Erfolgreiche IT-Projekte – Business und IT auf ein gemeinsames Ziel einstimmen

Damit die Realisierung komplexer Digitalisierungsinitiativen gelingt, müssen die beteiligten Stakeholder am gleichen Strang ziehen. Wie Sie mit einem Digital Excellence Sprint die notwendigen Voraussetzungen schaffen, erfahren Sie hier.

Die anhaltende Pandemie bringt für alle Branchen einzigartige Stressfaktoren mit sich. Jedoch geht es Unternehmen, die bereits zu Beginn der Krise digitaler waren, besser und sie werden auch im Jahr 2021 erfolgreich sein«, erklärt John-David Lovelock, Distinguished VP Analyst bei Gartner [1]. Nachdem die IT-Ausgaben im vergangenen Jahr teilweise erheblich gekürzt wurden, prognostiziert das US-Marktforschungsunternehmen für 2021 weltweit eine Steigerung um vier Prozent auf 3,8 Billionen US-Dollar. 

Vergleichbare Studien kommen zu ähnlichen Resultaten. Die Vorab-Ergebnisse der IT-Trends-Studie von Capgemini zeigen zudem, dass mit Blick auf die geplanten Investitionen insbesondere dem Thema Digitalisierung eine enorme Wichtigkeit beigemessen wird [2]. Neun von zehn Organisationen wollen ihre digitale Transformation priorisieren und ausbauen, so die Angaben der befragten IT- und Fachverantwortlichen.

Vier von fünf Digitalisierungsprojekten scheitern. Diese strategische Entscheidung ist aufgrund der Erfahrungen der letzten Monate so richtig wie wichtig. »Digitalisierung wird zunehmend zur Überlebensfrage für Unternehmen aller Branchen«, sagt Achim Berg [3]. »Jetzt heißt es von digitalen Vorreitern zu lernen und möglichst schnell in die Umsetzung zu kommen«. Mit dieser Mahnung trifft der Bitkom-Präsident einen wunden Punkt. Denn, während die geplanten Investitionen prinzipiell zuversichtlich stimmen, gibt es auch Anlass zur Sorge. 

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Schließlich bringen sämtliche finanziellen Einsätze nichts, wenn die durch sie initiierten Vorhaben nicht von Erfolg gekrönt sind. In Deutschland beispielsweise sollen laut Accenture ungeheuerliche 80 Prozent aller Digitalisierungsprojekte noch in der Pilotphase abgebrochen werden oder nicht erfolgreich sein [4]. Selbst viele als Erfolg oder Teilerfolg deklarierte Ergebnisse bringen demnach keine nachhaltigen Verbesserungen mit sich. Wie kann das sein?

Klare Ziele und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit entscheiden über Projekterfolg. Entgegen der naheliegenden Annahme, dass IT-Projekte aufgrund von technologischen Beschränkungen scheitern, tun sie dies tatsächlich weitaus häufiger aufgrund der involvierten Stakeholder. Vom ersten CHAOS report [5], der seit 1994 die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren in IT-Projekten untersucht, bis hin zu aktuellen Studien [6], zeigt sich immer wieder, dass letztlich fast immer die menschliche Dimension entscheidet. Zustimmung und Unterstützung aus verschiedenen Unternehmensbereichen (Fachabteilungen und Top-Management), die Einbindung der Endnutzer und klare Anforderungen sind unisono die Erfolgsfaktoren, die an erster Stelle genannt werden. Fehlender Support, Uneinigkeit sowie häufig wechselnde oder uneindeutige Zielvorgaben hingegen gelten als sicheres Rezept, um Projekte gegen die Wand fahren zu lassen. 

Diese Einschätzungen erhalten eine besondere Brisanz durch die Ergebnisse einer weiteren Untersuchung, für die 600 Geschäfts- und IT-Führungskräfte befragt wurden [7]. Demnach haben lediglich 55 Prozent der Projektbeteiligten das Gefühl, dass die Geschäftsziele des Projekts für sie klar sind. Mehr als 80 Prozent sagen, dass der Anforderungsprozess die Bedürfnisse des Unternehmens nicht artikuliert. 75 Prozent der Befragten geben zu, dass ihre Projekte entweder immer oder meistens »von Anfang an zum Scheitern verurteilt« sind und nur bei 23 Prozent der Projekte können sich Projektleiter und Stakeholder am Ende darauf einigen, ob dieses nun tatsächlich abgeschlossen ist oder nicht. 

Anforderungsmanagement im Digital Excellence Sprint. Die divergierenden Meinungen sind in der Regel auf nicht ausreichend klare Zielvorgaben zurückzuführen. Selbst wenn diese zu Projektbeginn gemäß der bekannten SMART-Formel spezifisch, messbar, akzeptiert, relevant und terminiert schriftlich fixiert werden, bleibt die Frage, wie dieses Ziel bestmöglich erreicht werden kann. Da IT-Projekte immer größer werden, mehr Teile der Organisation berühren und in der Folge mehr Stakeholder involviert sind, lässt sich diese Frage mit herkömmlichen Mitteln wie Powerpoint-Folien, Excel-Listen oder auch Lasten- und Pflichtenheften allein nicht mehr zufriedenstellend beantworten.

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Um den Abstraktionsgrad zu senken und sämtliche Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören, bietet sich stattdessen ein Digital Excellence Sprint an [8]. Dessen Ziel ist es, direkt zum Projektstart einen Proof of Concept (POC) zu realisieren, der unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse ein konkretes Problem adressiert und zeigt, wie dieses gelöst werden kann. Dabei geht es um weitaus mehr, als durch das Einfügen eines funktionalen Prototyps in die vorhandene Systemlandschaft zu demonstrieren, dass ein Vorhaben unter Berücksichtigung der vorhandenen Gegebenheiten prinzipiell durchführbar ist. 

Wichtige, weitere Vorteile, die mit einem Digital Excellence Sprint einhergehen, sind: 

  • Der frühzeitige Dialog mit und unter den relevanten Stakeholdern erhöht die allgemeine Akzeptanz für das Projekt, da alle das berechtigte Gefühl haben, ihre Anforderungen und Bedürfnisse einbringen zu können. Zudem ermöglicht es die frühzeitige Auseinandersetzung mit den Interessengruppen potenzielle Konflikte zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. 
  • Die Stakeholder müssen die komplexe Softwarelösung nicht länger vor ihrem geistigen Auge visualisieren, um sie zu verstehen. Stattdessen können sie sie virtuell spüren und ausprobieren, indem sie sich durch verschiedene Prozesse klicken. 
  • Theoretische Diskussionen, die viel Interpretationsspielraum lassen und somit Missverständnisse fördern, entfallen. Denn unterschiedliche Lösungsoptionen, Verbesserungsvorschläge oder auch die Gründe, warum sich Wünsche aufgrund technischer Vorgaben nicht umsetzen lassen, können nun praktisch demonstriert werden. 

Unsere Erfahrung aus zahllosen IT-Projekten zeigt: In Anlehnung an das bekannte Sprichwort, das besagt, dass sich komplizierte Sachverhalte mit einem Bild oft deutlich einfacher erklären lassen als mit einem umfangreichen Text, gilt bei der Entwicklung komplexer Lösungen: »Ein POC sagt mehr als tausend Bilder«. Selbst wenn die Rückmeldungen zu diesem Machbarkeitsnachweis negativ sind, müssen diese nicht zwangsläufig auch so gewertet werden. Zum einen sind die dadurch entstehenden Kosten – ganz im Gegensatz zu späteren Zeitpunkten im Projekt – vernachlässigbar. Zum anderen können selbst komplette POC-Fehlschläge als wichtige Learnings dienen und somit helfen, den späteren Projekterfolg zu sichern.


Jan Webering ist CEO von Avenga. Der internationale IT-Spezialist unterstützt Konzerne und große Mittelständler bei der digitalen Transformation mit Projekten entlang der gesamten digitalen Wertschöpfungskette: von der Strategie bis zur Umsetzung von Software-, User-Experience- und IT-Lösungen inklusive Hosting und Betrieb.

 

 

 

[1] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-10-20-gartner-says-worldwide-it-spending-to-grow-4-percent-in-2021
[2] https://www.capgemini.com/de-de/news/it-trends-studie-2021-it-budgets-
steigen-trotz-pandemie/  
[3] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-Pandemie-zwingt-Unternehmen-zur-Digitalisierung
[4] https://www.accenture.com/_acnmedia/accenture/redesign-assets/dotcom/documents/local/1/accenture-industry-x0-asg-digitalization1.pdf
[5] https://www.researchgate.net/publication/263849222_The_Chaos_Report
[6] https://www.ifs.com/corp/sitecore/media-library/assets/2020/10/27/digital-transformation-investment-in-2020-and-beyond/
[7] https://www.geneca.com/why-up-to-75-of-software-projects-will-fail/
[8] https://explore.avenga.com/de/digital-excellence-sprint

 

Illustration: © intueri /shutterstock.com

 

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