prozent der spanischen Arbeitnehmer sich für sehr produktiv halten, sind es in Deutschland rund 10 Prozent weniger. Der Rückstand macht deutlich, dass deutsche Arbeitnehmer ein Produktivitätsproblem am Arbeitsplatz erkannt haben. Auch in der Frage nach der Unproduktivität zeichnet sich ein ähnliches Bild ab: In Spanien schätzen sich nur 4 Prozent der Arbeitnehmer als unproduktiv ein, während sich die Deutschen mit neun Prozent für doppelt so unproduktiv wie ihre spanischen Kollegen halten.

Liegt es an Motivation und fehlender Technologie? Das Ergebnis der Ricoh-Studie mag auf den ersten Blick verwundern, denn flexibles Arbeiten ist nach wie vor das bevorzugte Modell der deutschen Arbeitnehmer und sollte eigentlich für mehr Zufriedenheit und Motivation sorgen. Durch hybrides Arbeiten lassen sich verschiedene Lebensmodelle mit der Arbeit in Einklang bringen und Workflows effizienter gestalten. Doch hybrides Arbeiten kann nur funktionieren, wenn die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen wurden. Als größtes Hindernis für die Produktivität der Belegschaft in Deutschland wird in der Ricoh-Studie aber veraltete und unzureichende Technik am Arbeitsplatz genannt.

Was sich in deutschen Unternehmen ändern muss. Dieses Ergebnis zeigt, wie wichtig moderne Technologien für die Produktivität am Arbeitsplatz sind. In Deutschland ist nur knapp ein Drittel (29 %) der Arbeitnehmer der Meinung, dass sie über die notwendigen Technologien verfügen, um effizient zusammenzuarbeiten. Dabei ist produktivere Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld eines der Top-Themen für deutsche Arbeitnehmer. Auf die Frage, welche Lösungen die Effizienz und die Produktivität der Belegschaft steigern würden, nannte ein Drittel der Befragten (37 Prozent) Kommunikations- und Kollaborationstools. Weitere 41 Prozent nannten eine bessere Dokumentenmanagement-Lösung und ein Drittel wünscht sich Automatisierungssoftware (37 Prozent). Die Mitarbeitenden wünschen sich also vor allem Tools, die die standortübergreifende Zusammenarbeit fördern und Prozesse effizient organisieren, denn die Zukunft der Arbeit liegt dort, wo sie am produktivsten, sinnvollsten und erfüllend gestaltet werden kann. In vielen deutschen Unternehmen scheint dies noch nicht der Fall zu sein, denn auch die Führungskräfte erkennen die Lücke in der technologischen Ausstattung und mehr als ein Viertel (27 Prozent) nennt veraltete Technik als größtes Hindernis für die Produktivität der Mitarbeitenden. Deshalb sollte die Position Deutschlands in der Rangliste der neuen Ricoh-Studie ein erneuter Weckruf für die Führungsebene sein. Wenn man bedenkt, dass sich doppelt so viele Beschäftigte in Deutschland unproduktiv fühlen wie in Spanien und dass so viele von ihnen die vorhandene Arbeitsplatztechnologie als Schlüsselfaktor nennen, können die Auswirkungen veralteter Lösungen und Tools auf die Produktivität in der Region von den Führungskräften nicht ignoriert werden.

Zukunftsfähigkeit deutscher Unternehmen sichern. Die Studie zeigt, dass die Ausstattung der Mitarbeitenden mit der richtigen Technologie entscheidend ist, um das volle Potenzial auszuschöpfen und die Produktivität zu steigern. Um hier ansetzen zu können, muss das Digital Mindset in den Unternehmen und bei den Entscheidungsträgern gefördert werden, damit die Unternehmen in Deutschland im globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben. Dies erfordert auch eine genaue Analyse der bestehenden Infrastruktur eines Unternehmens und der Prozesse, die angepasst werden müssen, um Technologie erfolgreich zu implementieren. Blind in Technologie zu investieren, kann mehr Frustration hervorrufen, als die Mitarbeitenden wirklich zu unterstützen. Unternehmen, die der digitalen Transformation Priorität einräumen, investieren in eine zufriedenere Belegschaft und in ihr zukünftiges Wachstum. Denn die Digitalisierung von Büros und Geschäftsprozessen ist nicht nur entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch für die langfristige Bindung und Motivation der Mitarbeitenden. Unternehmen, die gezielt in moderne Technologien investieren und ihre Erlebnisse kontinuierlich optimieren, können ihre Produktivität steigern, Top-Talente binden und langfristig Kosten senken. Letztlich geht es nicht nur um Effizienzsteigerung, sondern um eine neue Qualität der Zusammenarbeit. Die aktive Gestaltung des Wandels schafft nicht nur bessere Arbeitsbedingungen, sondern verändert die Arbeitswelt nachhaltig positiv.

Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing
Central & Eastern Europe
bei Ricoh Deutschland

Illustration: © Everett Collection Inc. | Dreamstime.com

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Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland

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Ingo Wittrock,
Regional Director Marketing
Central & Eastern Europe
bei Ricoh Deutschland