Illustration: Absmeier

Seit mehr als einem Jahr leben wir mittlerweile mit der Corona-Pandemie. Und obwohl die Pandemie den Videokonferenzmarkt angekurbelt hat, ist die Medienberichterstattung zum Thema Videokonferenzen und Erschöpfung ein Anlass zur Sorge. Schließlich arbeiteten laut Statista Ende Januar 2021 knapp ein Viertel der befragten Erwerbstätigen ausschließlich oder überwiegend im Home Office. Eine Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen ergab außerdem, dass 60 Prozent der Befragten eine Videokonferenz-Fatigue wahrnehmen.

Kein Wunder, dass das Thema viel diskutiert wird, wie zum Beispiel während einer Online-Debatte mit Branchenexperten auf dem jüngsten UCX Mini Summit. Zum Auftakt der Diskussion wurde der Frage nach gegangen, ob die Videokonferenz-Fatigue nicht eher ein Ausdruck von Meeting-Müdigkeit im Allgemeinen ist. Das würde sich auch mit einer von BlueJeans in Auftrag gegebenen Umfrage decken, die im März 2020 kurz vor dem ersten Lockdown durchgeführt wurde. Schon vor Corona gaben ein Drittel der Befragten an, dass Meetings Zeitverschwendung seien. Und fast drei Viertel der Befragten bewerteten die Meeting-Kultur in ihrem Unternehmen als neutral oder schlecht. Dies ist eine wichtige Erinnerung daran, wie weitverbreitet der ganz normale Meeting-Überdruss schon vor Corona und Home Office war.

Im letzten Jahr haben die Menschen Online-Meetings aus dem Home Office mit Homeschooling, Pflege, Kochen, Hundespaziergängen, dem Entgegennehmen von Paketen und unzähligen anderen Verantwortlichkeiten und Unterbrechungen unter einen Hut gebracht – und das alles vor dem Hintergrund einer allgemeinen Unruhe und Überlastung. Da Video obendrein volle Konzentration erfordert, ist es kein Wunder, dass es am Ende mit Müdigkeit in Verbindung gebracht wird. Die Wissenschaftlerin Kelcey Stratton, eine klinische Psychologin an der Universität von Michigan, die sich auf Themen wie Stress, Trauma und Resilienz spezialisiert hat, erklärt im Blog der Universität: »Es ist heute schwieriger, unser Leben aufzuteilen – Arbeit versus Privatleben. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist ihre Aufmerksamkeit geteilt – der Hund bellt, der Partner arbeitet vielleicht nebenan, die Kinder rennen herum – ihre Konzentration erfordert mehr emotionale Energie.«

Das wirft natürlich die Frage auf: warum um alles in der Welt gibt es so viele Meetings? Die Antwort ist eine ineffiziente Meeting-Kultur und »Meeting-FOMO«. FOMO steht im Englischen für die Angst, etwas zu verpassen (fear of missing out). Wie schon vor der Pandemie nehmen die Menschen an zu vielen Meetings teil, weil sie befürchten, sonst wichtige Informationen zu verpassen. Die FOMO-Angst wurde im vergangenen Jahr noch verstärkt, da sich die Mitarbeitenden im Home Office von ihren Kollegen isoliert fühlten und befürchteten, nicht gesehen zu werden. In extremen Fällen veranlasst dieser »Präsentismus« viele dazu, weiterzuarbeiten und an Meetings teilzunehmen, selbst wenn sie körperlich oder geistig nicht fit sind.

Intelligente Technologie zur Verbesserung des Meeting-Erlebnisses

Ein Ausweg aus dieser Situation, der auf der UCX-Konferenz erörtert wurde, besteht darin, den Einsatz von Meeting-Technologie zu verbessern. Oftmals werden in Meetings keine klaren Handlungsanweisungen gegeben und es gibt keine effektive Nachbereitung. Mit Videokonferenzsoftware, KI und Bots können Meetings transkribiert und übersetzt, Aktionen erfasst und die Protokolle geteilt werden. Auf diese Weise kann die Technologie die Meeting-Kultur verbessern. Wenn Aktionen und Ergebnisse geteilt werden, reduziert dies auch die Anzahl der Meetings.

Ein weiteres Unding, das regelmäßig vorkommt, sind Nachbesprechungen, um die Ergebnisse eines Meetings zu diskutieren! Ein effizientes Meeting mit Live-Übersetzung, Breakout-Räumen, in denen die wichtigsten Projektteams zusammenarbeiten, Whiteboards, auf denen Notizen festgehalten werden, und eine anschließende Nachverfolgung der Maßnahmen können diese Art von Besprechungen reduzieren.

Das Benutzererlebnis verbessern und menschlicher gestalten

Mit aufeinanderfolgenden Videomeetings und wenig Gelegenheit für Pausen ist es nicht verwunderlich, dass bestimmte »Anlaufschwierigkeiten« zum Gesprächsthema geworden sind. »Hört ihr mich?«, und »Dein Mikro ist nicht an«, fehlen zum Beispiel bei keinem Videokonferenz-Bingo. Die gute Nachricht ist, dass Videokonferenzplattformen sich weiterentwickeln, um diese Probleme zu beseitigen, indem sie den Benutzern deutlicher anzeigen, wann sie stumm geschaltet sind und wann andere ihren Bildschirm sehen können.

Der Kampf gegen die Videokonferenz-Fatigue erfordert jedoch auch eine menschliche Reaktion. Das Einrichten von besprechungsfreien Tagen oder das Festlegen einer besprechungsfreien Stunde in der Mittagspause sind einfache, aber effektive Schritte.

Natürlich gibt es viele echte, wissenschaftliche Gründe für die Videomüdigkeit, die nicht abgetan werden können. Geschäfts- und IT-Führungskräfte sollten ein wachsames Auge auf technologische Innovationen haben, die sich mit diesen befassen und es ermöglichen, Videokonferenzen noch menschlicher und produktiver zu gestalten.

Um jedoch einen nachhaltigen Ansatz für Meetings und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu entwickeln, ist es wichtig, die zugrunde liegende Meeting-Kultur zu verändern. Dabei geht es nicht nur um Technologie – der beste Ansatz gegen Videokonferenz-Fatigue oder Meeting-Überdruss kombiniert menschliche und technologische Aspekte.

Paul Scholey, General Manager International bei BlueJeans by Verizon

286 Artikel zu „Meeting Konferenz“

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Hybrid Meeting und Blended Learning – Wie Videokonferenzen gelingen

13. Oktober 2020

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