Illustration Absmeier foto freepik

Im Rahmen des sogenannten Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber für viele Unternehmen eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen eingeführt, die ab 2025 greift. Dabei müssen Unternehmen bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen einige Anforderungen erfüllen, damit Rechtssicherheit besteht. Auch auf die Ausgaben sowie die Effizienz von Unternehmen hat die Integration der E-Rechnung großen Einfluss.

Diese Regelungen müssen Unternehmen kennen

Der Gesetzgeber sieht vor, dass jedes Unternehmen ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen versenden muss, wenn es Umsätze im B2B-Bereich erwirtschaftet. Dementsprechend sind die meisten Unternehmen von dieser neuen gesetzlichen Vorgabe betroffen und müssen sich rechtzeitig mit der Umsetzung beschäftigen. Allerdings weiß der Gesetzgeber genau, dass einige Firmen mehr Zeit benötigen werden, um die betrieblichen Prozesse so weit umzustellen, dass die lückenlose Integration von elektronischen Rechnungen ohne Probleme durchführbar ist. Daher gibt es einige Übergangsregelungen, von denen Unternehmen Gebrauch machen können.

Übergangsregelungen für 2025 und 2026

Grundsätzlich müssen Unternehmen zwar ab 2025 ausschließlich auf elektronische Rechnungen setzen, allerdings dürfen in den Jahren 2025 und 2026 auch Rechnungen aus Papier ausgestellt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Empfänger der Rechnung zustimmt, die jeweilige Rechnung in Papierform zu erhalten. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, die vollständige Umstellung der unternehmensinternen Prozesse bis zum 31.12.2026 umzusetzen.

Diese Übergangsregelung gilt für 2027

Bis ins Jahr 2027 gibt es die Option, auf die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen zu verzichten. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn der Umsatz der Firma 800.000 Euro nicht übersteigt. Dementsprechend dürfen sich kleinere Unternehmen länger Zeit lassen, die internen Systeme auf die Verarbeitung von E-Rechnungen umzustellen. Wie in den Vorjahren ist jedoch die Voraussetzung, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Sollte die Umsatzgrenze überschritten werden, ist noch die Nutzung des EDI-Verfahrens möglich, um Rechnungen gesetzeskonform zu versenden.

Welche Rolle das EDI-Verfahren spielt

Ab 2028 greifen keine Übergangsregelungen mehr, sodass Unternehmen zwangsläufig auf E-Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers umstellen müssen. Trotzdem dürfen Unternehmen auf das EDI-Verfahren für den Versand von Rechnungen zurückgreifen, sofern die Rechnung der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Zudem müssen sämtliche für die Berechnung der Umsatzsteuer relevanten Daten klar erkennbar sein.

Das zeichnet eine gesetzeskonforme E-Rechnung aus

Oftmals wird davon ausgegangen, dass es sich bei einer E-Rechnung lediglich um eine auf elektronischem Wege versendete Rechnung handelt. Allerdings ist nicht jede elektronisch versendete Rechnung auch automatisch eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. Das liegt daran, dass dieser genaue Anforderungen festgelegt hat, die eine E-Rechnung erfüllen muss. Damit es zu keinen rechtlichen Problemen kommt, sollten sich Unternehmen daher genauestens über die Vorgaben des Gesetzgebers informieren. Grundsätzlich handelt es sich dann um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Die Rechnung entspricht allen Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung
Erstellung, Versand und Empfang der Rechnung erfolgen über ein strukturiertes elektronisches Format
Die Rechnung lässt sich elektronisch verarbeiten

Vorteile von E-Rechnungen

Für viele Unternehmen macht die Integration von E-Rechnungen in den Unternehmensalltag Sinn, unabhängig davon, ob sie per Gesetz dazu verpflichtet sind. Das liegt hauptsächlich daran, dass der Einsatz von elektronischen Rechnungen zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten mit sich bringt, die sich positiv auf die Effizienz innerhalb der Buchhaltung auswirken. Zu den möglichen Automatisierungsmaßnahmen zählen unter anderem:

Erstellung und Versand von Rechnungen
Überprüfung von Rechnungen auf korrekte Angaben
Verarbeitung und Kategorisierung von eingehenden Rechnungen
Anfertigung von Berichten

Werden zahlreiche buchhalterische Prozesse durch den Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware in Kombination mit elektronischen Rechnungen automatisiert, kann dies zu großen Wettbewerbsvorteilen für Unternehmen führen. Das liegt unter anderem daran, dass sich die Anzahl an manuell durchgeführten Prozessen deutlich verringert, sodass Mitarbeiter wieder mehr Zeit zur Verfügung haben, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Genau das hat auch positive Auswirkungen auf die Fehleranfälligkeit innerhalb der Buchhaltung, da es bei Eingaben durch eine Software zu keinen Flüchtigkeitsfehlern kommt.

Die schnelle Bearbeitung sowie die einfache Verwaltung von Rechnungen sorgen des Weiteren für eine hohe Effizienz innerhalb der Unternehmensprozesse. Durch die Erstellung von Berichten lassen sich relevante Daten visuell so aufbereiten, dass Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen. Da keine Rechnungen aus Papier mehr benötigt werden, fallen Kosten für Papier, Druck und Porto weg und für wichtige Investitionen steht mehr Geld zur Verfügung.

XRechnung und ZUGFeRD

Wer sicherstellen möchte, dass es bei der Erstellung von E-Rechnungen später zu keinen rechtlichen Problemen kommt, sollte auf ein Rechnungsformat zurückgreifen, das sämtlichen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Zu den Rechnungsformaten, die diese Voraussetzungen erfüllen, zählt neben der XRechnung auch ZUGFeRD. Dabei besteht der größte Unterschied dieser beiden Formate darin, dass bei der XRechnung auf strukturierte Daten gesetzt wird, während diese bei ZUGFeRD mit einem visuellen PDF kombiniert werden. Welches Datenformat integriert werden sollte, hängt vorwiegend von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab.

Artikel zu „XRechnung ZUGFeRD“

Trends 2021 | News | Business | Trends Wirtschaft

Elektronische Rechnungen: XRechnung noch nicht in der Praxis angekommen

26. August 2021

Seit Ende 2020 nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie nur noch Rechnungen in elektronischer Form entgegen. Nach und nach folgen jetzt die einzelnen Bundesländer mit der Pflicht der Rechnungsstellung im Format XRechnung. Zum Stand der technischen Umsetzung der elektronischen Rechnung hat die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) eine Mitgliederumfrage durchgeführt [1]. Dabei kam heraus: Zwei…