Unternehmensplanung: Ja, bitte aber nicht auf Kosten der IT

Quelle: QVANTUM

Eine Unternehmensplanung macht jedes mitteständische und große Unternehmen, irgendwie. Und in dem »irgendwie« liegt auch der Grund für viel Aufwand in Abteilungen, wie dem Controlling und der IT. Oft sind proprietäre oder selbstentworfene Tools im Einsatz, die allen Beteiligten mehr Arbeit bereiten als Nutzen bringen. Beispiel: Bei kleinsten Prozessänderungen werden die Pläne einzelner Abteilungen nicht analog aktualisiert und die IT wird benötigt, um entsprechende Anpassungen in den Funktionen vorzunehmen oder um weit verstreute Excel-Pläne zu synchronisieren. Mit agiler Unternehmensplanung auf Basis eines Cloud-basierten Tools kann genau dies vermieden werden. Das Ergebnis: Die Planung erfolgt deutlich schneller, sie kann jederzeit an neue Business-Anforderungen angepasst werden und die IT kann ihre Feuerwehrfunktion ad acta legen.

 

Die Unternehmensplanung ist heute eines der wichtigsten Instrumente für wirtschaftlich erfolgreiches Handeln. Ziele werden neu gesetzt und es gilt die einzelnen Prozesse, beispielsweise in der Materialbeschaffung, beim Personal, in der Produktion oder im Sales und Marketing, am neuen Ziel auszurichten. Da Unternehmen aufgrund hochdynamischer Märkte flexibel agieren müssen, ist es wie in früheren Zeiten mit einem vergleichsweise starren Jahresplan nicht mehr getan. Anpassungen und Feinjustierungen sind an der Tagesordnung – sei es, weil sich Absatzmärkte verlagern, Unternehmen fusionieren oder weil ein Tanker im Suezkanal quer liegt und die Just-in-Time-Lieferketten zusammenbrechen. Es geht also darum, die Unternehmensplanung dynamisch zu gestalten.

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Status heute: oft nicht ausreichend

Viele Unternehmen versuchen ihre Planung mit Excel oder mit komplexen Lösungen von ERP-Anbietern umzusetzen. Doch in den meisten Fällen können weder Excel noch die ERP-Tools die komplexen Strukturen eines Unternehmens widerspiegeln, oder die nötige Flexibilität für eine Anpassung aufweisen. Im Falle von Excel müssen meist die Controller mühsam viele Einzelpläne konsolidieren und zu einer zentralen Übersicht zusammenfügen. In einer Studie hat QVANTUM festgestellt, dass 32 Prozent der Unternehmen für ihre Umsatz- und Absatzplanung länger als einen Monat benötigen. Mehr als vier Wochen Planungszeit bestätigen sogar 38 Prozent der Unternehmen für ihre Kostenplanung und die GuV. Für die Unternehmensführung ist damit ein schnelles Handeln kaum möglich. Erschwerend hinzu kommt, dass wenn beispielsweise in der Materialbeschaffung (man denke an den Frachter im Suezkanal) eine plötzliche Änderung im Plan erfolgen muss, sich diese nicht in den Plänen der anderen Abteilungen widerspiegelt, obwohl direkte Abhängigkeiten bestehen. Im schlimmsten Fall weiß also die eine Hand nicht, was die andere tut.

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Zu viel Last auf der IT

Die IT ist in vielen Fällen die leidtragende Abteilung beim Einsatz ungenügender Tools. ERP-Lösungen beispielsweise sind auf komplexen Programmierungen aufgebaut und schon die kleinste (nötige) Änderung der Templates ruft die IT auf den Plan. Viele Unternehmen haben das erkannt und aufgrund mangelnder Alternativen bereits vor Jahren auf Excel gesetzt, das zumindest vordergründig flexibler erscheint. Gespickt mit Makros und Links wird versucht, die individuelle Struktur des Unternehmens mit der Planung zu vereinen. In vielen Fällen erschien diese Strategie anfangs auch erfolgreich – solange das Unternehmen keinen Strukturwandel durchlebt und solange sich niemand an den Makros und Links zu schaffen macht. Man kann sich leicht vorstellen, dass genau dies relativ schnell passiert und dass wieder die IT gefragt ist, das Gerüst aus Excel und Formeln wieder in Ordnung zu bringen.

Eine weitere Verantwortung der IT ist die Datensicherheit. Eine Unternehmensplanung gehört zu den besonders schützenswerten digitalen Informationen – immerhin ist darin die wirtschaftliche DNA eines Unternehmens abgebildet und sie enthält sensible Daten, die Dritte nichts angehen. Ergo werden die Planungsdaten auf dedizierten Systemen gespeichert, um einen guten Datenschutz inklusive der Backups zu gewährleisten. Soweit zur Theorie. In der Praxis hat sich jedoch eine Art Schattenplanung mit weiteren Excel-Tabellen entwickelt, die gerne unverschlüsselt und ungeschützt per E-Mail versendet werden. Damit kann die IT kaum noch eine Compliance garantieren.

 

Flexibilität, Sicherheit, Skalierbarkeit, einfache Handhabung = Cloud

Heute hat sich die Cloud in vielen Bereichen durchgesetzt – ganz einfach, weil sie funktioniert und weil die Anbieter viele Bedenken hinsichtlich Erreichbarkeit, Sicherheit und Datenhoheit mit entsprechenden Angebotsänderungen ausgeräumt haben. Und genau das sind die Gründe, weshalb auch eine Unternehmensplanung in die Cloud gehört. Tools, die eine agile Unternehmensplanung ermöglichen, Schnittstellen zu ebenfalls Cloud-basierten ERP-Lösungen aufweisen und die an die veränderlichen Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden können, avancieren Schritt für Schritt zum Standard.

Beispielsweise die agile Unternehmensplanung von QVANTUM bietet einen flexiblen Rahmen, der sich an jegliche Unternehmensstruktur anpassen lässt. Dafür benötigt man keine IT und schon gar keine Programmierer, die tage- oder wochenlang damit beschäftigt sind, das System an das Unternehmen anzupassen. Nach einer kurzen Einführung und der Einrichtung eines Planungstemplates, beispielsweise in der Produktion oder Finanzabteilung, können die Planungen für alle anderen relevanten Abteilungen unkompliziert und schnell aufgesetzt werden.

 

Da die Lösung von QVANTUM so gut wie keine Implikation auf die existierende IT-Struktur im Unternehmen hat, ist diese von den aufwendigen Aufgaben befreit. Dank der Cloud sind keine Server, Speicher oder andere Ressourcen der zentralen Unternehmens-IT nötig. Die gesamte Lösung wird in der QVANTUM Cloud betrieben; einzige Voraussetzung sind ein Internetzugang und ein gängiger Internetbrowser. Die IT hat damit mehr Ressourcen, sich um wertschöpfende Prozesse zu kümmern, etwa die Synchronisierung von Quell- und Zielsystemen wie der Unternehmensplanung mit der führenden ERP-Lösung.

Darüber hinaus sind mit der Cloud alle Installationen und Kompatibilitätsprobleme auf den Arbeitsrechnern Schnee von gestern. Durch die Cloud ist die völlige Unabhängigkeit für den Nutzer gegeben. Ob am PC, auf dem Tablet, im Büro oder im Home Office, der Anwender entscheidet selbst, wo und mit welchem Gerät er in der Unternehmensplanung arbeiten möchte.

 

Ralf Schall, Success Manager bei QVANTUM

 

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