Ressourcenschonung ist eines der Prinzipien der DAH Gruppe, sowohl bei der Erzeugung von Strom, Gas und Wärme aus erneuerbaren Energieträgern als auch in der Verwaltung. Seit 2024 setzt die Gruppe für Letzteres auf eine cloudbasierte Systemarchitektur aus eng verzahnter ECM- und ERP-Lösung.

Die DAH Gruppe ist ein Energie- und Landwirtschaftsunternehmen, das sich im Hauptgeschäft auf die Erzeugung von Strom, Gas und Wärme aus erneuerbaren Energieträgern spezialisiert hat. Die Gesellschaft beschäftigt etwa 400 Mitarbeiter. Mit einem Fokus auf Nachhaltigkeit betreibt sie 28 Biogasanlagen mit rund 40 MW installierter elektrischer Leistung und fast 95 MW installierter Biomethanleistung. Diese produzieren jährlich rund 290 Millionen kWh Strom und speisen etwa 805 Millionen kWh Biomethan ins Erdgasnetz ein.

Ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodells ist der geschlossene Stoffkreislauf. Die Landwirtschaftsbetriebe sind zu fünf Hauptstandorten zusammengefasst – und stellen neben Getreide- und Ölpflanzen für die klassische Lebensmittelverarbeitung einen großen Anteil an Substraten der Energieanlagen selbst her. Nach der Biogasproduktion enthalten die verbleibenden Gärreste noch über 98 Prozent der Nährstoffe, die als Dünger auf die Felder zurückgeführt werden. Dies erhält die Bodenfruchtbarkeit.

Ein spezialisiertes Service-Unternehmen für den technischen Betrieb der Anlagen und ein Logistik-Unternehmen für den reibungslosen Ablauf runden das Spektrum der Gruppe ab.

Messbare Nachhaltigkeit dank innovativer ECM-Lösung. Um auch in der Verwaltung nachhaltige Prozesse sicherzustellen, setzt die Gruppe seit September 2024 auf Enterprise Content Management (ECM) aus der Cloud: ECMcloud.de ist das Ergebnis einer exklusiven strategischen Zusammenarbeit zwischen der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH als Betreiber und der ELO Digital Office als Softwarehersteller. Die gemeinsame Lösung macht Nachhaltigkeit nicht nur sichtbar, sondern auch messbar – durch digitale, schlanke Prozesse, reduzierten Ressourcenverbrauch und gesteigerte Innovationskraft. So wird Digitalisierung zum echten Nachhaltigkeits- und Effizienztreiber.

Auslöser für die Einführung der ECM-Lösung war der Wunsch, das Unternehmen nach seiner Ausgründung aus der ZECH-Gruppe zukunftsfähig aufzustellen. Damit verbunden war zunächst die Anschaffung der entsprechenden Informationstechnologie. Um Kosten und Aufwand zu minimieren, entschieden sich die Verantwortlichen für eine Cloud-first-Strategie sowie Software-as-a-Service-Produkte. Neben Microsoft Dynamics 365 Business Central war die ECMcloud.de ein zentraler Baustein dieser Strategie. Denn diese punktet wunschgemäß mit einer skalierbaren und ortsunabhängig nutzbaren Plattform. Die Einführung startete im August 2024.

Medienbruchfrei arbeiten und Rechnungen digital managen. Ausschlaggebend für die Wahl der ECMcloud.de war die Möglichkeit, sie gemäß Anforderungsprofil nahtlos mit dem Enterprise-Resource-Planning-System Microsoft Dynamics 365 Business Central zu verknüpfen. Ziel war ein medienbruchfreies Arbeiten und dadurch das Minimieren von Eingabefehlern. Alle Bestandsdaten konnten dank der engen Integration relativ problemlos in die ECM-Plattform überführt werden. Die Inbetriebnahme der Plattform inklusive der Datenmigration war im Dezember 2024 in trockenen Tüchern. Zuvor hatte der Business-Partner gemeinsam mit DAH eine Bestandsaufnahme der internen bestehenden Prozesse vorgenommen, diese vereinheitlicht und digital abgebildet. Das Tagesgeschäft konnte dabei ohne größere Einschränkungen weiterlaufen.

Von digitalen Abläufen in der Rechnungsverarbeitung versprach sich die DAH-Gruppe ein nicht unwesentliches Einsparpotenzial. Das Rechnungsmanagement basiert auf dem Tool Document Capture, einer Capturing-Lösung von Continia Software, welche nahtlose elektronische Workflows bietet. Seit der Inbetriebnahme laufen die Rechnungen automatisiert und transparent durchs Unternehmen. Alle Bearbeitungsschritte lassen sich lückenlos nachvollziehen. Das Resultat lässt sich sehen: Internen Erhebungen zufolge hat sich die Bearbeitungszeit um 43 Prozent, der monatliche Kostenaufwand um 30 Prozent verringert.

Darüber hinaus hat die Gruppe auf Basis der ECMcloud.de eine digitale Maschinenakte und ein Darlehens- und Leasingmanagement eingeführt. Alle dazugehörigen Informationen liegen sicher archiviert in der ECM-Suite und werden automatisiert im Zusammenspiel mit dem ERP-System verarbeitet.

Hohe Mitarbeiterakzeptanz dank früher Einbindung. Positiv bei der Einführung hat sich ausgewirkt, dass die Consultants von Konica Minolta die DAH-Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot geholt hatten. Deren Akzeptanz in Bezug auf die neue Arbeitsweise war daher von Anfang an gegeben. Auch die Schulung der (Key-)User erfolgte durch den Service-Partner und war nach nur drei Tagen abgeschlossen. Positiv zum Tragen kam hierbei die intuitive Benutzerführung der ECM-Suite.

Die Nutzer zeigen sich daher sehr zufrieden mit der neuen Lösung, da sie den zuvor doch beträchtlichen manuellen Aufwand enorm senkt. Es kommt nicht länger zu Verzögerungen durch fehlende Transparenz oder Freigabestrukturen. Die Mitarbeiter haben mehr Freiraum für wertschöpfendere Tätigkeiten. Auch das Management zieht eine positive Bilanz: nicht zuletzt deshalb, weil Rechnungen termingerecht und gegenenfalls mit Skontoabzug bezahlt werden können und die Mahnkosten weitgehend entfallen.

Technologische Grundlage für künftiges Wachstum und Flexibilität. Mit der Cloud-basierten Systemlandschaft konnte die DAH-Gruppe wunschgemäß ihre Abläufe deutlich effizienter gestalten und die Transparenz erhöhen. Auch die geplante Vereinheitlichung und digitale Abbildung der Geschäftsprozesse wurde erreicht, ohne dass das Tagesgeschäft stark darunter zu leiden hatte. Gleichzeitig bietet die Plattform – dank des skalierbaren Dokumenten- und Datenmanagement – die technologische Grundlage für weiteres Wachstum, Zukunftssicherheit und standortübergreifende flexible Zusammenarbeit. Medienbrüche lassen sich anhand der nahtlosen Systemvernetzung weitestgehend vermeiden. Selbstverständlich erfüllt die Lösung alle Regularien in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit, auch bei der Verarbeitung sensibler Unternehmensdaten in der Cloud.

Sabina Merk,
freie Journalistin

Illustration: © Elena Nazarova, GenAI | Dreamstime.com

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