Illustration: Absmeier Geralt

Eine belastbare Governance liefert die Basis für die erfolgreiche Umsetzung.

Viele Verantwortliche für Mitarbeiteraus- und -weiterbildung haben erkannt, dass ein einziges Lernmanagementsystem (LMS), das als Shared Service in einer Organisation eingesetzt wird, erhebliche Vorteile bietet. Es ist als zentraler Lern-Hub für alle Mitarbeiter, Kunden sowie Partner leichter zugänglich und beseitigt damit nicht nur Lernsilos und redundante Inhalte, sondern senkt auch die Kosten für Lerninhalte und Technologie sowie deren Verwaltung. Zudem vereinfacht es die Nachverfolgung von Trainingsangeboten und deren Ergebnissen; und es sollte damit auch die Motivation und Zufriedenheit der Lernenden verbessern. Bei der Einrichtung eines solchen »Learning Shared Service« besteht die größte Herausforderung oft darin, die Beteiligung und Akzeptanz aller Geschäftsbereiche zu erzielen. Oftmals zögern die Verantwortlichen, sich an einem Shared Service zu beteiligen, weil sie befürchten, durch die damit verbundenen zentralisierten Ressourcen und Entscheidungen ihre Autonomie zu verlieren. Die Etablierung eines soliden Modells für die Planung und Umsetzung ist deshalb ein entscheidender Faktor, um das Vertrauen sowie die aktive Beteiligung aller Stakeholder zu gewinnen und zu erhalten. Basierend auf den Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Tausenden von Kunden hat SumTotal Systems ein Governance-Modell entwickelt, das aus sieben wesentlichen Elementen besteht.

Bei einer Governance für einen Shared Service – in diesem Fall für den Bereich Mitarbeiteraus- und -weiterbildung – geht es darum, dass die richtigen Personen in einer Organisation zusammenarbeiten, um gemeinsam Entscheidungen darüber zu treffen, wie ein maximaler Erfolg für die Organisation und alle beteiligten Geschäftsbereiche (Line of Business – LOB) aus dem Service erzielt werden kann. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die Kernkomponenten eines effektiven Governance- Frameworks für einen »Learning Shared Service« sowie praktische Schritte, mit denen Unternehmen ein solches Modell umsetzen können.

WICHTIGE KOMPONENTEN EINER EFFEKTIVEN GOVERNANCE

#1. VISION UND STRATEGIE

Die Verantwortlichen sollten als erstes einen Plan aufstellen, der unter anderem aufzeigt, was die Ziele des Learning Shared Service sind und warum er für das Unternehmen relevant ist. Die Zielsetzungen für den Service sollten in Zusammenarbeit mit den wichtigsten Führungskräften aller Geschäftsbereiche erfolgen. Die Strategie des Service muss eine gemeinsame Vision aller Beteiligten repräsentieren und sorgfältig mit den übergreifenden strategischen Zielen des Unternehmens abgestimmt werden. Konzentrieren Sie sich bei der Einholung dieses Inputs auf die Abstimmung mit den Führungskräften und die Entwicklung von Leistungsversprechen, die für die verschiedenen Geschäftsbereiche von Bedeutung sind.

Der nächste Schritt ist ein detaillierter Strategieplan inklusive der Mission und Vision des Programms, einer 12 oder 24-monatigen Roadmap mit wichtigen Meilensteinen sowie dem voraussichtlichen Personalbedarf (im Shared Service Team und in den Geschäftsbereichen).

#2. KOMMUNIKATION

Die Kommunikation mit Führungskräften und Verantwortlichen der Geschäftsbereiche (LOBs) ist entscheidend für den Erfolg von Shared Services. Sie sollte formell und regelmäßig in beide Richtungen erfolgen und sicherstellen, dass alle Beteiligten weiterhin informiert und zufrieden mit dem Fortschritt sind oder die Gelegenheit zu Einwänden und Feedback haben.

Kommunizieren Sie zu diesem Zweck Updates zu Status, Erfolgen, Roadmap und anderen wichtigen Entwicklungen. Seien Sie transparent dabei, was funktioniert und was nicht.

Bitten Sie um Feedback von Ihren Stakeholdern, Führungskräften und Lernenden, um eine Feedbackschleife zu schaffen. Veranstalten Sie regelmäßige Meetings, Telefonate, Umfragen, etc. Die Beteiligten sollten sehen, dass Sie offen für Verbesserungen und Änderungen sind.

#3. STAKEHOLDER-MANAGEMENT

Ihr Learning Shared Service sollte die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigen. Ein Lenkungsausschuss mit den wichtigsten Stakeholdern kann dabei helfen. Dieses Gremium sollte sich regelmäßig treffen, um die Richtung des Programms festzulegen, zu aktualisieren und gemeinsam strategische und operative Entscheidungen zu treffen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten gehört werden und sich verantwortlich fühlen. Wichtige Entscheidungen, die so gemeinsam getroffen werden können, sind unter anderem:

Welche neuen LMS-Funktionen verwendet werden sollen
Die Priorisierung von Funktionen des Learning Shared Service
Das Festlegen von Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen
Das Delegieren bestimmter LMS-Administrationsfunktionen an Geschäftsbereiche
Die Auswahl von Anbietern für Lerninhalte
Die Einigung auf Anpassungen am Look & Feel des LMS
Die organisationsweite Kommunikation
Die Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren

#4. BETRIEBSSTANDARDS

Betriebsstandards sind die Richtlinien und Verfahren, die Sie einhalten müssen, um den reibungslosen täglichen Betrieb des Learning Shared Service sicherzustellen. Diese Standards legen beispielsweise fest, wie Ihr Team auf Anfragen von Geschäftsbereichen reagiert und diese verwaltet. Die Art und Weise, wie Sie Anfragen verwalten, Prioritäten setzen und ein Gleichgewicht zwischen strategischer und operativer Arbeit herstellen, ist entscheidend. Diese Richtlinien und Verfahren müssen klar definiert sein und von den LOBs verstanden werden, um Frustrationen zu vermeiden.

Mit zunehmender Reife des Service steigt die Anzahl der operativen Aufgaben, Anfragen und alltäglichen Probleme unverhältnismäßig stark an, was einen großen Teil der Zeit in Anspruch nimmt. Um dieses Wachstum zu bewältigen, muss Ihr Team eine angemessene Größe sowie klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Es ist zudem wichtig zu entscheiden, welche administrativen Aufgaben beispielsweise in den Geschäftsbereichen selbst durchgeführt werden können und welche zentral verwaltet werden müssen. Genauso wichtig ist eine transparente Priorisierung von Anfragen. Ähnlich wie bei einem Helpdesk sollte diese Priorisierung auf Grundlage des Aufwands, der Auswirkungen auf das Unternehmen und der Anzahl der Geschäftsbereiche erfolgen, denen die Anfrage zugutekommt.

#5. TECHNOLOGISCHE AUSRICHTUNG

Der Aufbau einer engen Partnerschaft und der häufige Kontakt mit Ihrem LMS-Anbieter sind wichtig, um die Roadmap abzustimmen und die Rendite Ihrer Software-Investition(en) zu maximieren. Der Kontakt zum LMS-Anbieter sollte unter anderem Folgendes sicherstellen:

Vorab-Informationen über neue Produktfunktionen und deren Nutzen
Optionen für Feedback und Einflussnahme auf die Roadmap des Anbieters
Effiziente Bearbeitung von Anfragen und Lösung von Problemen Ihrer Anwender
Bereitstellung von Best Practices und Informationsressourcen
Verbindung zur Anwender-Community über Unternehmensgrenzen hinweg

#6. BEWERTUNGS- UND VERBESSERUNGS-METRIKEN

Um Rückschritte zu verhindern, sollte die Leistung des Learning Shared Service regelmäßig bewertet werden. Auf Grundlage der Ergebnisse können Verbesserungen vorgenommen und kommuniziert werden. Transparenz ist von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen und Ihren Stakeholdern Aufschluss darüber gibt, was funktioniert und was verbessert werden muss. Ein belastbares Bewertungsmodell ermöglicht unter anderem: Klare Erwartungen und Ziele zu setzen und zu kommunizieren; kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen, was die Zufriedenheit und Akzeptanz erhöht; die Bewertung der Effektivität von Lern- und Trainingsprogrammen zu ermöglichen.

Die Bewertungskriterien können sich natürlich je nach Organisation und Zielsetzung unterscheiden. Gute Indikatoren sind jedoch in den meisten Fällen: Anzahl der Nutzer und Frequenz der Nutzung, Zufriedenheit der Nutzer, Antwortzeiten auf Anfragen, Anzahl der implementierten neuen Funktionen, pünktliches Erreichen von Meilensteinen der Roadmap.

#7. PERSONAL- UND FINANZMANAGEMENT

Die Einrichtung eines Learning Shared Service erfordert eine sorgfältige Bewertung des Personalbedarfs. Da ein Shared Service Team sowohl für strategische Aufgaben als auch für operative Anfragen verantwortlich sein wird, ist es wichtig, dass es über die Kapazität verfügt, mehrere Arbeitsströme parallel zu bewältigen.

Um Ihr Team richtig zu dimensionieren, nutzen Sie vorhandene Anforderungsdaten vorhergegangener Lernsysteme oder anderer Shared Services. Entwickeln Sie einen Personalplan, aufgeschlüsselt nach Aufgaben und Fähigkeiten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team richtig besetzt ist und Sie keine Personalengpässe haben. Werden zusätzliche Rollen oder Kapazitäten benötigt, sollten diese in den Plan aufgenommen werden. Einige Beratungsunternehmen und LMS-Anbieter bieten auch flexible Services an, die es Ihnen ermöglichen, in Zeiten einer hohen Nachfrage zusätzliche externe Personalkapazitäten hinzuzufügen.

Teilen Sie die Personalprognose mit Ihrem LMS-Anbieter oder Kollegen in ähnlichen Organisationen, um Feedback dazu zu erhalten. Anschließend sollten Sie den Plan auch mit den Stakeholdern teilen. Die Feedbackrunden werden sich auszahlen, wenn Ihr Plan von den Führungskräften geprüft wird. Der Personalplan sollte neben Kosten für Software und Beratungsdienste ebenfalls in die Budgetierung für den Learning Shared Service einbezogen werden.

»Durch die Verbreitung von SaaS-basierten LMS-Plattformen haben Learning Shared Services häufig mit »Schatten-LMS« zu kämpfen, die von einigen Geschäftsbereichen eigenständig angeschafft und betrieben werden«, erklärt Aristoteles Kabarganos, Sales Director Central Europe bei SumTotal Systems. »Zu den Nachteilen einer solchen Situation gehört neben häufig höheren Gesamtkosten auch die Problematik, dass Schulungen im Unternehmen uneinheitlich durchgeführt werden. Es besteht zudem auch häufig keine Transparenz über im Unternehmen vorhandene Qualifikationen und Fähigkeiten oder zur Bewertung, wie effektiv Trainingsmaßnahmen sind. Da der Erfolg eines Learning Shared Service-Programms von der unternehmensweiten Akzeptanz abhängt, ist es wichtig, die Vorteile eines übergreifenden LMS demonstrieren zu können.«

Weitere Informationen und detaillierte Hilfestellungen bietet das White Paper »Lernen als Service – Governance-Framework für Akzeptanz, Umsetzung und Erfolg von Shared Services im Bereich Corporate Learning”.

Download: https://www.gcpr.de/presseraum/sumtotal/

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