Illustration Absmeier foto freepik

Jeden Tag werden in Unternehmen unzählige der immer gleichen Dokumente mühsam manuell erstellt. Kombiniert man moderne KI mit individuellen Vorlagen in einem einfach zu nutzenden Add-in für Word, lässt sich die Erstellung dieser Dokumente weitgehend automatisieren – ohne an Flexibilität zu verlieren oder die Kreativität der Mitarbeitenden einzuschränken.

Die Möglichkeiten von KI-Technologien wie dem Large Language Model (LLM) ChatGPT von Open AI sind aktuell in aller Munde. Recht schnell und unkompliziert lassen sich damit anhand einiger Eckdaten einfache Fließtexte erstellen. Bei strukturierten Dokumenten dagegen mit ihrer Gliederung, mit Kapiteln und Sektionen ist eine KI-gestützte Texterstellung doch einigermaßen mühsam. Aus Sicht der Nutzenden stellen sich Fragen wie: »Wie vermeidet man mühsame Copy&Paste-Orgien zwischen KI-Anwendung und Word?« oder »Wie formuliert man die richtigen Prompts?« Aus Unternehmenssicht kommen weitere Fragen zu verwendeten Modellen, Datenschutz und Sicherheit hinzu. Unter Umständen noch wichtiger ist die Frage nach der Qualität der produzierten Dokumente. Wie kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen hinsichtlich Inhalt und Form erfüllt sind?

Microsoft Copilot für Word

Microsoft Copilot für Microsoft 365 integriert das ChatGPT Large Language Model von OpenAI mittels Azure OpenAI in Microsoft Word. Innerhalb eines Word-Dokuments lassen sich per Prompts Texte generieren, Zusammenfassungen formulieren oder Texte in Tabellen umwandeln. Damit sind viele der oben genannten Probleme bereits gelöst: Das lästige Copy & Paste entfällt und Datenschutz und Sicherheit sind auch geregelt. Was bleibt, sind die Herausforderungen des Prompt-Engineerings und die Frage nach der strukturellen, formalen und inhaltlichen Qualität. Die Mächtigkeit von Microsoft Copilot ist hier eher Fluch als Segen.

Prompt-Engineering als Herausforderung

Mitarbeitende, die routiniert hervorragende Texte schreiben können, schreiben deshalb automatisch noch lange keine Prompts, die zu ähnlich guten Ergebnissen führen. Prompts für KI-Abfragen zu erstellen, ist eine Fertigkeit, die geschult und gelernt werden muss. Da wie beim Stille-Post-Spiel Nuancen in den Prompts durch den Umweg über die KI verstärkt werden, weichen die resultierenden Texte trotz gleicher Vorgaben teilweise erheblich voneinander ab. Wie soll so ein Standard im Wording und in der Qualität entstehen?

Eine sinnvolle Kombination von KI und Document Automation

Wir schlagen einen alternativen Ansatz vor, um die automatisierte Erstellung von Dokumenten praxisgerecht voranzutreiben. Für unsere Kunden entwickeln wir basierend auf einem Framework individuelle Word-Add-ins, die wie Microsoft Copilot die KI-Power von Azure OpenAI nutzen, diese aber mit der strukturierenden Kraft von Vorlagen und Textbausteinen kombinieren. Zugleich befreien wir die Nutzenden vom Prompt-Engineering, ohne sie dabei in ihrer inhaltlichen Kreativität einzuschränken.

Konkret läuft die teilautomatisierte Erstellung individueller Dokumente mit einem Word-Add-in folgendermaßen ab: Die Nutzenden wählen aus einem individuell vom Kunden gepflegten Katalog an Vorlagen die passende aus. Geführt durch das Word-Add-in werden definierte Angaben wie Autor, Kunde, Projektbezeichnung o.ä. erfasst und anschließend wird die Struktur des Dokuments gefüllt. Dabei können bei formalen Abschnitten Standardtexte aus einem Textbaustein-Katalog eingefügt werden. Bei Abschnitten mit individuellen Inhalten lassen sich Stichpunkte formulieren und an die KI übergeben, die daraus einen individuellen Textvorschlag generiert. Da die notwendigen Prompts dafür vom Word-Add-in erstellt werden, wird die Einhaltung konsistenter Vorgaben in Bezug auf Länge, Wording und Textform (Fließtext, Spiegelpunkte usw.) sichergestellt. Die generierten Texte sind durch die Nutzenden veränderbar und können ergänzt werden.

Effizienz steigern und Qualität sichern

Wird die Leistungsfähigkeit von generativer KI mit der Guidance von Vorlagen und Textbausteinen kombiniert, lässt sich die Effizienz bei der Erstellung strukturierter Dokumente deutlich steigern und zugleich deren Qualität verbessern. Da die sprachliche Ausformulierung der individuellen Texte durch die KI erfolgt, bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für die inhaltliche Prüfung. Vorlagen und Textbausteine sichern eine gleichbleibende Qualität und sorgen wo notwendig für Rechtsicherheit.

Das Einhegen der KI-Power in ein einfach zu nutzendes und schnell vertrautes Word-Add-in im gewohnten Workflow sorgt für eine schnelle User Adoption und Akzeptanz im Unternehmen. Für die Entwicklung des Add-ins braucht es kein langwieriges Projekt, da es nur noch konfiguriert werden muss. Es empfiehlt sich, mit den zehn wichtigsten beziehungsweise am häufigsten genutzten Vorlagen zu starten und das Tool dann auszubauen.

Als angenehmer Nebeneffekt ist dieser Ansatz oft günstiger als eine Lizenzierung des Microsoft Copilot für M365 für alle Mitarbeitenden, da das Word-Add-in lediglich die konkrete Konsumption der Azure OpenAI kostet.

Lars Fernhomberg, Senior Consultant Intelligent Apps & Data

www.netatwork.de

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