Ob Bewerbungsgespräch oder Einarbeitung: Vor-Ort-Präsenz war früher selbstverständlich. Doch nun müssen neue Kolleginnen und Kollegen virtuell an Bord geholt werden. Dabei haben sich in den vergangenen Monaten einige Hürden gezeigt. Mit Hilfe praktischer Tipps lassen sich diese leicht überwinden.

Den neuen Mitarbeitenden persönlich kennen lernen und dem Team vorstellen. Das wünschen sich viele Managerinnen und Manager. Was bislang in den Büroräumen geschah, ist nun über Videokonferenzen im Home Office abzuwickeln. Dabei sind inzwischen die technischen Herausforderungen weitgehend gelöst. Aber aus organisatorischer Sicht tun sich viele Führungskräfte nach wie vor schwer, das digitale Onboarding effizient und für alle Seiten reibungslos durchzuführen. Die größte Herausforderung ist dabei die Umstellung vom realen Smalltalk auf das virtuelle Gespräch. Das zeigt sich vor allem beim Erstkontakt, etwa dem Bewerbungsgespräch. So werden selbst bei gleichen Antworten die Bewerbenden in Online-Gesprächen negativer bewertet, wie eine Studie der Universität Ulm belegt [1].

Dies liegt vor allem an der begrenzten Ansicht durch den Bildausschnitt der Webcam und dem fehlenden direkten Blickkontakt. Auch durch verzögerte Übertragung oder Qualitätsproblemen bei Audio und Video können Führungskräfte die Gesten, Körperhaltung, Sätze und Betonungen des Gegenübers schwerer erkennen, verstehen und interpretieren.

Die ersten Schritte. Als noch schwieriger gestaltet sich häufig die anschließende Eingliederung in das Team. Statt einer persönlichen Vorstellungsrunde und der Einweisung vor Ort muss das Onboarding nun räumlich getrennt und digital ablaufen. Hier sind mehrere Punkte zu beachten.

Während im Büro meist zuerst das gegenseitige Kennenlernen erfolgte und danach die Ausstattung mit den Geräten, läuft es nun umgekehrt. Gerade an diesem Punkt scheitern viele Unternehmen. Der Laptop und alle notwendigen Geräte müssen entweder per Lieferdienst zur neuen Kollegin nach Hause geschickt werden oder sie holt alles im Büro ab, falls dies nach den aktuellen Hygieneregeln möglich und sinnvoll ist.

Da jedoch im Home Office niemand eine persönliche Einweisung erhält, müssen die Geräte so konfiguriert werden, dass sie der neue Mitarbeitende ohne fremde Hilfe nutzen kann. Als wichtige Unterstützung haben sich praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen bewährt. Diese zeigen etwa, wie die Programme eingesetzt werden, welche Arbeitsabläufe zu dokumentieren sind oder sich das Hintergrundbild bei Videokonferenzen anpassen lässt. Ein erfahrener Kollege sollte dabei an den ersten Tagen Hilfestellungen geben sowie die IT über Remote-Support jederzeit erreichbar sein.

Eingliederung in das Team. Erst im zweiten Schritt, sobald Software und Hardware eingerichtet sind, folgt die Vorstellungsrunde. Dafür bieten sich die ohnehin nun häufiger stattfindenden Team-Meetings an. Eine größere Herausforderung bildet dann die organisatorische Einbindung in die täglichen Arbeitsprozesse. Hier spielen Mentoren eine entscheidende Rolle. So sollte ein erfahrenes Team-Mitglied bestimmt werden, das den neuen Mitarbeitenden in die Abläufe, Anforderungen und Erwartungen einführt, die auf ihn zukommen. Die Mentorin kann dabei auf Augenhöhe praktische Tipps geben, die zu einer schnelleren Einbindung führen.

Als sehr hilfreich haben sich auch sogenannte Einsteiger-Communities erwiesen. Wo immer möglich, sollten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Erfahrungen gegenseitig austauschen können. Hierfür lässt sich ein eigener Bereich im Intranet starten, eine spezielle Meeting-Runde oder auch ein Team-Raum im Collaboration-Tool.

Das Kontaktangebot mit erfahrenen und neuen Kolleginnen heißt aber nicht, dass Führungskräfte und das HR-Team außen vor bleiben. Gerade bei räumlicher Trennung müssen sie häufiger und gezielter nachfragen, um Feedback zu bekommen. Nur dann erfahren sie von möglichen Problemen bei der Eingliederung in das Unternehmen oder der Nutzung von Prozessen und Anwendungen.

Gleichzeitig sollten Verantwortliche die neuen Mitarbeitenden ermuntern, Fragen zu stellen und Schwierigkeiten aktiv anzusprechen. Statt der offenen Bürotür kann das Management hierfür E-Mail, Chat oder einen Open Office Call ohne feste Agenda anbieten. Dabei ist auch klar zu kommunizieren und umzusetzen, dass jede Frage erlaubt ist und zu keinerlei Nachteilen für den Mitarbeitenden führt.

Nachhaltig einbinden. Sind die ersten Tage und Wochen geschafft, müssen Führungskräfte dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden auch nachhaltig in das Team integriert werden. Zum Beispiel zeigen sich häufig erst zu einem späteren Zeitpunkt Probleme mit einzelnen Team-Kollegen oder Arbeitsabläufen. Zudem können auch im privaten Bereich Herausforderungen entstehen, wie Homeschooling, Kinderbetreuung oder Pflege eines Angehörigen.

Gezielte Nachfragen und aktives Ansprechen decken dies häufig auf. Anschließend kann das Unternehmen gemeinsam mit den Betroffenen individuelle Lösungen entwickeln oder auch allgemeine Angebote zur Verfügung stellen. Dazu zählen freie Zeiteinteilung, Trainings für Homeschooling, Pädagogen für Kinder, Kontakt zu Betreuern oder soziale Aktivitäten.

Gerade gemeinsame Team-Abende sind für ein erfolgreiches Onboarding wichtig. So lange diese nicht real durchgeführt werden können, bieten sich gemeinsame Online-Aktivitäten an. Vom abendlichen, informellen Treffen über Yoga-Kurse und Thai-Kochstunden bis zu gemeinsamen Spielen sind viele Aktionen virtuell möglich. Diese helfen oft enorm dabei, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen angekommen und vom Team aufgenommen fühlen. Denn die neuen Mitarbeitenden erhalten hier meist ein gutes Gespür für das Team und die Firmenkultur.

Fazit. Mit den richtigen Maßnahmen funktioniert digitales Onboarding effizient und für alle Seiten angenehm. Doch dazu sind bisherige analoge Abläufe umzustellen und individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden noch stärker zu berücksichtigen. Dann lassen sich neue Kolleginnen und Kollegen schnell und nachhaltig integrieren.

Chris Dercks,
Regional Vice President DACH
bei F5

[1] https://www.manager-magazin.de/harvard/management/vorstellungsgespraech-bewerber-schneiden-virtuell-schlechter-ab-a-00000000-0002-0001-0000-000174786073

Illustration: © studiostoks/shutterstock.com

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[1] https://www.manager-magazin.de/harvard/management/vorstellungsgespraech-bewerber-schneiden-virtuell-schlechter-ab-a-00000000-0002-0001-0000-000174786073

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