Ein kleiner Bot: einsatzbereit innerhalb einer Woche – Schnelle »erste Hilfe«

Mit RPA können viele Geschäftsprozesse deutlich beschleunigt werden. Ein einzelner Softwareroboter kann für Unternehmen bereits ein einfacher erster Schritt in die RPA-Welt sein. Und ein solcher Bot ist oftmals schon innerhalb einer Woche konzipiert und produktiv einsetzbar.

Die Robotic Process Automation (RPA) dient der Automatisierung manueller oder digitalisierter, standardisierter Prozesse. Das heißt, ein Bot übernimmt und automatisiert wiederkehrende, regelbasierte, manuelle Tätigkeiten, etwa das Abrufen von Informationen aus unterschiedlichen Datenbanken, die Erstellung von Berichten, die Bearbeitung von Rechnungen oder die Datenweiterleitung an verschiedene Systeme und Abteilungen. RPA zielt damit primär auf punktuelle Prozessverbesserungen ab.

Eine strategische und nachhaltige RPA-Implementierung erfolgt klassischer Weise in den vier Stufen Proof of Concept (PoC), Pilot-Phase, Aufbau einer RPA-Factory und Etablierung einer übergreifenden Integration von Automationslösungen.

In der Proof-of-Concept-Phase analysiert ein Unternehmen die konkreten Herausforderungen und definiert seine RPA-Ziele. Das heißt zum Beispiel, ob die RPA-Einführung eine einmalige, schnelle Hilfe bieten soll oder im Kontext eines strategischen Gesamtplans steht. Nach der Identifikation und Umsetzung eines ersten RPA-PoC-Prozesses sollte ein Unternehmen eine Automatisierungsstrategie festlegen und die Implikationen einer RPA-Implementierung ermitteln.

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Im zweiten Schritt steht die RPA-Pilotierung an, also die Implementierung von RPA im Unternehmen. Wichtig ist dabei die Integration der Mitarbeiter, die an die RPA-Technologie herangeführt werden müssen, um potenzielle Vorbehalte oder Ängste zu beseitigen. In einem RPA-Projektteam sollten immer unterschiedliche Abteilungen und Rollen vertreten sein: zum einen die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen, Fachbereiche und Organisationseinheiten in den Bereichen Data Science, Prozessmanagement oder IT und zum anderen Business-Analysten, Solution-Architekten, Entwickler und Fach- beziehungsweise Prozessexperten. Konkret geht es in dieser Phase um die Analyse einiger Prozesse und die Entwicklung der dafür geeigneten Roboter sowie die Erstellung eines Automationsbacklogs. Nachdem die Roboter entwickelt sind, werden sie getestet und schließlich live gestellt und operativ überwacht.

 

Abbildung; Die vier Stufen einer strategischen und nachhaltigen RPA-Implementierung im Überblick.

 

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Im dritten Schritt erfolgt der Aufbau einer RPA-Factory. Komponenten sind das Schärfen des operativen Modells und die Effizienzhebung, das Umsetzen des Automationsbacklogs sowie die Identifizierung von KI-Potenzialen.

Der vierte und letzte Schritt schließlich beinhaltet den Einstieg in die KI-Welt. Dazu gehören die übergreifende Integration von Automationslösungen, die Erweiterung bestehender RPA-Roboter zu KI-Virtual-Agents und letztlich das Erschließen von End-to-End-KI-Potenzialen in den Geschäftsprozessen.

Schnelle Erstellung eines einfachen Bots. Ein Unternehmen muss keinesfalls unmittelbar mit einer strategischen RPA-Verankerung starten, es kann ebenso einfach und schnell mit einer kleinen RPA-Implementierung beginnen. Ein erster Bot ist in vielen Fällen bereits innerhalb einer Woche erstellt. Die dafür notwendigen Schritte sind einzig und allein:

  • Nutzung eines handelsüblichen Notebooks
  • Installation von RPA-Technologie auf dem Notebook
  • Einbindung des Notebooks in die IT-Landschaft ohne Eingriff in die bestehende Anwendungs- und Systemlandschaft
  • Zusammenstellung eines Projektteams
  • Auswahl und Analyse eines Prozesses
  • Use-Case-Entwicklung
  • Entwicklung, Testing und Inbetriebnahme des Roboters
  • Überwachung des Roboters

Anwendungsfälle für einen schnell produktiv zu nehmenden Bot finden sich beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung: von der Aktualisierung von Kundendaten und der Bearbeitung von Lieferantendaten und Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen.

Es gibt zahlreiche Beispiele für solche RPA-Projekte: Für ein Unternehmen in der Logistikbranche hat CGI beispielsweise ein globales RPA-as-a-Service-System bereitgestellt; bei einer deutschen Großbank erfolgen Kontoeröffnungen nun automatisch durch spezielle Bots. Ein deutscher Telekommunikationskunde nutzt die Robots im operativen Bereich beim Überbrücken von Medienbrüchen und Integrieren von Legacy-Software. 

Bots für die Service-Ticket-Bearbeitung. Ein typischer RPA-Anwendungsfall im IT-Umfeld ist die Bearbeitung von Service-Tickets. Ein Roboter übt diese Tätigkeiten aus wie ein Mitarbeiter. Der Bot:

  • meldet sich am System (zum Beispiel Windows) an,
  • startet das E-Mail-Programm,
  • prüft das E-Mail-Postfach auf eingegangene Mails,
  • öffnet eine E-Mail,
  • scannt den Anhang einer E-Mail mit Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie,
  • liest den Text aus dem E-Mail-Anhang aus und übermittelt ihn in weiterverarbeitende Systeme oder Tools wie SAP oder Excel,
  • speichert oder archiviert den Anhang der E-Mail auf einem Netzwerklaufwerk,
  • versendet eine Mitteilung über den Abschluss des Prozesses,
  • archiviert die E-Mail,
  • schließt das E-Mail-Programm und
  • meldet sich vom System ab.

Bereits ein einfacher Bot kann der schnellen »ersten Hilfe« dienen, der Unternehmen eine entscheidende Entlastung bringt. Anwender erhalten dadurch kurzfristig neue Freiräume für die Durchführung von höherwertigen, wertschöpfenden Aufgaben. Außerdem kann ein einzelner Bot für Unternehmen ein erster Schritt in die RPA-Welt und der Startpunkt für die Umsetzung einer umfassenden RPA-Strategie sein. Mit einer strategischen Verankerung von RPA im Unternehmen ist auch die Basis für den Einstieg in die KI- und Smart-Data-Welt geschaffen – und damit für die Umsetzung einer nachhaltigen und langfristigen Digitalisierungs- und Agilisierungsstrategie.


Alexander Eggert,
Vice President Consulting Services
bei CGI in Hamburg

 

 

 

Illustration: © olga boat/shutterstock.com

 

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RPA: Fast alle Unternehmen automatisieren ihre Prozesse

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Predictive Maintenance: Den Lebenszyklus von Industriebatterien im Fuhrpark intelligent verlängern

Für die Industrie sind zuverlässig funktionierende Transportfahrzeuge in der Intralogistik die Voraussetzung für wirtschaftliches Arbeiten. Da immer mehr Software, Elektronik und damit auch Batterien in den Geräte- und Maschinenpark Einzug halten, steigt der Aufwand für Wartung, Reparatur und Management der Batterien. Ein intelligentes Batteriemanagement kann dabei helfen, die Kosten und Ausfallzeiten zu verringern.   Intelligente…

RPA: Heilsbringer oder Hype?

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Sieben Mythen über RPA

Robotic Process Automation unterstützt Abläufe in den unterschiedlichsten Firmenbereichen. Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und immer und immer wieder ausgeführt werden müssen. Die Mitarbeiter füllen Formulare händisch aus, lesen Daten aus einem bestimmten System ab…

Roboter statt Outsourcing: Warum Unternehmen auf RPA setzen und nicht auslagern sollten

Egal ob Kundendienst, Personalwesen, Buchhaltung oder Einkauf: Robotic Process Automation unterstützt Abläufe in den unterschiedlichsten Firmenbereichen.   Fachkräftemangel, Ressourcenknappheit, Wettbewerbsdruck: Die Gründe, warum Unternehmen Geschäfts- und IT-Abläufe auslagern, sind vielfältig. Eine Studie der Consultants von Axxcon kommt in diesem Zusammenhang zu dem Ergebnis, dass 81 Prozent der befragten Geschäftsführer und CIOs IT-Funktionen bereits ausgelagert haben,…

Die zentralen Aspekte rund um RPA – kurz und bündig

Robotic Process Automation (RPA) ist derzeit das IT-Buzzword schlechthin. Aber was genau hat es mit dieser Technologie eigentlich auf sich? UiPath beantwortet die wichtigsten Fragen.   Was ist RPA? Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und…

Diese sieben Kernanforderungen sollte eine RPA-Plattform mitbringen

Die Potenziale der Robotic Process Automation sind vielfältig und immens: Sie reichen von massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen über höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Prozessqualität bis hin zur Abfederung des Fachkräftemangels. UiPath, Anbieter für Enterprise Robotic Process Automation zeigt auf, welche Eigenschaften eine RPA-Plattform aufweisen muss, damit Unternehmen diese Potenziale auch optimal ausschöpfen können. Effiziente Skalierung bieten.…

RPA senkt Gesundheitskosten: Prozessautomatisierung verschafft mehr Zeit für medizinische Betreuung

Bis 2020 wird es mehr Menschen über 65 als Kinder unter 5 Jahre geben. Das bedeutet, dass auch die Zahl der Menschen, die medizinische Hilfe benötigen, steigt. Um diesem demografischen Trend Rechnung zu tragen und eine angemessene medizinische Versorgung zu gewährleisten, wird auch die Gesundheitsbranche ihre Ressourcen effizienter einsetzen müssen. Mit Hilfe der Robotic-Process-Automation-Lösung werden…

Augen auf bei der RPA-Anbieterauswahl: Sechs Tipps für erfolgreichen Start ins Automatisierungsprojekt

Deutscher RPA-Experte verrät, warum der passende Anbieter über Erfolg oder Misserfolg der Robotic Process Automation entscheidet.   Damit die digitale Transformation im Unternehmen ihre volle Schlagkraft entfalten kann, sollte das Thema RPA in den Fokus rücken. Hierbei kommt der RPA-Anbieterauswahl besondere Bedeutung zu. Diese Empfehlung gibt Another Monday allen IT-Leitern und Firmen, die ein Prozessautomatisierungsprojekt…

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA): Nachfrage zieht bis 2020 kräftig an

IT-Abteilungen treiben das Thema besonders stark. Top-Anwendungsbereiche: Einkauf, Logistik und Kundenbetreuung. Hemmnisse: Sicherheitsbedenken und organisatorische Widerstände.   Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen ISG Information Services Group hat den Markt für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) in Deutschland, Österreich und der Schweiz untersucht. 248 repräsentativ ausgewählte Unternehmen äußerten sich zur aktuellen und zukünftigen Nutzung von RPA-Technologien in der DACH-Region.…

Im Jahr 2020 werden 92 Prozent der europäischen Unternehmen Robotic Process Automation (RPA) einsetzen

Im vergangenen Jahr sind die Ausgaben für RPA um neun Prozent gestiegen. Breiteneinsatz von Automatisierung in Europa verdoppelt sich bis 2020.   Der geschäftliche Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in Europa soll sich einer neuen Studie der ISG Information Services Group zufolge bis 2020 verdoppeln [1]. Die Unternehmen wollen damit vor allem ihren Kundenservice…

Vier RPA-Mythen: So entfesseln Unternehmen die Magie der intelligenten Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation (RPA) ist keine Zauberei, aber dennoch magisch. Eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von Another Monday hat in diesem Zusammenhang herausgefunden, dass zwar rund die Hälfte der befragten Mitarbeiter von deutschen Großunternehmen das Thema RPA kennt. Allerdings haben erst zwölf Prozent bereits Geschäftsprozesse durch Softwareroboter umgesetzt. Laut »ISG Automation Index« wollen bis 2019…

Technologie, Strategie und der richtige Partner: RPA erfolgreich im Unternehmen einführen

RPA (Robotic Process Automation) übernimmt monotone Aufgaben von Mitarbeitern, steigert die Effizienz der Arbeitsabläufe und spart Kosten. Die Technologie hält Einzug in Verwaltungs- und Geschäftsprozesse von immer mehr Unternehmen und bringt erhebliche Wettbewerbsvorteile. Damit die Software erfolgreich implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird, sollten jedoch einige Faktoren bedacht werden: Nicht nur die Technologie der…

Robotic Process Automation (RPA) sorgt für mehr Produktivität und nicht für Jobverluste

Automatisierung reduziert den Ressourcenaufwand um 37 Prozent. Aufgaben, nicht Jobs werden automatisiert, sodass Mitarbeiter ein höheres Arbeitsvolumen schaffen und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Die ISG-Studie geht für 2019 davon aus, dass 72 Prozent der Unternehmen RPA für die Automatisierung von Support-Funktionen einsetzen. In den kommenden zwei Jahren ist vor allem der IT-Betrieb von Automatisierung…

Robotic Process Automation (RPA): Backoffice 2.0

Der Kollege Roboter macht weder Fehler noch Kaffeepäuschen und hat weder Krankheits- noch Urlaubstage – wie Arbeit im Zeitalter der Algorithmen aussehen könnte, wissen die Vorreiter darauf spezialisierter Software-Unternehmen. Und die sind sich sicher: Roboter werden keine Arbeitsplätze vernichten, sondern sie sichern. Denn mit ihrer Hilfe können Unternehmen effizienter arbeiten und neue Umsatzfelder erschließen. »Eine…

Industrie 4.0: Additive Fertigung in der Möbelindustrie – Kundenindividuelles Design, Arbeitsschritte zusammenlegen, Arbeitsplätze zurück holen

In der »Additive Fertigung« (AF), umgangsprachlich auch 3D-Druck genannt, wird eine 3D-Datei eines Objekts erstellt und konvertiert in eine für das additive Fertigungssystem verständliche Sprache, an ein additives Fertigungssystem gesendet und ausgedruckt. Mit Großraumdruckern können kundenindividuelle Möbel gedruckt, die Digitalisierung von der Entwicklung bis zur Herstellung mit konsistenten einheitlich strukturierten Stammdaten bis hinein in die Web-Applikationen geführt werden.