Illustration: Absmeier

Die globalen Auswirkungen der Covid-19 Pandemie haben in vielen Unternehmen langjährig etablierte Arbeitswelten nachhaltig verändert. HR-Management hat als Disziplin seither immens an Bedeutung gewonnen – zumindest sofern HR-Referenten/Innen ihre Rollen strategisch, beratend und gestaltend unter Berücksichtigung von Mitarbeiter- und Unternehmensinteressen wahrgenommen haben. In den vergangenen 12 Monaten haben zahlreiche Unternehmen Bilanz gezogen, Defizite und Potenziale identifiziert und die Reorganisation ihrer Arbeitsmodelle vorangetrieben. Im Rahmen seiner SoftTrend Studie HR-Software 2021/2022 hat das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect 113 HR-Lösungen von 85 Anbietern unter die Lupe genommen, um aufzuzeigen, welche Markt- und Entwicklungstrends die Weiterentwicklung der Softwarelandschaft im HR-Bereich aktuell prägen.

Laut einer Befragung des Bayerischen Forschungsinstitutes für Digitale Transformation (bidt) unter 1.500 Berufstätigen in 2020 wünschen sich rund 70 % derjenigen, bei denen eine Remote-Tätigkeit möglich ist, auch nach der Corona-Krise häufiger im Home Office zu arbeiten als zuvor. Die Befürchtung, der Arbeitgeber könne nach der Krise die geschaffenen Möglichkeiten der Home-Office-Nutzung wieder auf das Vorkrisenniveau zurückfahren, ist weit verbreitet (55 %). Einer aktuellen, repräsentativen Studie von Accenture zufolge favorisieren zudem 83 % der mehr als 9.300 befragten Beschäftigten ein hybrides Arbeitsmodell mit Präsenz- und Home-Office Anteilen.

Bessere Voraussetzungen für hybride Arbeitswelten schaffen

Für Arbeitgeber wächst damit die Herausforderung, die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach flexibleren Arbeitsmodellen mit den Zielen des Unternehmens und der Personalpolitik in Einklang zu bringen. Die zentrale Frage lautet somit nicht mehr »wo wir zukünftig arbeiten«, sondern vielmehr, »was das volle Potenzial der Beschäftigten freisetzt und ihnen ermöglicht, überall nachhaltig produktiv zu arbeiten«. »Für HR und Personalverantwortliche bedeutet dies vor allem, geeignete Rahmenbedingungen für hybride Arbeitsmodelle zu schaffen, um produktive Arbeitsumgebungen für geeignete Rollenprofile unabhängig des jeweiligen Standorts bereitzustellen«, so SoftSelect Geschäftsführer Michael Gottwald. »Auf mittlere bis lange Sicht dürften sich so flexible und insbesondere auch hybride Arbeitsmodelle immer mehr etablieren, die die Vorteile beider Welten (Präsenz- und Remote-Arbeit) optimal vereinen – unter Berücksichtigung individueller Faktoren.«

Smart Collaboration ermöglichen

Der Anspruch, Mitarbeitern außerhalb der Office-Räume eine positive Nutzererfahrung zu schaffen und gleichwohl ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen, das sich auch auf die Produktivität niederschlägt, ist heute Ausgangspunkt vieler Unternehmen auf der Suche nach passenden und vor allem sicheren Collaboration-Tools. Social-Media-Elemente, z.B. für die Sprach-, Text- und Bild-Übertragung, das Screensharing oder die Datei- und Versionsverwaltung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sind heute ein wichtiger Bestandteil von digitalen Arbeitsplätzen. Mit der Etablierung von E-Learning-, Self-Service- und HR-Analytics-Plattformen haben viele Unternehmen in den letzten Jahren bereits wichtige Voraussetzungen für die Arbeit in verteilten Teams geschaffen. Die zunehmende Integration von (Social) Collaboration-Tools in HR-Lösungen ermöglicht Unternehmen zudem die virtuelle Vernetzung der Mitarbeiter – nicht nur, um die Arbeitsproduktivität und den Wissenstransfer im Team zu fördern. Virtuelle Projekt- und Kommunikationsräume dienen auch dazu, eine etwaig auftretende Prokrastination bzw. Aufschiebementalität zu vermeiden und die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Soft Skills im Team besser einzusetzen.

Diversifiziertes Leistungsangebot der HR-Lösungen

Die in der aktuellen SoftSelect Studie HR-Software 2021/2022 untersuchten HR-Lösungen bieten Anwenderunternehmen ein breites Lösungs- und Funktionsangebot. Während 83 % der Anbieter über Funktionen für das Personalmanagement und 78 % über ein integriertes HR-/Mitarbeiterportal verfügen, sind nur noch 63 % mit einem Management-Informations-System zur Sammlung und Auswertung von Mitarbeiterkennzahlen ausgestattet. Eine eigene Personalabrechnung bieten, trotz der hohen Relevanz für Unternehmen, aufgrund restriktiver Vorgaben und des hohen Pflegeaufwandes hingegen lediglich 50 % der Lösungen an. Eine Workflow-Unterstützung zur Planung und Steuerung von Abläufen ermöglichen 82 % der Lösungen und ein integriertes Dokumentenmanagement für eine revisions- und DSGVO-konforme Archivierung können zwei von drei Lösungen vorweisen. Die Bereiche Bewerbermanagement und Recruiting können immerhin noch 62 %, Zeitwirtschaft, Skillmanagement und Personal-Controlling jeweils 57 % und Talentmanagement noch zu 53 % anbieten. Die Bereiche Personalentwicklung sowie Personaleinsatzplanung werden ebenfalls von rund der Hälfte aller Lösungen abgedeckt. Einige Anbieter verfügen zudem über spezielle Lösungen und Module für das Reisekostenmanagement (49 %), die Fuhrparkverwaltung (33 %) und das E-Learning (20 %).

Automatisierungspotenziale ausschöpfen und Kosten senken

Die Verwaltung des Personalbestands, was u.a. auch die Besetzung von Vakanzen, Leistungsbeurteilungen, Business Intelligence und Analysen, Personalkostenmanagement, digitale Personalakten, Skillmanagement, Mitarbeiterbefragung, Arbeitsschutz, Fortbildung und Personalentwicklung einschließt, ist für den nachhaltigen Unternehmenserfolg nicht nur enorm wichtig, sondern mitunter auch sehr ressourcenintensiv und gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Situation in vielen Unternehmen überaus relevant. Immer mehr Personalabteilungen stellen ihre HR-Prozesse und ihren Wertbeitrag für die Organisation auf den Prüfstand, um Kosten in der Verwaltung zu senken und neue Herausforderungen effizient zu lösen. In der konkreten Ausgestaltung der abgebildeten Funktionsumfänge unterscheiden sich die Lösungen jedoch zum Teil erheblich, wie die Übersicht am Beispiel der Personalmanagement-Funktionen zeigt.

[1] HR-Software Studie und kostenfreies Management Summary anfordern

Die SoftTrend Studie 296 – HR-Software 2021/2022 enthält einen umfassenden Überblick zu den einzelnen Lösungsanbietern im HR-Bereich. Unter http://www.softselect.de/hr-studien können Unternehmen die Vollversion (inkl. vollständiger Lösungsprofile) für 150 € (zzgl. MwSt. und Bereitstellungspauschale) oder die kostenfreie Management Summary der SoftSelect HR-Software Studie 2021/2022 anfordern.

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