Mit RPA können viele Geschäftsprozesse deutlich beschleunigt werden. Ein einzelner Softwareroboter kann für Unternehmen bereits ein einfacher erster Schritt in die RPA-Welt sein. Und ein solcher Bot ist oftmals schon innerhalb einer Woche konzipiert und produktiv einsetzbar.

Die Robotic Process Automation (RPA) dient der Automatisierung manueller oder digitalisierter, standardisierter Prozesse. Das heißt, ein Bot übernimmt und automatisiert wiederkehrende, regelbasierte, manuelle Tätigkeiten, etwa das Abrufen von Informationen aus unterschiedlichen Datenbanken, die Erstellung von Berichten, die Bearbeitung von Rechnungen oder die Datenweiterleitung an verschiedene Systeme und Abteilungen. RPA zielt damit primär auf punktuelle Prozessverbesserungen ab.

Eine strategische und nachhaltige RPA-Implementierung erfolgt klassischer Weise in den vier Stufen Proof of Concept (PoC), Pilot-Phase, Aufbau einer RPA-Factory und Etablierung einer übergreifenden Integration von Automationslösungen.

In der Proof-of-Concept-Phase analysiert ein Unternehmen die konkreten Herausforderungen und definiert seine RPA-Ziele. Das heißt zum Beispiel, ob die RPA-Einführung eine einmalige, schnelle Hilfe bieten soll oder im Kontext eines strategischen Gesamtplans steht. Nach der Identifikation und Umsetzung eines ersten RPA-PoC-Prozesses sollte ein Unternehmen eine Automatisierungsstrategie festlegen und die Implikationen einer RPA-Implementierung ermitteln.

Im zweiten Schritt steht die RPA-Pilotierung an, also die Implementierung von RPA im Unternehmen. Wichtig ist dabei die Integration der Mitarbeiter, die an die RPA-Technologie herangeführt werden müssen, um potenzielle Vorbehalte oder Ängste zu beseitigen. In einem RPA-Projektteam sollten immer unterschiedliche Abteilungen und Rollen vertreten sein: zum einen die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen, Fachbereiche und Organisationseinheiten in den Bereichen Data Science, Prozessmanagement oder IT und zum anderen Business-Analysten, Solution-Architekten, Entwickler und Fach- beziehungsweise Prozessexperten. Konkret geht es in dieser Phase um die Analyse einiger Prozesse und die Entwicklung der dafür geeigneten Roboter sowie die Erstellung eines Automationsbacklogs. Nachdem die Roboter entwickelt sind, werden sie getestet und schließlich live gestellt und operativ überwacht.

Abbildung; Die vier Stufen einer strategischen und nachhaltigen RPA-Implementierung im Überblick.

Im dritten Schritt erfolgt der Aufbau einer RPA-Factory. Komponenten sind das Schärfen des operativen Modells und die Effizienzhebung, das Umsetzen des Automationsbacklogs sowie die Identifizierung von KI-Potenzialen.

Der vierte und letzte Schritt schließlich beinhaltet den Einstieg in die KI-Welt. Dazu gehören die übergreifende Integration von Automationslösungen, die Erweiterung bestehender RPA-Roboter zu KI-Virtual-Agents und letztlich das Erschließen von End-to-End-KI-Potenzialen in den Geschäftsprozessen.

Schnelle Erstellung eines einfachen Bots. Ein Unternehmen muss keinesfalls unmittelbar mit einer strategischen RPA-Verankerung starten, es kann ebenso einfach und schnell mit einer kleinen RPA-Implementierung beginnen. Ein erster Bot ist in vielen Fällen bereits innerhalb einer Woche erstellt. Die dafür notwendigen Schritte sind einzig und allein:

Nutzung eines handelsüblichen Notebooks
Installation von RPA-Technologie auf dem Notebook
Einbindung des Notebooks in die IT-Landschaft ohne Eingriff in die bestehende Anwendungs- und Systemlandschaft
Zusammenstellung eines Projektteams
Auswahl und Analyse eines Prozesses
Use-Case-Entwicklung
Entwicklung, Testing und Inbetriebnahme des Roboters
Überwachung des Roboters

Anwendungsfälle für einen schnell produktiv zu nehmenden Bot finden sich beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung: von der Aktualisierung von Kundendaten und der Bearbeitung von Lieferantendaten und Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen.

Es gibt zahlreiche Beispiele für solche RPA-Projekte: Für ein Unternehmen in der Logistikbranche hat CGI beispielsweise ein globales RPA-as-a-Service-System bereitgestellt; bei einer deutschen Großbank erfolgen Kontoeröffnungen nun automatisch durch spezielle Bots. Ein deutscher Telekommunikationskunde nutzt die Robots im operativen Bereich beim Überbrücken von Medienbrüchen und Integrieren von Legacy-Software.

Bots für die Service-Ticket-Bearbeitung. Ein typischer RPA-Anwendungsfall im IT-Umfeld ist die Bearbeitung von Service-Tickets. Ein Roboter übt diese Tätigkeiten aus wie ein Mitarbeiter. Der Bot:

meldet sich am System (zum Beispiel Windows) an,
startet das E-Mail-Programm,
prüft das E-Mail-Postfach auf eingegangene Mails,
öffnet eine E-Mail,
scannt den Anhang einer E-Mail mit Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie,
liest den Text aus dem E-Mail-Anhang aus und übermittelt ihn in weiterverarbeitende Systeme oder Tools wie SAP oder Excel,
speichert oder archiviert den Anhang der E-Mail auf einem Netzwerklaufwerk,
versendet eine Mitteilung über den Abschluss des Prozesses,
archiviert die E-Mail,
schließt das E-Mail-Programm und
meldet sich vom System ab.

Bereits ein einfacher Bot kann der schnellen »ersten Hilfe« dienen, der Unternehmen eine entscheidende Entlastung bringt. Anwender erhalten dadurch kurzfristig neue Freiräume für die Durchführung von höherwertigen, wertschöpfenden Aufgaben. Außerdem kann ein einzelner Bot für Unternehmen ein erster Schritt in die RPA-Welt und der Startpunkt für die Umsetzung einer umfassenden RPA-Strategie sein. Mit einer strategischen Verankerung von RPA im Unternehmen ist auch die Basis für den Einstieg in die KI- und Smart-Data-Welt geschaffen – und damit für die Umsetzung einer nachhaltigen und langfristigen Digitalisierungs- und Agilisierungsstrategie.

Alexander Eggert,
Vice President Consulting Services
bei CGI in Hamburg

Illustration: © olga boat/shutterstock.com

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Alexander Eggert, Vice President Consulting Services bei CGI in Hamburg

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Vice President Consulting Services
bei CGI in Hamburg