Manchmal lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wer bereit ist, sich tiefergehend mit Managementsystemen zu befassen, entdeckt darin ein potentes Werkzeug zur Unternehmenssteuerung und Prozessoptimierung.

Im Gespräch gibt IT-Sicherheits- und Datenschutzexperte Andreas Kunz, Gründer des IT-Lösungsanbieters Connecting Media, Einblicke in eine faszinierende Welt, die es zu erkunden lohnt.

Managementsysteme sind derzeit in aller Munde. Dennoch scheint bei vielen Unternehmen noch immer eine gewisse Unsicherheit vorzuherrschen, ob sie bloß einen kurzlebigen Trend bedienen oder wirkliche, langfristige Chancen bieten. Täuscht der Eindruck?

Nein, absolut nicht. Wir spüren auch, wie die Nachfrage nach ISO-Zertifizierungen für Managementsysteme von Monat zu Monat anzieht. Zugleich scheinen unsere Kunden dabei oftmals maßgeblich von äußeren Faktoren getrieben zu sein, anstatt eine innere Notwendigkeit für ihr Unternehmen zu erkennen. Denn wenn wir nach der Motivation fragen, heißt es häufig nur, das ISO-Zertifikat sei notwendig, um ein potenzielles Projekt abschließen oder an einer Ausschreibung teilnehmen zu können.

Was antworten Sie all jenen, die Managementsysteme für nutzlose bürokratische Monster halten?

Denen erläutere ich, warum das exakte Gegenteil zutrifft: Das Managementsystem wird in das Unternehmen integriert und nicht umgekehrt. Die Herausforderung liegt dabei darin, die Mitarbeiter mitzunehmen und aktiv einzubinden. Schließlich kann ein Managementsystem immer nur so gut wie die Menschen sein, die es mit Leben füllen. Die Mitarbeiter sollen schlussendlich mit ihrer Abteilung selbstbewusst für die jeweils definierten Werte stehen und nicht das Gefühl haben, nur um des Selbstzwecks willen einem ISO-Prozess zu folgen.

Was genau sind Managementsysteme überhaupt? Und was können sie leisten?

Managementsysteme bündeln verschiedene Tätigkeiten, Instrumente und Methoden der Unternehmensführung – und haben dabei einen klaren Fokus: Es geht immer darum, Unternehmen mit dem Blick auf konkrete Ziele in einem oder mehreren Arbeitsfeldern zu steuern und die Performance zu verbessern. Managementsysteme packen die Herausforderungen an der Wurzel und liefern sozusagen eine Bauanleitung, wie das Unternehmen in den gewählten Arbeitsfeldern optimal aufzustellen ist. Das können etwa die Bereiche Qualität und Ressourcenverbrauch sein, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und gleichzeitig die Emissionen zu reduzieren.

Wo kommen Managementsysteme noch zum Einsatz?

Sie sind ein effektives Tool, um Abläufe und betriebliche Prozesse besser abzustimmen, zu strukturieren und zu dokumentieren, auch durch eine gesteigerte Methodenkompetenz: So erfassen Unternehmen mit Managementsystemen in der Regel ein breiteres Spektrum ressourcenbezogener Kennzahlen, die sie dann gewinnbringend nutzen können. Die Verbesserung der Schnittstellen zum Markt, des Arbeitsschutzes, unternehmensinterner Transparenz oder der Mitarbeitermotivation sowie die Minimierung von Fehlern und Haftungsrisiken sind weitere relevante Aspekte. Und schließlich gibt es eine Vielzahl von Managementsystemen, die sich der IT-Sicherheit widmen, beispielsweise den BSI-Grundschutz, ISIS12, VdS10000 oder die ISO 27001.

Apropos Sicherheit: Sie haben Connecting Media 2017 als Systemhaus für IT-Security gegründet. Wie kam es zur Erweiterung des Portfolios um Managementsysteme?

Wir sind mit der Mission gestartet, den oftmals durch ein Flickwerk von falsch dimensionierten Einzelkomponenten völlig unzureichend geschützten Mittelstand mit nachhaltigen Sicherheitskonzepten zu versorgen. Dieser ganzheitliche Ansatz lässt sich auf andere Themenfelder übertragen. So war es für uns eine geradezu natürliche Entwicklung, auch unser Angebot und unsere Expertise in Sachen Managementsysteme immer weiter zu verfeinern.

Worauf muss ich achten, wenn ich ein Managementsystem in meinem Unternehmen implementieren möchte?

Der entscheidende Faktor ist, dass sich das gewählte Managementsystem mit meinen individuellen Rahmenparametern abgleichen lässt: Das sind unter anderem die Größe des Unternehmens, die Ziele der Implementierung, deren angestrebte Durchdringungstiefe oder die Märkte, in denen ich aktiv bin: Agiere ich nur national oder muss ich auch internationalen Standards und Vergleichen standhalten? All das gilt es zu berücksichtigen. Denn nur ein passgenaues Managementsystem kann seine Wirkung voll entfalten.

Wie setze ich das Managementsystem dann praktisch um?

Zum einen besteht die Möglichkeit, dafür interne Ressourcen heranzuziehen und eigenes Personal nach entsprechenden Qualifikationsmaßnahmen mit dieser Aufgabe zu betrauen. Oder ich ziehe externe Experten hinzu, die das Projekt in meinem Unternehmen begleiten. Dabei sollte ich darauf achten, dass diese Referenzen aus verschiedenen Branchen vorweisen können, schließlich kann ich von einem Blick über den Tellerrand und einem vielfältigen Erfahrungsschatz nur profitieren. Ohnehin hilft es immer, der eigenen Betriebsblindheit einen frischen Blick von außen entgegenzusetzen, der neue, inspirierende Akzente einbringt.

Managementsysteme bieten also enorme Potenziale, zugleich ist die Materie so komplex und vielschichtig, dass für Unerfahrene die Gefahr besteht, sich zu verfranzen. Wie lässt sich das vermeiden?

Es hilft ungemein, sich zunächst einmal über die Möglichkeiten zu informieren und Orientierung zu verschaffen. Mit einer professionellen Beratung lässt sich dieser Schritt fokussiert angehen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsere kostenlosen einstündigen Erstgespräche bei unseren Kunden geradezu eine Impulswirkung entfalten, das Thema umgehend, umfänglich und fundiert anzugehen. Eine Entscheidung, die wir nur unterstützen können, indem wir den Kunden nicht nur auf verständliche Weise den Weg zum Ziel aufzeigen, sondern sie auch auf der Reise dorthin mit unserem Know-how begleiten. Schließlich stellt ein Managementsystem in jedem Fall ein lohnendes Investment dar: Jeden Euro, den ich dafür ausgebe, bekomme ich mehrfach zurück, da das Managementsystem im Unternehmen positive Veränderungen anstößt, die dauerhaft wirken.

Weitere Informationen sowie die Terminvereinbarung zum kostenfreien Beratungsgespräch finden Sie unter https://isoschmiede.de

Illustration: © Shirstok /shutterstock.com

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